8 טיפים שיהפכו את העבודה שלכם לפרודוקטיבית יותר

אתם בטח שומעים את זה כל הזמן: הגבירו את התפוקה במקום העבודה!

תהיו מהירים יותר, טובים יותר, תעבדו חכם יותר, בצעו דברים בפחות זמן!

אם המשפטים הללו מוכרים לכם, בין אם אתם אומרים אותם לעצמכם ובין אם אתם שומעים אותם מהסביבה, קבלו מאיתנו שמונה טיפים שיסייעו לחוויית העבודה שלכם להיות הרבה יותר טובה.

מוכנים? קחו נשימה עמוקה, התרכזו, ותיהנו ממידע חשוב שיסייע לכם להיות גרסה "עבודתית" טובה יותר של עצמכם.

הבינו ששלמות היא שאיפה בלתי אפשרית

סביבת העבודה במאה ה-21 שואפת שהכול יעשה באופן הטוב ביותר.

אנחנו מצפים מעצמנו להיות הכי טובים, הכי מהירים והכי פרודוקטיביים וקשה לנו להפנים שטעויות הם חלק בלתי נמנע משגרת יומנו.

אנחנו לא מתכוונים שתנמיכו ציפיות מעצמכם, אך חשוב לדעת שטעויות הן אנושיות והן חלק מהחיים.

גם אם הפרויקט שלכם לא מושלם, מוטב להתקדם לפרויקט הבא מאשר להיתקע בו לנצח ולתקן טעויות בלי סוף.

חתירה לשלמות, במיוחד מעצמכם, היא לא רק לא צעד פרודוקטיבי, היא גם מתכון מושלם לכישלון גדול יותר ולאווירה מלחיצה.

ערכו לוח זמנים יומי

אתם נכנסים למשרד, מכינים כוס קפה, מתיישבים מול המחשב וקורצים לשידה שמולכם, עליה מונחת מדפסת לייזר צבעונית ולצידה קלסרים לאינספור.

מה הדבר הראשון שאתם עושים לאחר מכן? עבור רובנו, האינסטינקט הראשוני הוא לבדוק את תיבת הדואר הנכנס שלנו, אך זו לא בהכרח הגישה שתעודד את הפן היצרני והיצירתי שלכם.

במקום לפעול מתוך אינסטינקט, נסו לתכנן אסטרטגיה שבועית ויומית.

בחנו מה אתם צריכים לעשות כל יום והתמקדו בזה, והימנעו מלהיכנס לדוא"ל ולענות למיילים עד אשר יגיע הזמן לכך בהתאם ללוח הזמנים שהצבתם מראש.

שננו לעצמכם: אם היה מקרה חירום שלא סובל דיחוי, כנראה שלא היו מודיעים לכם על כך באימייל.

היו קשובים לעצמכם

אתם אנשים של לילה או של בוקר?

אם אתם מרגישים חסרי תועלת לחלוטין אחרי השעה 15:00 בצהרים ואתם יודעים זאת, העדיפו שלא להשאיר עבודה רבה מדי לשעות אלו, ובוודאי לא את המשימות שדורשות מכם יותר.

אם יש לכם גמישות מסוימת מבחינת שעות העבודה, נסו לבנות לעצמכם מערך משימות המתאים למקצב האישי שבו אתם יודעים שאתם מרוכזים יותר ופחות.

בחנו את מערכת היחסים שלכם עם קפאין

האם אתם מתייחסים לקפאין כתרופה מעודדת ריכוז?

על פי מחקרים עדכניים, כ-90% מהאנשים הבוגרים צורכים קפאין מדי יום, חלקם במנות גדולות יותר מאחרים.

על אף שאין ראיות לכך שקפאין משפיע באופן ישיר על מידת הפרודוקטיביות של האדם, יש לא מעט הוכחות מדעיות לכך שקפאין מסייע להשיג אנרגטיות גבוהה יותר ומשפר את רמת המיקוד.

אנחנו לא מעודדים אתכם להגזים עם צריכת הקפאין, כיוון שכמו כל דבר – גם זה לא מומלץ מאוד, אך בהחלט כדאי לנתב את שתיית הקפה היומית ולהתאים אותה אל הזמנים בהם אתם נדרשים להיות עירניים וממוקדים יותר.

 פרגנו לעצמכם הפסקה

הפסקות מתוזמנות לא משוות לכם תדמית עצלנית, להיפך.

הן משפרות את הביצועים שלכם בעבודה וגם מסייעות לכם להיות ממוקדים לאורך זמן רב יותר.

אפשר לדמות את המוח האנושי לסמארטפון.

אם אתם משתמשים בו בלי הפסקה, סביר להניח שהסוללה שלכם תתרוקן מהר יותר ואז תצטרכו להפסיק את השימוש ולהטעין את הנייד.

בדומה לכך, גם המוח שלנו צריך להיטען, והדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא לאפשר לו מידה רבה של שקט.

קומו, הסתובבו במשרד, דברו עם קולגות או התרחקו משולחן העבודה וצאו לשאוף אוויר צח במשך כמה דקות.

ההפסקות הללו רק יהפכו אתכם לעובדים פרודוקטיביים יותר וכשתחזרו מהן, תוכלו להיות הרבה יותר ממוקדים במשימות.

השתמשו באפליקציות – אך לא כמסיחי דעת

לא חסרות אפליקציות שונות שמסייעות לנו להישאר במסלול ולנהל את הזמן שלנו נכון.

אבל הטריק הוא לא רק להוריד אותם ולשכוח שהן קיימות, אלא לעשות בהן שימוש עקבי.

"מדריך הפריון האולטימטיבי" שפורסם בארה"ב בשנה האחרונה, ריכז מספר אפליקציות התומכות בעבודה טובה יותר, שהוכיחו את עצמן לאורך שנים.

בין השאר מככבת ברשימה אפליקציית ניהול הפרויקטים Trello, לצד אפליקציות כמו FocusMe או SelfControl.

האפליקציות הללו, בסופו של דבר, עוזרות לנו להבין על מה אנחנו מבזבזים זמן וכיצד ניתן לסגל הרגלים שעוזרים לנו להגדיל את התפוקה במקום העבודה.

הגדירו את מרחב העבודה הפנימי שלכם

האם הודעות נכנסות, מיילים או שיחות טלפון נכנסים למרחב האישי שלכם ללא הרף? אתם לא לבד.

עובדי משרד, במיוחד בעידן הטכנולוגי הנוכחי, נאלצים להיאבק ברעש ובמסיחי דעת כל הזמן.

אפשר לנסות לשים אוזניות, להגדיר את הטלפון על מצב שקט ולהיאבק בצורך לגלוש מדי פעם בכרטיסיות שאינן קשורות לעבודה, אך אפשר גם לסגל הרגלים שעובדים כבר אלפי שנים.

אחד מהם הוא הגדרת מרחב העבודה הפנימי באמצעות תרגול הנקרא "סמאדי".

התרגול הזה, מתנת העם ההינדי, נועד כדי למצוא שקט פנימי ולסנן את הרעש שסביבנו ובתוכנו כל הזמן.

כך, גם כשהמוח שלנו נודד וגם כשיש אינספור מסיחי דעת שמבקשים מאיתנו תשומת לב, אנחנו יכולים להיכנס ל-ZONE שמאפשר לנו להתרכז ולהתבונן בפרטים שאנחנו רוצים, לא שהסביבה דורשת.

נסו ותיהנו!

אכלו בריא יותר

חטיפים מהירים או אוכל לא בריא שאפשר לאכול בישיבה מול המחשב זה נהדר, אבל לא באמת מקדם אותנו אל עבר עבודה פרודוקטיבית יותר.

גם אם הצלחנו להעלות את רמת הסוכר, כנראה שקנינו לעצמנו רק כמה דקות נוספות של אנרגיה זמינה, והיא עתידה להתרסק כעבור זמן קצר.

המזון שאנחנו מכניסים אל פינו משפיע לא רק על הבריאות הכללית שלנו, אלא גם על רמת הפרודוקטיביות שלנו בעבודה, לכן מומלץ לתכנן מראש את המנות שאנו אוכלים, להפקיד על חומרים שיזינו את מוחנו ויסייעו לנו להיות עירניים, רעננים וממוקדים לאורך זמן.