כל כמה זמן צריך להחליף מדפסת?
מדפסת היא מצרך נדרש בכל משרד. היא משמשת אותנו להדפסה של קבלות וחשבוניות, היא מאפשרת לנו להדפיס חוזים ומסמכים ארוכים ולעיתים אנחנו אפילו נעזרים בה בהדפסה של חומרי שיווק והדרכה. אם רוכשים מדפסת איכותית, עובדי המשרד מתרגלים אליה במהירות ומעדיפים להמשיך להשתמש בה גם כאשר היא הביצועים שלה יורדים. ובכל זאת, מגיע הרגע שבו מבינים שאין מנוס להחליף את המדפסת. באילו מקרים זה קורה ואיך יודעים שהגיע הזמן להתחדש בדגם מתקדם יותר? כל הפרטים מייד.
חיי השירות של המדפסת
לכל מכשיר אלקטרוני יש טווח ידוע של חיי שירות. במסגרת זמן זו, המכשיר צפוי לתפקד באופן תקין ולפעול לשביעות רצונם של המשתמשים בו. כאשר מדובר במדפסות למשרד, מרבית הדגמים יפעלו היטב במשך כמה שנים, לרוב שלוש עד חמש שנים, ולאחר מכן תחול ירידה הדרגתית בתפקוד של המדפסת. חשוב לציין כי חיי השירות של המדפסת תלוי גם בגורמים רבים אחרים וביניהם:
- סוג הדגם: לכל דגם חיי שירות משלו, כאשר לפני הרכישה ניתן להתייעץ עם חברה המתמחה בתחום בנוגע לנושא זה. יחד עם זאת, כאשר מדובר במקום עבודה המחליף את המיכון המשרדי שלו באופן תכוף, גורם חיי השירות של הדגם הספציפי אינו בהכרח רלוונטי.
- תנאי אחסון: מדפסת משרדית צריכה להיות ממוקמת באזור נגיש ונוח, ועליה להיות מחוברת לחשמל באופן תקני. אם לא מקפידים על חיבור נכון לחשמל, או אם לדוגמה מאחסנים אותה כך שהכבל והתקע מתעקמים, עלולים לגרום נזק למכונה ולפגוע בביצועים שלה לטווח הרחוק. גם אחסון במקום חם מדי או מאובק מדי יכול לפגוע במכונה, ולכן מומלץ לקרוא היטב את הוראות השימוש ולפעול בהתאם להמלצות לאחסון המכונה.
- תנאי שימוש: כמו כל מכשיר חשמלי, אם משתמשים במדפסת כראוי ועל פי הוראות השימוש המומלצות, כך גדל הסיכוי כי המכונה תמשיך לשרת אותנו נאמנה. לעומת זאת, טלטול המכונה, העברתה באופן העלול לפגוע בשלמותה או כל שימוש אחר הנוגד את ההמלצות עלול לקצר את חיי השירות של המדפסת.
- תחזוקה: גם מדפסת תקינה זקוקה מדי פעם לטיפולי תחזוקה. ניקוי האבק והחלפת רכיבים שחוקים למשל יסייעו להבטיח את המשך פעולתה התקינה ויאריכו את חייה. לכן, מפעם לפעם מומלץ כי טכנאי יבדוק את המכונה, וכמובן שאין לדחות תיקונים כאשר מתגלה תקלה כלשהי.
תקלות במדפסת וביצועים ירודים
אף על פי שקיים טווח סטנדרטי של חיי שירות, מדפסת משרדית איכותית יכולה לשמור על ביצועים טובים גם לאורך זמן. עם זאת, ככל שחולפות השנים כך יופיעו יותר ויותר תקלות במדפסת, ואיכות הפעולה שלה תרד. לכן, כדאי להיות ערים לסממנים הבאים, ולשקול להחליף את המדפסת כאשר הם מתחילים להיות תכופים:
- דפים שנתקעים – זוהי התקלה הנפוצה ביותר בכל מדפסת, אך במדפסות חדשות ותקינות היא תתרחש לעיתים רחוקות. אומנם ניתן לפתור את התקלה בקלות יחסית, אך היא עדיין עלולה לפגוע בשגרת העבודה המשרדית וביעילות. לכן, כאשר התופעה מתרחשת על בסיס יום-יומי או שבועי, מומלץ להתייעץ עם חברה המתמחה בתחום המיכון המשרדי.
- ירידה באיכות ההדפסה: הדפסה של דפים צריכה להתבצע באופן חלק, כאשר התוצאה המבוקשת היא דף מודפס "נקי" ללא סימנים וכתמים. אם בכל זאת המדפסת מפיקה דפים עם פגמים שונים, כדאי לבדוק את הסיבה לכך, ולהזמין טכנאי מקצועי שינקה את רכיבי המדפסת בהתאם לצורך. אך כאשר גם פעולות ניקוי אלו אינן מועילות, ככל הנראה הגיע הזמן להחליף את המדפסת המשרדית.
- ירידה בהספק: לכל מכונה ההספק שלה, והוא נמדד בהתאם למספר הדפים שהמכונה יכולה להפיק בדקה. מלבד זאת, יש לקחת בחשבון את הזמן שבו המכונה "מתחממת" אחרי שהייתה במצב השהיה, ולבדוק אם אכן חלה ירידה משמעותית בהספק שלה. אם נראה שזה המצב ומתברר כי המכונה כבר לא עומדת בקצב העבודה, הגיע הזמן להחליף אותה.
- עלייה באחוז התקלות: כאמור, כל מכונה מתקלקלת מדי פעם. כל תקלה כזאת עלולה לעכב עבודות שונות ולפגוע ביעילות עובדי המשרד. לכן, אם מתברר לכם כי המכונה מתקלקלת על בסיס שבועי או חודשי, ייתכן כי יהיה משתלם הרבה יותר לרכוש מכונה חדשה.
התאמה לצרכים העדכניים של המשרד
תקלות וירידה בביצועים הם אומנם הסמן הבולט ביותר לכך שהגיע הזמן להחליף מדפסת, אך ישנו סמן חשוב לא פחות – הצרכים של עובדי המשרד. מדפסת משרדית מדגם מסוים יכולה להיות מעולה בנסיבות מסוימות, אבל אז מגיע השלב שבו היא כבר לא עומדת בדרישות העדכניות של המשרד. כדי לדעת אם המדפסת שלכם אכן עונה על הצרכים שלכם, תוכלו להיעזר בנקודות הבאות:
- הספק: לעיתים יהיה צורך להחליף מדפסת משרדית לא בשל ירידה בהספק, אלא בשם דרישות להספק גבוה יותר. לדוגמה, עסק שהתרחב וכעת מעסיק יותר עובדים, יצטרך שתעמוד לרשותו מדפסת משרדית בעלת הספק עבודה גבוה יותר. לכן, גם אם המכונה פועלת היטב, ייתכן כי היא פשוט אינה מתאימה לצרכים העדכניים שלכם. כדי לפתור מצב זה, נסו להגדיר מהו ההספק המבוקש מבחינתכם, ובחרו במכונה חדישה המסוגלת לעמוד בדרישה זו.
- הדפסה חסכונית: בשנים האחרונות גוברת המודעות להשפעה שלנו על הסביבה. מודעות זו מובילה לשינויים במאפייני המדפסות, ולמידה שבה הן תומכות בשימוש חסכוני באנרגיה. מדפסת ישנה, שאינה כוללת אפשרות להדפסה דו-צדדית, ואינה חסכונית באנרגיה עלולה להזיק לסביבה, וייתכן כי יש מקום להחליף אותה במדפסת מתקדמת יותר.
- דרישות מיוחדות: לכל מדפסת המאפיינים הייחודיים שלה. מלבד מדפסות שחור-לבן ומדפסות צבע ישנן מדפסות משרדיות הכוללות אפשרויות מתקדמות כגון חירור ושידוך, כריכה והדפסה על גבי מדבקות או מעטפות. אם שירותים מסוג זה נחוצים לעסק לעיתים קרובות, כדאי לשקול לרכוש מדפסת מתאימה שתמנע את הצורך לפנות לבית דפוס, ותאפשר לייעל העבודה בקלות.
