מהי מדפסת רב תכליתית?
בשנות השמונים של המאה ה-20 החלה המדפסת להשתלב בעולם העבודה, ומאז היא הפכה לאחד הכלים המרכזיים בכל משרד. מטרתו של הדגם הראשוני הייתה פשוטה – הדפסתם של מסמכים שונים הנדרשים במסגרת העבודה השגרתית של בית העסק. אלא שמאז המצאתה, התפתחה המדפסת המשרדית, ומלבד שיפור באיכות ההדפסה ובקלות הפעלתה, נוספו לה פונקציות הכרחיות. כיום המדפסת הרב תכליתית כבר הפכה לכלי הנחוץ לשם תפקודו התקין של כל משרד. על יכולותיה של המדפסת הרב תכליתית במאמר הבא.
סריקת מסמכים
בעשורים האחרונים, השתנו באופן משמעותי דרכי התקשורת ודרכי העברתם של מסרים דחופים בעולם העבודה. בעבר, על מנת לשלוח הודעה או מזכר כלשהו, היו עובדי המשרד עושים שימוש בעיקר במכונת הפקס, או שהיו נעזרים בשירותי דיוור שונים. אלא שאז נוצרה טכנולוגיה חדשה – הדואר אלקטרוני, וכיום היא משמשת ככלי התקשורת העיקר בעולם העבודה. הדואר האלקטרוני יצר סטנדרטים חדשים בתחום התקשורת, ודרכו ניתן היה להעביר בקלות ובמהירות הודעות ואף לצרף קובצי מסמכים. אך על מנת שכלי זה יהיה אפקטיבי באמת, נדרש כלי נוסף – הסורק. באמצעות הסורק ניתן היה לסרוק מסמכים שונים, לשמור אותם כקובץ במחשב ולהעביר אותם בדוא"ל לנמען הרלוונטי. שיטה זו הצריכה כמובן חיבור בין המחשב לבין הסורק, אך כיום ניתן לבצע את הסריקה באמצעות המדפסת הרב תכליתית. היום, פונקציית הסריקה היא אחת הפונקציות השימושיות ביותר של המדפסת, והיא מייתרת את הצורך לרכוש מכשיר סריקה נפרד.
שליחת הודעות פקס
פונקציה נוספת שבה נעשה שימוש תדיר גם היום, היא שליחת הודעות באמצעות הפקס. אף על פי שעיקר התקשורת מתבצעת כאמור דרך הדוא"ל, ישנם משרדים רבים שבהם עדיין נהוגה שיטה זו. בין משרדים אלו ניתן למשל למצוא משרדים ממשלתיים או בתי עסק המנהלים את מערך ההזמנות שלהם באמצעות הפקס. אך כיום, אין כמובן עוד צורך לרכוש מכונת פקס נפרדת ולהקציב לה מקום משלה במשרד. היום, מרבית מנהלי העסקים רוכשים מדפסת משולבת הכוללת בתוכה גם אפשרות זו. חשוב לציין, כי מלבד רכישת מדפסות קיימת גם אפשרות של השכרת מדפסות, ורבים בוחרים בה בשל יתרונותיה הרבים. ההשכרה מאפשרת למשל להחליף את הדגם לאחר שהוא התיישן, מבלי שיהיה צורך לדאוג לפינויה של המדפסת הישנה. מלבד זאת, במקרים רבים ההשכרה מאפשרת לקבל גם שירותי תמיכה ותחזוקה בהתאם לחוזה הנחתם מול מהספק.
צילום מסמכים
לסיום, נזכיר מאפיין חשוב נוסף של המדפסת הרב תכליתית – צילום מסמכים. האפשרות לצלם מסמכים חשובה במיוחד עבור משרדים שבהם נדרשות עבודות צילום תכופות, אך היא מועילה גם עבור משרדים שבהם יש צורך בפעולה מסוג זה לעיתים רחוקות בלבד. כשמדובר בבית עסק המעניק שירות יש פעמים רבות צורך בשכפול של מסמכים שמציג הלקוח, בצילום חוזים והסכמים וכיוצא בזה. מדפסת רב תכליתית כוללת גם את פונקציית הצילום, וכך מקלה את העבודה וחוסכת את הצורך להשלים את עבודות הצילום באמצעות ספק חיצוני.
בשורה התחתונה, המדפסת הרב תכליתית עונה על הצרכים העיקריים של ניהול המשרד העסקי, ועל כן רבים בוחרים לשלב אותה בעבודת היום-יום. על מנת לבחור במדפסת הנכונה, מומלץ כמובן להתייעץ עם איש מקצוע; איש המקצוע יוכל לסייע בהגדרת הצרכים של בית העסק ובהתאמת פתרון מדויק.
