דיווח מונים במדפסת
כאשר לקוח שוכר מכונת צילום, הוא משלם מחיר חודשי סביר, ובנוסף, משלם תשלום בסיסי על כל הדפסה.
לכן, פעם בחודש, הוא צריך להנפיק דוח מונה במדפסת ששכר, ולהעביר אותו לחברה המשכירה.
דיווח מונים במדפסת, הוא התהליך, שבו הלקוח מדווח לחברה המשכירה את המדפסת או מכונת הצילום, על מספר ההדפסות שביצע במדפסת ששכר.
המידע הזה משמש את החברה, לחישוב התשלום החודשי של השכירות.
בואו נדבר על זה.
מה זה דיווח מונה במדפסת?
דיווח מונים במדפסת, הוא תהליך פשוט במיוחד.
הוא משמש את החברה, בעלת המדפסת, בהערכת דפוסי השימוש, וזיהוי תקלות צפויות, ועוד.
כך החברה יודעת כמה לחייב את הלקוח, שכן החיוב החודשי מושפע גם ממספר ההדפסות, אך גם יכולה לשער מה מצב הדיו או הטונר, ולשלוח ללקוח שלה מבעוד מועד טונר חדש.
בנוסף, חשוב לדעת מהי כמות ההדפסות, למקרה שהיא גבוהה ממה שתוכנן מראש.
מכיוון שלא כל מדפסת דיגיטלית, יכולה לעמוד בהספקים גבוהים של הדפסות.
אם יש צריכה גבוהה, חשוב להחליף ללקוח את המדפסת, למכונת צילום שמסוגלת לעמוד בהספקים הגבוהים.
כמובן שגם להפך, אם מכונת הצילום לא נדרשת, ואפשר לבצע השכרת מדפסות למשרד מסוג קטן יותר, חבל על הכסף של הלקוח, ועל התשלום הגבוה יחסית, שהוא משלם על מכונה יקרה.
על מנת להנפיק דוח מונים, יש לגשת לתפריט של המדפסת.
למצוא את המונה, ולהדפיס את הדוח.
לאחר מכן, להכנס לאתר החברה, ולהזין את הנתונים, או לשלוח את הדוח עצמו, לחברה המשכירה.
החברה המספקת שירותי מיכון משרדי, מחשבת את העלות החודשית, ושולחת דרישת תשלום ללקוח.
כמה פשוט, ככה קצר וקל.
למה יש מונה במדפסות?
יש כמה סיבות לכך שיש מונה במדפסת:
- מוני דפים: דיווח מונים במדפסת, משמש את חברת המדפסות, לחישוב מחיר השכירות החודשי.
החברה משתמשת במידע בשביל לוודא שהיא מרוויחה מההשכרה, וכן, בשביל להעריך את דפוסי השימוש לאורך זמן.
הנתונים האלו יכולים להעריך, את הצורך בחלקי חילוף ותחזוקה, ולהבטיח הדפסה רציפה לאורך כל תקופת ההשכרה.
- רמת טונר או מחסנית דיו: המונים עוקבים גם, אחרי כמות הדיו שנותרה במדפסת.
כך אפשר לתכנן מחזורי תחזוקה, והחלפה של הטונר והמחסנית בהתאם, ולמנוע הפרעות. - יישום אסטרטגיות לחסכון בעלויות: כאשר אתם מבצעים דיווח מונים במדפסת, ועוקבים אחרי כמות ההדפסות החודשית, אתם יכולים לעבוד על מנת לצמצם הדפסות מיותרות, ולבצע הדפסות בתוכנית חסכון, על מנת לשמור על מחסניות הדיו למשך זמן ארוך יותר.
איך משפיע דיווח מונים במדפסת על מחיר ההדפסה?
לפעולת דיווח מונים במדפסת, יש השפעה ישירה על עלויות ההדפסה.
מכיוון שהשכירות, כאמור, מורכבת מעלות חודשית בסיסית, ומתשלום פר הדפסה.
כך אתם יכולים לקבל הבנה מעמיקה, על ההוצאות שלכם בתחום ההדפסות.
וכמובן גם להתייעל, על מנת לחסוך משאבים.
נתון זה מעודד עסקים רבים, לבצע מעקב אחרי כמות ההדפסות, ולוודא שהעובדים מודעים לתהליך חסכון בעלויות, כמו צמצום הדפסות מיותרות, וחסכון בטונר.
טיפים לחסכון בהדפסה
דיווח מונים במדפסת, מאפשר לכם לקבל תמונת מצב ברורה ומדויקת בכל חודש.
כך שהיא מזכירה לכם כל העת, לחסוך בהדפסות.
מצד שני, גם מעדכנת אתכם כל העת, מה מצב ההדפסות, והאם ההנחיות שאתם מטמיעים בנושא, אכן נקלטו אצל העובדים והם פועלים לפיהן.
להלן רשימת טיפים לחסכון בעלויות ההדפסה:
- הדפיסו בצורה חסכונית: הגדירו כברירת מחדל במדפסת, מצב טיוטה, או מצב אקולוגי.
הם מפחיתים את צריכת הדיו, תוך שמירת איכות ההדפסה בצורה סבירה. - הדפסה דו צדדית: כאשר אפשרי לכם להדפיס דו צדדי, השתמשו באופציה הזו, כדי לחסוך בנייר ככל הניתן.
- נייר ידידותי: שקלו להשתמש בנייר ממוחזר או ידידותי לסביבה, על מנת להפחית את הזיהום הסביבתי, ולתרום לאקולוגיה העולמית.
- תצוגה מקדימה: כמה פעמים קרה לכם ששלחתם מסמך להדפסה, ורגע אחר כך גיליתם שגיאה?
תצוגה מקדימה, מאפשרת לכם לראות את המסמך, ולעבור עליו רגע לפני ההדפסה. - חלופה דיגיטלית: בעולם עם מגוון כה רחב של חלופות דיגיטליות, כמו מיילים, אחסון בענן, וואטסאפ ועוד, תמיד יש אפשרות להפחית את כמות ההדפסות, ולהשתמש יותר במסמכים אלקטרוניים במחשב עצמו.
- מדיניות הדפסה חסכונית: הטמיעו מדיניות הדפסה חסכונית בארגון שלכם, על מנת לפתח אחריות, ולהפחית בזבוז אצל העובדים.
- טונר מחודש: השתמשו בדיו ממוחזר, או בטונר ממוחזר.
כמובן רק במידה ואפשרי לעשות זאת, במדפסת שלכם.
אלו, זולים הרבה יותר מהדיו המקורי, ויחסכו לכם עלויות רבות. חשוב לציין כי הדיו הממוחזר, על פי רוב פחות חזק, ולעיתים פחות איכותי.
מצד שני, לא כל משרד מדפיס תמונות, ולצורך הדפסת מסמכים, על פי רוב האופציה הזו מספיקה.
שאלות נפוצות:
מה זה דיווח מונים במדפסת ולמה הוא חשוב?
הדיווח הוא תהליך שבו הלקוח מעביר לחברה המשכירה מידע על מספר ההדפסות שבוצעו במדפסת. הדיווח משמש את החברה לחישוב התשלום החודשי ולמעקב אחרי דפוסי השימוש במדפסת. בנוסף, הנתונים מאפשרים לחזות תקלות ולשפר את התחזוקה.
איך לבצע דיווח מונים בצורה נכונה?
כדי לבצע דיווח מונים במדפסת, יש לגשת לתפריט המדפסת, למצוא את אפשרות המונה ולהדפיס את הדוח. לאחר מכן, יש להזין את הנתונים באתר החברה או לשלוח את הדוח ישירות לחברה המשכירה. פעולה זו מבטיחה חישוב נכון של התשלום החודשי.
למה חשוב לבצע דיווח על המונים במדפסת באופן קבוע?
ביצוע הדיווח באופן קבוע מאפשר לעסק לעקוב אחר השימוש במדפסת ולוודא שלא מתבצעות הדפסות מיותרות. זה גם עוזר לחסוך בהוצאות על דיו וטונר ולתכנן תחזוקה בהתאם לצרכים המדויקים של המדפסת.
יזמקו – שירותי מיכון משרדי מתקדמים
כבר מעל 50 שנה, שיזמקו חותרת, להיותה חברת השירות הטובה בישראל.
יזמקו פועלת להכשיר את עובדי השירות והטכנאים, לרמת המקצועיות הגבוהה ביותר, ולאמינות חסרת פשרות.
אנו מספקים שירות, הכולל פריסה ארצית של טכנאים, ותמיכה מיידית מרחוק, במידה והתקלה מאפשרת טיפול כזה.
אנו מאמינים שהתפקיד שלנו הוא, לאפשר לכם לפעול כרגיל ובלי הפרעות.
ולכן לקחנו על עצמנו, את הטיפול בכל המעטפת העסקית:
אנו מספקים שירותי מיכון משרדי- מדפסות, סורקים וכל השאר, מחשוב עסקי הכולל את כל המעטפת, הקשורה לאינטרנט ולמחשבים.
כולל אבטחת מידע, אחסון בענן ועוד, ולסיום- מכונות משקה למשרד במגוון דגמים אדיר.
הצוות שלנו מומחה להתאמת מעטפת מלאה, לכל לקוח עסקי שלנו, בפני עצמו.
כך אנו מוודאים כי קיבלתם בדיוק מה שרציתם, ולא פיפס מיותר אחד.
ומצד שני, שלא חסר לכם דבר במערכת הכוללת.
צרו איתנו קשר ונשמח להתחיל לעבוד גם איתכם!
