חיבור מספר מחשבים למדפסת אחת – חסכון

המדפסת – שחקנית מרכזית בכל משרד

מדפסת משרדית היא אחד הכלים החשובים בכל בית עסק.

היא משמשת להדפסה של מסמכים, חוזים ומכתבים, ואפילו אי-מיילים.

המדפסת נדרשת גם לצורך הדפסה של מסמכים עבור לקוחות המגיעים למשרד, לשם הדפסה של חשבוניות ותיעוד פיזי של מידע.

למדפסות יש כמובן גם שימושים רבים אחרים.

ישנם משרדים שמלבד מדפסת לייזר סטנדרטית הם מחזיקים גם במדפסת רב תכליתית המאפשרת להם לבצע פעולות רבות אחרות כגון סריקה ושליחת פקס.

כיום ניתן למצוא מבחר של מדפסות בטווח מחירים רחב, כשיש בתי עסק המעדיפים לחבר את כל מחשבי המשרד למדפסת מרכזית אחת על מנת לחסוך בעלויות.   

רגע היסטורי

השימוש במדפסת משרדית נראה היום אולי מובן מאליו, אך למעשה שילובו של כלי זה במשרד הוא חדש יחסית.

בשנת 1953 הושקה המדפסת המהירה הראשונה אך מחירה וגודלה פגעו באטרקטיביות שלה.

למעשה בשנות השמונים של המאה העשרים לא היה עדיין תחליף אמיתי למכונת הכתיבה שהפכה זה מכבר לפריט לאספנים.

מדפסת הלייזר הראשונה נכנסה של זירוקס נכנסה לשוק בשנת 1971, ושש שנים מאוחר יותר כבר הופיע דגם ידידותי וזול הרבה יותר של חברת IBM.

בשנות התשעים של המאה העשרים הפכו המדפסות להיות חלק בלתי נפרד מכל בית עסק, ויכולות ההדפסה שלהן הקלה את ניהולו של כל משרד.

בתחילת הדרך היה צורך לחבר את המדפסת ישירות למחשב ומה שחייב את בית העסק לרכוש צי יקר של מדפסות-אחת לכל מחשב.

אך מאז חלו התפתחויות טכנולוגיות רבות, וכיום ניתן ליצור חיבור אלחוטי בין מדפסת אחת לבין מספר מחשבים באמצעות הרשת של בית העסק.

יתרונות השימוש במדפסת מרכזית

לשימוש במדפסת מרכזית יתרונות רבים.

המרכזי שבהם הוא כמובן החיסכון הכספי שמאפשר השימוש במדפסת משרדית.

במיוחד כשמדובר במשרד שביו קיים מספר רב של עמדות עבודה הסמוכות זו לזו, אין טעם לרכוש מדפסת נפרדת עבור כל עמדת מחשב.

חיבור אלחוטי הכולל הגדרה ברורה של כל עמדה ועמדה מאפשר לרכז את כל ההדפסות במקום אחד וכך גם לחסוך בעלויות של טונר.

אחזקתה של מדפסת מרכזית אחת מאפשר גם לבצע ניהול מלאי חסכוני יותר.

במקום שיהיה צורך לתחזק צי שלם של מדפסות, ניתן להסתפק במדפסת אחת ואיכותית.

משרד שמחזיק במדפסת מרכזית אחת יכול גם לבצע מעקב הרבה יותר יעיל על עבודות ההדפסה במשרד באופן שיאפשר בנייה של תכנית חיסכון מסודרת.

מקומית או רשתית

לצד היתרונות הרבים של השימוש במדפסת רשתית מרכזית, קיימים גם מקרים שבהם מומלץ אולי להעדיף את השימוש במדפסת מקומית שתהיה מקושרת למחשב מסוים.

מדפסת מרכזית היא כאמור רעיון מצוין כאשר מדובר במספר עמדות מחשב הסמוכות זו לזו.

אלא שלעתים ישנן עמדות מרוחקות יותר המצריכות בכל זאת שירותי הדפסה תכופים.

אחת הדוגמאות לכך היא עמדת קבלת הפנים הקיימת במשרדים רבים.

עמדות קבלה אלו מחייבות לעתים הפקה מיידית של חשבוניות ומסמכים עבור לקוחות.

חשוב גם לשקול מצבים שבהם ייתכן כי המדפסת המרכזית תחדל לפעול, ועל כן, מומלץ שתהיה לפחות מדפסת משרדית אחת נוספת.

את ההחלטה איזה מדפסת יש לבחור מבצע כל משרד בהתאם למערך השיקולים שלו, חשוב רק לוודא כי מדי כמה זמן נערכת בדיקה מחדש של שיקולים אלו.