5 דרכים לחסוך בהוצאות המשרד
בכל משרד שמדפיס מסמכים בכמויות גדולות יש צורך לחסוך בעלויות ככל הניתן שכן, ככל שיתאפשר לנו לחסוך בעלויות, כך נוכל לייעל את התפוקה של המשרד ובכלל, כך מתפנה לנו יותר כסף נזיל על מנת להשקיע בפיתוח משאבים ותשתיות עסקיות.
אז איך חוסכים בהוצאות המשרד, מה חשוב לדעת על הדפסה נכונה וחסכונית ומאיפה בכלל מתחילים? על כך ועוד נסביר בשורות הבאות.
שקלו לעבור לדיגיטל
אין ספק כי הרבה מאוד עסקים עדיין צריכים להדפיס כמות גדולה של מסמכים גם בשנת 2025 – אך בכל זאת, חשוב מאוד לשקול לעבור לדיגיטל כאשר מתאפשר לכם.
מה זה אומר בפועל? ובכן, כאשר מדובר במסמך שתוכלו לשלוח ללקוח במייל, ניתן ואף מומלץ לסרוק אותו ולהפוך אותו לקובץ דיגיטלי לחלוטין.
כך תוכלו לצמצם לאורך זמן בעלויות ההדפסה, לחסוך בניירת ואפילו לתרום מעט לאיכות הסביבה.
שמרו על קו אחיד של סוגי מדפסות בעסק
ברוב המשרדים כיום ניתן למצוא מגוון רחב של סוגי מדפסות שונים. אמנם תמיד אומרים לנו שגיוון הוא חשוב, אך כשזה נוגע ליעילות משרדית – דווקא שמירה על סוג אחיד של מדפסות יכולה לעזור לנו לחסוך בעלויות, ולהקל משמעותית על התחזוקה השוטפת שלהן.
לכן, מומלץ לבחור דגם אחיד של מדפסת לייזר צבעונית ולהקפיד לעבוד איתו בכל עמדות ההדפסה במשרד, במקום מספר דגמים שונים של מדפסות עבור כל עמדה.
הגדירו הדפסה בשחור לבן כברירת מחדל
הרוב המוחלט של המסמכים יוצאים בשחור לבן, ולכן, עדיף לכם להגדיר מראש כברירת מחדל הדפסה בשחור לבן, אפילו אם אתם עובדים עם מדפסת לייזר.
הסיבה לכך היא, שתמיד תוכלו לשנות את הגדרות ההדפסה בעצמכם במידה ומדובר במסמך חשוב, עבורו אתם צריכים לשלב צבעים וגרפיקה מסוימת, אך אם מדובר במסמך שתוכלו גם להדפיס בשחור לבן ללא שום בעיה – המשמעות היא חיסכון אדיר בצבעי הדפסה בכל שנת עבודה.
שקלו לעבוד עם פונטים חסכוניים בדיו
גם כאשר מדובר בעבודה עם מדפסת אלחוטית קטנה – תמיד עדיף להיות חסכוניים כמה שיותר, ואת זה ניתן להשיג במספר דרכים. בתור התחלה, תוכלו לשקול לעבוד עם פונטים חסכוניים בדיו, כמובן ככל שיתאפשר לכם לשלב אותם.
פונטים כמו Ecofont ו-Ryman Eco צורכים הרבה פחות דיו באופן משמעותי בהשוואה לפונטים הבסיסיים שכולנו מכירים כמו Arial.
אמנם בהתחלה זה עשוי להיראות לכם כאילו אתם לא חוסכים יותר מדי דיו, אך כאשר לוקחים זאת בחשבון לאורך תקופה ממושכת של הדפסות מדי יום – אין ספק כי מדובר בחיסכון משמעותי שעוזר לכם לחסוך בהוצאות המשרד שלכם.
מצב טיוטה: החבר הכי טוב שלכם
ברוב המוחלט של המדפסות שניתן למצוא כיום, קיימת אפשרות הדפסה במצב דראפט (טיוטה), או במצב חסכוני. שני המצבים האלו מאפשרים לכם להדפיס אך בו-זמנית לעבוד עם פחות דיו, בעיקר כאשר מדובר במסמכים שאינם דורשים רזולוציה גבוהה במיוחד.
לכן, על מנת לחסוך בדיו ובכלל, בהוצאות המשרד לאורך זמן, ניתן ואף מומלץ לעבוד במצבים האלו כאשר מדובר במסמכים שאינם חשובים במיוחד ועל כן אין שום דרישה מיוחדת לרזולוציה גבוהה עבורם.
בנוסף, במדפסות מסוימות קיים גם מצב חסכוני, שיכול בפני עצמו לעזור לכם לצמצם בצריכת הדיו לאורך זמן. השימוש במצב חסכוני לא רק עוזר להאריך את חיי מחסניות הדיו, אלא גם מצמצם באופן ניכר את הצורך ברכישת מחסניות חדשות ואת התדירות בה אתם צריכים לעשות זאת.
כמה מילים לסיכום
בין אם אתם צריכים מדפסת הזרקת דיו או מדפסת משולבת – הרי שכמו כולם, גם אתם מעוניינים לחסוך ככל הניתן בהוצאות המשרד שלכם, וניתן לעשות זאת על ידי יישום מספר הרגלים פשוטים.
תוכלו לעבוד עם פונטים חסכוניים יותר, לשלב מצבי חיסכון במידת הצורך ואפילו לשקול לשלב הדפסה בשחור לבן כאשר מתאפשר לכם.
אולם, על מנת להוציא את המיטב מההדפסה שלכם – עליכם גם לבחור מדפסת איכותית, ואצל חברת יזמקו מדפסות תוכלו למצוא מגוון רחב של מדפסות לשימושים עסקיים במחירים משתלמים ואיכות הדפסה חסרת פשרות.
שאלות נפוצות
האם חשוב להפעיל מצב שינה במדפסת?
בהחלט. בדיוק כמו במחשבים אישיים, מצב שינה חוסך באנרגיה באופן משמעותי ובכך הוא בעצם משפר את ביצועי המדפסת ועוזר לנו להבטיח שאין כאן בלאי מוגבר בעקבות עבודת יתר.
מעבר לכך, מצב שינה מפחית את צריכת החשמל במשרד כאשר אנחנו לא עובדים עם המדפסת – ומכאן ניתן להבין כי זו דרך מצוינת לחסוך בהוצאות המשרד.
לכן, אם לא עשיתם זאת קודם – הגיע הזמן שתתחילו להפעיל מצב שינה בכל פעם שסיימתם לעבוד עם המדפסת המשרדית שלכם.
למה כדאי להדפיס מסמכים מסוימים ל-PDF?
במקרים מסוימים הדפסה ישירות ל-PDF יכולה להיות די יעילה בתור כלי פונקציונלי לאיגוד מסמכים. הדפסה כזו עוזרת לכם ליצור עותק דיגיטלי של המסמך, בו תוכלו להשתמש בתור גיבוי – וכולנו יודעים היטב עד כמה זה חשוב לוודא שיש לנו גיבוי לכל מסמך ומסמך.
