איך לבחור מדפסת משולבת הכי נכונה עבורכם?

בתחילת הדרך, לפני עידן האינטרנט המהיר והמחשבים הנישאים, ניתן היה למצוא בשוק מספר מוגבל של מדפסות. גם הביצועים שלהם היו מצומצמים, והן ביצעו לרוב פעולה אחת בלבד – הדפסה. מאז, השתכללו המדפסות וכיום ניתן לבחור מדפסת משולבת אחת העונה על כל צורכי המשרד; הדפסה, צילום, סריקה ושליחת פקס – את כל השירותים הללו מספקת המדפסת המשולבת. נראה פשוט, לא? אך המציאות מורכבת יותר. כיום ישנו מגוון רחב של דגמים ולמנהלי הרכש לא תמיד ברור באיזו מדפסת לבחור. המאמר הבא ינסה לעשות קצת סדר ויציג בפניכם דגשים חשובים שיסייעו לכם לבחור את המדפסת המשולבת הנכונה עבורכם.

בדיקות ראשוניות

מדפסת משולבת היא בעלת תפקיד מרכזי בשירותי המשרד של העסק. על כן, לפני שממהרים לבחור מדפסת משולבת יש לבצע בדיקות מקדימות יסודיות. ראשית, חשוב מאוד לבחון את המצב הנוכחי בעסק, ולבצע בדיקה על פי שתי הנקודות הבאות:

• כמה מדפסות קיימות בעסק נכון להיום – במסגרת בדיקה זו יש לבדוק האם מספר המדפסות מספק ומומלץ גם לוודא כי המיקום של המדפסות במשרד הוא אופטימלי ומשרת היטב את העובדים.
• סוג המדפסות – כידוע, אנו למדים בעיקר מן הניסיון שלנו. לכן, ערכו סקירה של סוגי המדפסות המשמשות את המשרד כיום ובדקו אם הדגמים הנוכחיים אכן עונים על הצרכים שלכם. נתחו את הנתונים ונסו להבין אלו מאפיינים במדפסת מתאימים לדרישות שלכם ואילו מאפיינים חסרים לכם במסגרת העבודה.

הגדרת המפרט הטכני המבוקש

כפי שמשתמע מהכתוב לעיל, אין בנמצא מדפסת משולבת אחת המתאימה לכולם. לכן, כדי לבחור מדפסת משולבת העונה על הצרכים של עובדי המשרד, חשוב מאוד להגדיר באופן מדויק את המפרט הטכני המבוקש שלה. לשם כך שימו לב לדגשים הבאים:

• פונקציות נדרשות – לרוב מדפסות משולבות יכללו כמה פונקציות קבועות: צילום, הדפסה, פקס וסריקה. רצוי לוודא כי המדפסת אכן כוללת את כל הפונקציות הנדרשות וכי מתאפשרת גם סריקה צבעונית.
• התאמה לגודל הנייר – מדפסת משרדית תכלול בדרך כלל מגש דפים של A4, אך אם במשרד נדרשים גדלי נייר נוספים, יש לבחור את המדפסת בהתאם.
• שחור לבן או צבע? – בדרך כלל עבודה משרדית שוטפת אינה מצריכה הדפסה בצבע וניתן בהחלט לבחור מדפסת משולבת שחור-לבן. אם בכל זאת קיימת דרישה להדפסה בצבע, רצוי לרכוש מכונה מתאימה. 
• רזולוציה – עבור מסמכים סטנדרטיים אין בדרך כלל צורך ברזולוציה מאוד גבוהה, אך אם במשרד מדפיסים גם תמונות, איורים או גרפים מורכבים, יש לבחון את רמת הרזולוציה של המכונה.
• אפשרויות להדפסה דו-צדדית – כיום המגמה היא חיסכון בנייר מתוך דאגה לסביבה. לכן, מרבית המכונות יכללו אפשרות של הדפסה בשני צדדי הדף. זוהי פונקציה יעילה מאוד, ומומלץ לוודא שהיא קיימת במכונה וכי היא נוחה לשימוש.
• פורמטים ניתנים לסריקה – בבחירת מדפסת משולבת, רצוי לבדוק כי היא תומכת במרבית הפורמטים הרגילים – JPG, PDF, XPS ו-TIP.
• יכולת בקרה – כפי שמגלה כל מנהל משרד, השימוש במדפסת עלול להתגלות כיקר מאוד. הדבר נובע בדרך כלל מחוסר בקרה על אופן השימוש במדפסת וחוסר מודעות של העובדים לחשיבות החיסכון בחומרים. עם זאת, כיום ישנן תוכנות המאפשרות בקרה על שירותי ההדפסה וניהול יעיל. באמצעות תוכנות אלו ניתן לבצע פילוח של אופן השימוש במדפסת (על פי מחלקה או על פי עובד) וקיימת אופציה גם להגדרת הרשאה לביצוע פעולות שונות במדפסת.
• אחריות – לבסוף, במסגרת בדיקת המאפיינים של המדפסת, רצוי לבדוק גם מהו היקף האחריות שניתן ללקוח.

הספק עבודה נדרש

בניגוד למדפסת ביתית, מדפסת משרדית נדרשת בדרך כלל לעבודה בהיקף גדול יחסית. אם בבית אנחנו מדפיסים דף אחד-שניים מעת לעת, הרי במשרד לעיתים נידרש להדפיס מאות עמודים ואף יותר. מלבד זאת, במשרדים רבים המכונות משמשות את עובדי המשרד לכל אורך שעות היום, ועל כן הן עובדות ללא הרף. בשל כך, כאשר בוחרים מדפסת משולבת למשרד, חשוב מאוד לבחון את הספק העבודה שלה ואת מהירות ההדפסה שלה. מדפסת שאינה עומדת בדרישות ההספק עלולה לעכב את העבודה המשרדית ולפגוע ביעילות העובדים או באיכות השירות הניתן ללקוחות המבקרים בבית העסק. לכן, לפני הרכישה או ההשכרה של המדפסת, בדקו כמה עמודים לדקה יש באפשרותה להפיק, וודאו כי הספק זה עונה על הדרישות שלכם.  

שירותים נלווים

סיימתם להגדיר את המפרט הטכני המבוקש של המדפסת המשולבת, ומצאתם מדפסת משרדית התואמת בדיוק את הצרכים שלכם. אך רגע לפני שמחליטים לרכוש אותה, חשוב גם לשים לב לחבילת השירות שמעניק ספק השירות שלכם. אחרי הכול, במשרדים רבים ללא מדפסת משולבת תקינה לא יהיה ניתן לקיים שירותי משרד מרכזיים ולא תהיה אפשרות לטפל כראוי בלקוחות המגיעים למשרד. לכן, המדפסת צריכה להיות זמינה כל העת לשימושם של העובדים. לשם כך קיימות היום חבילות שירות המעניקות ללקוח תמיכה בכל עת ובכל מקום. בשורה התחתונה – לפני שאתם רוכשים או שוכרים מדפסת משולבת – בדקו מהם השירותים שמציע הספק וודאו כי חבילת השירות מאפשרת זמינות מלאה של המכונה.

בחירת ספק השירות

לסיכום, נזכיר שיקול מרכזי אחרון בבחירת המדפסת למשרד – בחירת ספק השירות שלכם. בשנים האחרונות, מדפסות משולבות הפכו להיות כלי מתקדם הכולל פעולות חיוניות רבות לעסק. מדפסות משולבות הן לרוב מורכבות מאוד וכוללות מאפיינים מגוונים שלא תמיד ברורה מידת הנחיצות שלהם לעסק. לכן, כאשר בוחרים מדפסת משרדית רצוי לשים לב גם לספק השירות שבו אתם בוחרים; ספק שירות איכותי יוכל להגיש סיוע בכל שלב נדרש, החל בייעוץ הראשוני וכלה במתן שירותים טכניים במהלך השימוש היום-יומי במדפסת. כך, אם בחרתם בספק העונה על הצרכים שלכם, כל בקשה או שאלה יזכו למענה הראוי ותוכלו לנהל את שירותי ההדפסה המשרדיים ביעילות ובקלות. לכן – בדקו היטב מיהו ספק השירות שלכם, בחנו אילו שירותים הוא מעניק ובמידת הצורך חפשו המלצות.