משרד של עד 10 עובדים גם צריך מדפסת?
לכל משרד צרכים שונים, וכל משרד מרכיב לעצמו את חבילת המיכון המשרדי המתאימה לו. חבילה זו תכלול בדרך כלל מחשבים, מכונות צילום ומדפסות, כאשר לעיתים יחליט בעל העסק גם לשדרג את המטבחון באמצעות מכונת קפה איכותית. אך כאשר נדרשים לפעול במסגרת תקציב מצומצם יחסית, תמיד עולה השאלה האם באמת יש צורך בכל המיכון המשרדי הזה? ובפרט – האם יש צורך במדפסות? כדי לענות על השאלה הזאת, חשוב להבין היטב מהן התפקידים שממלאת המדפסת במשרד, ועל כך – במאמר הבא.
תרומתה של המדפסת לעבודה המשרדית
בתי עסק רבים מעוניינים לחסוך בהוצאות, ולכן במקרים מסוימים שוקל בעל העסק לוותר על המדפסת המשרדית. זה יכול לקרות למשל אם המדפסת התקלקלה ויש להחליפה בחדשה, או אם במשרד יש פחות מעשרה עובדים שנדמה כי אין להם צורך במדפסת צמודה.
במצבים אלו, בעל העסק עשוי לחשוב שהחזקת מדפסת במשרד אינה כדאית, אך רגע לפני שאתם מוותרים עליה, חשוב להכיר את היתרונות של המדפסת ואת תרומתה לעבודה השוטפת.
- הדפסה של מסמכים ארוכים: כיום ישנה מודעות גוברת לחשיבות ההגנה על הסביבה. בשל כך, אנחנו ממעטים להדפיס מסמכים, ומעדיפים לקרוא אותם על גבי מסך המחשב. אלא שהעין האנושית טרם התרגלה לקרוא מסמכים ארוכים מהמסכים, ואנו נוטים להתעייף וכך עלולים לפספס נקודות חשובות המופיעות במסמך. לכן, כאשר מדובר במסמכים ארוכים כגון חוזים או מסמכים משפטיים, לעיתים כדאי להדפיס אותם ולקרוא את הדפים בנוחות.
- הדפסה של הזמנות או קבלות: כדי לצמצם את השימוש בנייר, עסקים רבים שולחים קבלות והזמנות באמצעות הדואר האלקטרוני. לדוגמה, לקוח שביצע תשלום יכול לקבל את הקבלה ישירות לתיבת הדוא"ל שלו, מבלי שיהיה צורך להדפיס אותה. זהו פתרון מצוין לקהלים מסוימים, אך גם היום, רבים בכל זאת מעדיפים שיגישו להם קבלה מודפסת וקלה לקריאה. כדי להבטיח חוויית שירות חיובית לכל הלקוחות, חשוב שתהיה אפשרות להדפיס את הקבלות בעת הצורך.
- עלוני פרסום והדפסה על גבי מעטפות: חוקי הספאם במדינת ישראל נועדו להגן על הצרכן מפני הטרדות, והם מונעים את האפשרות לשלוח הודעות דוא"ל ללא אישור מפורש של הנמען. זהו חוק חשוב, אך הוא גם מונע מהעסק לפרסם את עצמו באמצעות הדוא"ל. לכן עסקים רבים שולחים דיוור ישיר באמצעות הדואר הרגיל. לשם כך נדרשת כמובן מדפסת מתאימה שתאפשר להדפיס עלוני פרסום ומעטפות ממותגות עם שם הלקוח.
לא רק הדפסה!
לצד היתרונות הרבים שיש לשימוש במדפסת סטנדרטית, כיום מרבית המשרדים בוחרים מדפסת משולבת המאפשרת לבצע פעולות מגוונות וביניהן:
- סריקה: אם בעבר בכל משרד היה מכשיר לסריקת מסמכים, היום ישנה מדפסת רב תכליתית הממלאת גם פונקציה זו. באמצעות אפשרות הסריקה ניתן לסרוק ולשמור מסמכים של לקוחות, חוזים או כל מסמך אחר הדורש תיעוד.
- שליחה וקבלה של פקסים: השימוש במכשיר הפקס אומנם כבר אינו נפוץ כפי שהיה פעם, אך מדובר בערוץ תקשורת שהוא עדיין רלוונטי לפעילות העסקית. מוסדות ציבוריים רבים נעזרים בו לשליחה ולקבלה של מסמכים, וישנם גם לקוחות הרגילים להיעזר בו. על כן, מומלץ לוודא כי במשרד קיימת גם אפשרות תקשורת זו.
- קישור לתיבת הדוא"ל: המדפסות המשולבות המתקדמות כוללות מאפיינים המקלים באופן משמעותי על העובד. לדוגמה, אם העובד מעוניין לסרוק מסמך ולשלוח אותו בדוא"ל לעמיתים אחרים, הוא יכול לעשות זאת בנוחות וביעילות באמצעות המדפסת.
כיצד בוחרים מדפסת למשרד קטן?
כפי שניתן להיווכח, גם היום המדפסת ממשיכה למלא תפקידים מרכזיים בשגרת העבודה המשרדית, ולכן גם משרד קטן מומלץ שיחזיק במדפסת העונה על הצרכים שלו. אך כדי שהמדפסת אכן תשרת אתכם כראוי, יש לבחון באופן יסודי את המפרט הטכני שלה, ולשים לב לנקודות הבאות:
- הספק: לכל מכונה ההספק שלה, כלומר כמות הדפים שהיא מסוגלת להפיק בכל דקה. לדוגמה, ישנן מדפסות המסוגלות להדפיס 30 עמודים בדקה ולעומתן מדפסות מהירות הרבה יותר המפיקות עד 50 עמודים בדקה. במשרדים גדולים, נדרשת לרוב מדפסת מהירה מאוד, אך במשרדים קטנים, ייתכן שגם הספק קטן יחסית יתאים לצרכים. לכן, מומלץ לבחון את ההספק המבוקש במשרד ובהתאם לזה לבחור במדפסת הנכונה.
- שחור לבן או צבעוני: מרבית העסקים בוחרים היום במדפסת שחור-לבן המאפשרת פעולה חסכונית ויעילה. עם זאת, במשרדים שבהם מפיקים עלוני פרסום או חוברות הדרכה מקצועיות, מומלץ לשקול להחזיק גם במדפסת צבעונית להפקה של עבודות מיוחדות.
- מאפיינים ספציפיים: לכל מדפסת יש את המפרט הטכני הייחודי לה. לכן, לפני הרכישה בדקו מהן המאפיינים של המדפסת הנוכחית שבמשרד, ובררו עם העובדים אילו מאפיינים חסרים לדעתם למדפסת הנוכחית. לדוגמה, ישנן מדפסות המאפשרות הדפסה על שני הצדדים, ויש מדפסות שאף מציעות שירותי כריכה והידוק להפקת חוברות. כדי לוודא שאתם בוחרים במאפיינים הנכונים, תוכלו גם להתייעץ עם חברה מקצועית המתמחה בתחום זה.
- אבטחה: במשרדים קטנים יש לרוב מדפסת מרכזית אחת שאליה מגיעות כל עבודות ההדפסה. במקרים רבים, כאשר אנחנו לוחצים על "הדפס" במחשב, המדפסת מתחילה את פעולתה, ועלינו לגשת אליה ולאסוף את הדפים. אך מצב זה עלול לגרום לחשיפה של מידע סודי או חסוי, וכדאי לדעת שכיום ישנן מדפסות המאפשרות למנוע את סיכוני האבטחה הללו. ניתן לדוגמה להיעזר בקודי תפעול אישיים, כך שהעובד יידרש להגיע למדפסת ולהקליד את הקוד כדי להשלים עבודת ההדפסה. אפשרות זו זמינה היום במדפסות המתקדמות, ובמידת הצורך מומלץ להיעזר בה.
בשורה התחתונה, שוק המיכון המשרדי מציע היום פתרונות מגוונים לתחום ההדפסה, וגם משרד קטן יחסית יוכל ליהנות ממדפסת יעילה ומהירה. כדי לבחור במדפסת הנכונה, מומלץ לאפיין את הצרכים של המשרד, ולהתייעץ עם מומחים בתחום שיסייעו להתאים לבעל העסק את הפתרון האידאלי עבורו.
