נייר למדפסת משרדית - מתי זה נחשב בזבוז?
לכאורה, בעולם הדיגיטלי שלנו המדפסת לא בהכרח נדרשת, וגם לא נייר למדפסת משרדית.
חלק גדול מן התקשורת מתבצעת באמצעות הדוא"ל, וגם שיחות טלפון ושיחות ועידה משמשות כאמצעי תקשורת המייתר את הצורך במכתבים מודפסים.
אלא שישנם בכל זאת מצבים רבים שבהם מתעורר הצורך להדפיס מסמכים שונים.
כך לדוגמה, כאשר מדובר בהדפסה של קבלות וחשבוניות עבור לקוחות, או כאשר יש צורך להדפיס חוזה לעיונו של עובד חדש או לקוח.
במציאות זו, מנהלים רבים אינם בטוחים כיצד לנהל את משאב שירותי ההדפסה, וכיצד ניתן בכל זאת לחסוך בנייר למדפסת.
המאמר הבא ינסה לשפוך מעט אור על הנושא.
מגדירים את צורכי ההדפסה מחדש
במשרדים רבים, עומדות לרשות העובדים מדפסות המשמשות אותם שנים ארוכות.
מדפסות אלו לא תמיד עוברות בדיקות תחזוקה תקופתיות, ובדרך כלל הן זוכות לתשומת לב רק לאחר שמשהו בהן מתקלקל.
יחד עם זאת, מדפסת ישנה, גם אם היא עובדת, סובלת בדרך כלל מתופעות הנובעות ממשך השימוש הארוך בה.
כך לדוגמה, מדפסות רבות אינן מושכות עוד דפים כראוי, ועל כן דפים רבים נתקעים ומתקמטים בתוך המכונה.
לעיתים על מנת לחלץ את הדפים מהמכונה יש לקרוע אותם מתוכה בחלקים.
מצב זה מוביל לבזבוז משמעותי של נייר למדפסת, כאשר עוד דף ועוד דף מתקמטים או נקרעים.
במשרדים שבהם המצב שתואר לעיל הוא המצב הנפוץ, מומלץ לשקול את רכישתה של מדפסת חדשה ואיכותית.
אך רגע לפני הרכישה, חשוב כמובן להגדיר היטב את הצרכים של עובדי המשרד, את המפרט הרצוי של המדפסת ואת כמות המדפסות הדרושות.
נעזרים בתוכנות ניהול הדפסה
אחת הסיבות המרכזיות לבזבוז מיותר של נייר למדפסת הוא היעדר ניהול תקין של משאב שירותי ההדפסה.
במקרים רבים לא יידע מנהל המשרד להגיד כמה נייר נדרש לו בשבוע, כמה דפים בערך מודפסים ביום, ובאילו מקרים ניתן להימנע מההדפסה ולהיעזר באמצעים טכנולוגיים אחרים.
אך כיום ישנם אמצעים מתקדמים המאפשרים לעקוב אחר שגרת עבודות ההדפסה במשרד.
היום, מדפסת משולבת אלחוטית ניתנת לקישור קל ומהיר למחשב ובאמצעות תוכנת ניהול הדפסה אפשר לעקוב אחר היסטוריית השימוש ולהרכיב תמונה מדויקת של אופן השימוש במדפסת.
גם במקרה של השכרת מדפסות אפשר להיעזר בתוכנות מסוג זה, וכך לבנות תמונה מלאה של צורכי העובדים ושל אזורים מסוימים שבמסגרתם ניתן לחסוך בהדפסות ובנייר.
הדרכה לעובדים על שימוש נייר למדפסת
אמצעי נוסף העשוי לסייע למנהלי העסק לחסוך בנייר למדפסת ואף בטונר, הוא דרך הדרכת העובדים באשר לאופן השימוש במדפסת.
עובדים רבים אינם מכירים למשל פונקציות כגון הדפסה דו צדדית, ואינם יודעים כיצד לבחור בפונקציית הדפסה החוסכת בדיו.
במקרים רבים העובד לא ינסה למצוא דרך יעילה יותר להדפיס את המסמך, אלא יסתפק באופן ההדפסה הסטנדרטי שאליו הוא כבר התרגל.
הדרכה מתאימה הכוללת הסבר מפורט (והדגמה) לגבי אופן השימוש המלא במדפסת, עשויה למנוע בזבוז מיותר.
הדרכת העובדים צריכה גם לכלול התייחסות לאפשרות של הפצת מסמך באמצעות סריקתו במכונת הדפסה משולבת ושליחתו ישירות ממנה לתיבות הדוא"ל של העמיתים לעבודה.
מלבד הדרכות מסוג זה קיימות דרכים רבות אחרות לעורר את מודעות העובדים לשימוש יעיל בנייר למדפסת, ובעת הצורך מומלץ כמובן להתייעץ עם גורם מקצועי שיכול לסייע בתחום זה.
מחפשים מדפסות למשרד? מדפסת משכירים רק עם יזמקו מיכון משרדי, המקום היחיד שמרכז את כל צרכי המשרד שלכם.
