מגזין הפתרונות של יזמקו

למה להשקיע בציוד הדפסה חדש?

היא נמצאת בכל משרד. המדפסת הישנה והטובה שלפעמים צריך לכבות ולהדליק כמה פעמים כדי שתעבוד. ובכל זאת, אף על פי שנתקעים בה דפים, וגם כשהיא מעכבת את העבודה השוטפת במשרד, לא ממהרים להחליף אותה. ציוד מיושן מסוג זה יכול בהחלט לשמש כגיבוי לעת הצורך, אך האם משתלם לעשות במכונה כזאת שימוש יומיומי? כמובן שלא.

עבודה אפקטיבית ויעילה

העולם שלנו פועל מהר, והוא מתחדש ללא הרף. אנשים נדרשים אף הם לפעול במהירות רבה יותר, לענות מהר יותר להודעות ולהגיע מהר יותר ממקום למקום. על כן, כל פרט הגורם לעיכוב בדרך, עלול להפוך למטרד אמיתי. מדפסות ומכונות צילום מיושנות גורמות פעמים רבות לעיכובים משמעותיים בין אם בשל תקלות שונות ובין אם בשל פעולה איטית באופן כללי. במקרים רבים, בעלי עסק ייווכחו לדעת כי עובדים המשרד כבר התרגלו לפעולתה האיטית של המדפסת, ופיתחו מנהגים שונים ונוהלי עבודה לא רשמיים כדי להתאים את עצמם אליה. כך למשל, אם עובד יודע כי ההדפסה אורכת זמן רב, הוא ישלח מסמך להדפסה וייגש לאסוף אותו זמן רב לאחר מכן. מקרים כאלו עלולים לעתים להוביל לדליפה של מידע רגיש או של מידע מסחרי הנוגע לעסק. מכיוון שהעובד אינו ממהר לגשת למדפסת, המסמך עלול להישכח שם, או שהוא עלול להגיע לידיים הלא נכונות. אם זהו המצב במשרד, ייתכן כי בהחלט הגיע הרגע לחדש את ציוד ההדפסה הקיים.

פונקציות מתקדמות

בעבר מדפסות היו ממלאות בדרך כלל פונקציה אחרת בלבד. הן היו משמשות להדפסה של מסמכים, ואם העובד היה נדרש לבצע פעולות נוספות, היה עליו להיעזר במכונות אחרות. כך למשל היה צורך להחזיק במשרד מכונת צילום, מכונות פקס ומכונת סריקה. אלא שכיום ניתן למצוא מדפסת משולבת הכוללת בתוכה את כל הפעולות הללו. מדפסת משולבת מאפשרת לא רק להדפיס מסמכים, אלא גם לשלוח פקסים, לצלם מסמכים ולסרוק אותם. לצד פונקציות אלו שכבר הפכו לסטנדרט, קיימות גם אפשרויות מתקדמות אחרות. כיום ניתן למשל לסרוק מסמך ישירות לכתובת הדוא"ל, וניתן אפילו ליצור הדפסה מאובטחת באמצעות השימוש בקוד אישי לכל עובד. מדפסות רבות מאפשרות גם להשלים את עבודות ההדפסה דרך חיבור למכשירים אחרים כגון טלפון נייד וטאבלט, וכך ניתן לייעל את העבודה המשרדית עוד יותר. יחד עם זאת, כדאי גם להחזיק במשרד מדפסת לייזר שחור לבן חדשה שתשמש לעבודות רגילות שיש לבצע במהירות.

חיסכון בעלויות

מלבד השיקולים הפרקטיים של העבודה היומיומית, יש צורך להתחשב גם בעלות הכספית הכרוכה בהשלמת עבודות ההדפסה במשרד. מדפסות ומכונות צילום ישנות אינן מאפשרות בדרך כלל לקיים מעקב שוטף אחרי עבודות ההדפסה המתבצעות במשרד. לעומת זאת, שימוש במדפסת חדשה מאפשר לקבל תמונה מלאה באשר לאופן השימוש במדפסת המשרדית. בעזרתה ניתן לדעת מיהם המשתמשים במדפסת ומהו היקף עבודות ההדפסה המבוצעות במדפסת. בדרך זו ניתן גם לקבל התרעות כאשר הטונר במדפסת עומד להיגמר, ולמנוע מצבים שבהם לא ניתן לעשות שימוש במדפסת בשל חוסרים בחומרים.

מדפסת המשרד היא כלי עבודה עיקרי גם כיום, ועל כן נדרש מעקב סדיר אחר הפעילות שלה. כאשר מתגלה כי המדפסת גורמת לעיכוב העבודה, וכאשר עלות התחזוקה שלה הופכת להיות גבוהה  – זה הזמן להשקיע בציוד הדפסה חדש.

תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.