מדפסת מומלצת למשרד של מעל 100 עובדים

במשרדים גדולים, המעסיקים מעל 100 עובדים, יש אתגרים אופייניים.

הם מלווים בבזבוז רב מדי של הדפסות, במסמכים מסווגים הדורשים עבודה דיסקרטית, ובהוצאות רבות בתחום המשרדי

במשרד כזה, קשה לעקוב אחרי העובדים, מי מדפיס וכמה, ולנטר את הבזבוז, ולעקוב אחרי מי שאחראי עליו.

במצב כזה, נדרשת עבודה רבה, על מנת להפחית את כמות ההוצאות באגף זה של המשרד.

מצד שני, יש פתרונות טכנולוגיים, שיכולים לעזור לפתור את האתגר הזה בקלות.

בואו נדבר על האתגר, ועל הפתרונות בשבילו, ונציע איך לבחור מדפסת מומלצת למשרד גדול של מעל 100 עובדים.

אתגר בזבוז הדפסות והגנה על מסמכים מסווגים

משרדים גדולים, בעלי יותר מ- 100 עובדים, מתמודדים עם כמה אתגרים משמעותיים בתחום ההדפסות, והשמירה על המסמכים המסווגים.

משרדים גדולים, המחזיקים מדפסת מומלצת למשרד, נוכחים לראות כי העובדים מדפיסים כמות גדולה מדי של מסמכים.

חלקם הולכים לאיבוד ונזרקים לפח בלי שימוש, בגלל חוסר מעקב על ההדפסות.

הבזבוז הזה כרוך בהוצאות רבות של המשרד, ובזיהום סביבתי מיותר.

בנוסף, גם שמירה על חסיון של מסמכים מסווגים, כמו הסכמים, דוחות פיננסים, מידע עסקי סודי ועוד.

חשוב לוודא כי מסמכים אלו מאובטחים, כדי להגן על המידע הרגיש.

אך במכונת צילום רגילה, המסמך מודפס באופן מיידי, וממתין לבעליו במכונה עד להגעתו.

בינתיים, הוא חשוף לעיניים אחרות.

אם מדובר על עובדים זוטרים, ואם מדובר על עיניים זרות, בשני המקרים זו בעיה חמורה.

לצורך כך הומצאו פתרונות טכנולוגיים, לעבודה עם מדפסת מומלצת למשרד.

על מנת לשמור על המסמכים מסווגים ומאובטחים, וכן, על מנת לעקוב אחרי כמות ההדפסות, לנטר אותה, ולהפחית את המינון.

מדפסת מומלצת למשרד, כפתרון טכנולוגי

לצורך כך, קיימים פתרונות טכנולוגיים מתקדמים. הם נועדו להקטין עלויות הדפסה, ולשמור על התקציב החודשי, קטן ככל האפשר.

• טכנולוגיות הדפסה חכמות:

טכנולוגיות אלו, מאפשרות לעובדים להדפיס את הדרוש להם, בצורה חכמה.

מדפסת משולבת אלחוטית, מדפיסה את הדפים, רק כאשר העובד ניצב לידה, ומשתמש בצ'יפ האישי שלו.

כך לא קורה שדפים נאבדים בערימת הדפסות ענקית, וחסרת בעלים. הם גם לא נחשפים לאנשים הלא נכונים.

טכנולוגיה זו מאפשרת הדפסה של מסמכים סודיים, בקלות ובפשטות.

ומצד שני, היא מאפשרת הגעה של ההדפסות, לידיים אליהן הן מיועדות.

בכך חוסכת ערמות דפים, שהודפסו בחוסר מחשבה.

• שימוש בצ'יפ:

שימוש בצ'יפ מאפשר גם מעקב מדויק, של המשתמשים בטכנולוגיית ההדפסה.

כך ניתן לראות, מי העובד שמדפיס הרבה מאוד דפים, לצורך מה?

(אתם מרשים לעובדים להדפיס מסמכים לצורך אישי? יש לכם מעקב על העניין?) וממילא, אפשרות לחסוך בהדפסות מיותרות, בלי אישור.

אפשרות זו מספקת דוחות מסודרים, על כל עובד ועל כל מדפסת לייזר צבעונית, כמה הודפס ומי העובד, ולאפשר לכם לעקוב מקרוב.

הוכח כבר, שכאשר העובדים יודעים כי יש עליהם מעקב, הם משתמשים בהדפסה, רק כאשר יש להם צורך אמיתי, ורק למסמכים שהם מורשים להדפיסם.

• סינון והגבלת הדפסות:

כמו כל טכנולוגיה, ניתן להגדיר על מדפסת מומלצת למשרד, את מדיניות הדפסה.

כמו הגבלת הדפסות חודשית, הגבלה מאילו תכנות ניתן להדפיס, למניעה של זליגת מידע עסקי החוצה, ועוד.

טכנולוגיה זו חשובה במיוחד במשרדים גדולים, מאחר ובהם יש מידע עסקי רב חשיבות למתחרים, ויש לו מחזרים רבים בחוץ.

הפתרונות לניהול מסמכים מסווגים במשרד גדול

אם אתם מחפשים מדפסת מומלצת למשרד גדול, חשוב שתכירו את הפתרונות לשמירה על סיווג המסמכים.

מערכת לניהול הדפסות:

מערכת זו מאפשרת לכם, לשלוח להדפסה מסמכים מסווגים, ולשמור על חסיונם, עד לרגע בו תגיעו למדפסת בעצמכם, ותצמידו את הצ'יפ האישי שלכם.

המערכת מאחסנת את המסמכים בצורה מוצפנת, ולא מאפשרת גישה לאף עובד, פרט לעובדים המורשים בלבד.

כך תהיו רגועים שהחוזים החדשים, הדוח הרבעוני, וההסכם החתום בידי עורך הדין, יגיעו לידיכם ולידיכם בלבד.

בנוסף, המערכת מאפשרת לכם, לעקוב אחרי המסמכים המודפסים, ולמנוע, או לעצור מידית, ריגול תעשייתי מטעם עובדים לא אמינים בעסק.

כאשר עובדים יודעים, כי אתם מקיימים מערכת לניהול הדפסות, הם ייטו פחות להיכנע לשכנועים מסוג זה, ולהוציא החוצה מסמכים סודיים של העסק בלי אישורכם.

מערכת הצפנה:

מערכת הצפנה מאפשרת להצפין את המסמכים, כך שהם יהיו קריאים ומוכנים להדפסה, רק בידי אלו שהוגדרו מראש לפתוח אותם.

ההצפנה פעילה בעת השליחה של המסמכים למדפסת, עד להגעתם לידיכם באופן אישי, בעזרת הצ'יפ האישי שלכם.

שירותי ענן מאובטחים:

יאפשרו לכם לסמוך על האחסון, ועל יכולות השיתוף, וכל הרשת כולה במשרד.

בצורה כזו, המידע שלכם יהיה מוגן, מגישה חיצונית ולא מורשית, ותקבלו התראה על כל חדירה, נסיון לערוך את המסמכים, להדפיס אותם או להעתיקם.

לסיכום, פתרונות אלו, יכולים לעזור לכם מאד, לשמור על עסק מסווג, ועל סודיות המידע העסקי שלכם.

כך תוכלו לישון היטב בלילה, בידיעה שהמידע שלכם מוגן באמצעים הטובים ביותר.

זאת כמובן, בנוסף על רכישת מדפסת מומלצת למשרד גדול, שתאפשר לכם להדפיס את כמות המסמכים הנדרשת לכם, במהירות ובצורה חסכונית.

יזמקו- עוזרת לכם לישון בלילה עם פתרונות מתקדמים

יזמקו פועלת כבר עשרות שנים, לספק לכם מדפסות מהשורה הראשונה, עם פתרונות טכנולוגים, לחסכון עצום בהוצאות ההדפסה של המשרד.

אנו מציעים פתרונות כמו: מדפסות לייזר, מכונות צילום, מדפסות משולבות ועוד.

אנו מעניקים שירות במכירת או השכרת מדפסות למשרד, עבור למעלה מעשרת אלפים משרדים וחברות ברחבי הארץ, בלי לוותר על שירות מקצועי ואמין במיוחד.

כמו כן, יש לנו מחלקת פיתוח, העוסקת בכלים ופתרונות יצירתיים ומתקדמים ביותר, לניהול משרד אמין, ומאובטח, בהתאם לצרכים המדויקים שלכם.

במחלקת המחשוב, תמצאו פתרונות מתקדמים, כמו:

• שרתים
• אבטחת מידע
• פתרונות ענן

ועוד המספקים מערך מחשוב מהמתקדמים ביותר בארץ, כך שתוכלו לישון טוב בלילה, בידיעה שהמערכות של יזמקו עובדות בשבילכם, בכל שעה.

צרו איתנו קשר, ותהנו גם אתם משירות מעולה, מיכון מקצועי ומשוכלל במיוחד, וחסכון בהוצאות.

שאלות נפוצות:

מהי המדפסת המומלצת למשרד של מעל 100 עובדים?

במשרד עם מעל 100 עובדים, מומלץ להשתמש במדפסת לייזר משולבת עם טכנולוגיית הדפסה חכמה. מדפסות אלו מציעות יכולות ניטור ומעקב אחרי כמויות הדפסה, ומאפשרות הדפסה מוצפנת ומאובטחת. כך ניתן למנוע בזבוז ולשמור על הדיסקרטיות של המסמכים הרגישים.

איך מדפסת מומלצת למשרד יכולה לעזור להפחית את בזבוז ההדפסות?

מדפסת מומלצת למשרד מצוידת בטכנולוגיות כמו שימוש בצ'יפ אישי לכל עובד, המאפשרת מעקב מדויק אחרי הדפסות. היא מונעת הדפסת יתר או מסמכים שנשכחים במדפסת, מה שמוביל לחסכון בהוצאות ובמשאבים סביבתיים.