איך לבחור פתרון הדפסה שמתאים לקצב העבודה שלכם?

בחירה נכונה של ציוד הדפסה אינה תלויה רק בגודל העסק או במספר העובדים, אלא בעיקר באופן שבו מתבצעת העבודה מדי יום. 

ישנם עסקים קטנים שמדפיסים מאות מסמכים ביום, ולעומתם חברות גדולות שכמעט אינן משתמשות במדפסות. 

לכן, כדי לבחור פתרון יעיל וחסכוני, חשוב להבין את עומסי העבודה האמיתיים ולא להסתמך על הגדרות כלליות. 

במאמר זה נסביר כיצד להתאים את מערך ההדפסה לקצב העבודה של העסק, מהם הנתונים שכדאי לבדוק לפני הרכישה ואילו טעויות כדאי להימנע מהן.

גודל העסק אינו המדד החשוב ביותר

אחת הטעויות הנפוצות היא לחשוב שמספר העובדים הוא הגורם המרכזי בבחירת ציוד הדפסה. בפועל, שני עסקים עם אותו מספר עובדים יכולים להיות בעלי צרכים שונים לחלוטין. 

משרד עורכי דין קטן עשוי להדפיס אלפי עמודים בחודש, בעוד שמשרד הייטק גדול מדפיס בעיקר מסמכים בודדים. לכן, הבחירה צריכה להתבסס על היקף השימוש בפועל ולא על גודל החברה בלבד.

התחילו בניתוח הרגלי ההדפסה

לפני שבוחנים דגמים או מפרטים טכניים, כדאי להבין כיצד מתבצעת העבודה בארגון.
לפני שבוחרים דגם, מומלץ לענות על ארבע שאלות מפתח לאפיון השימוש: 

• כמות יומית: כמה מסמכים מודפסים בממוצע בכל יום עבודה?  
• עומסי שיא: האם קיימות תקופות בשנה או בשבוע העמוסות במיוחד?  
• משתמשים במקביל: כמה עובדים נסמכים על אותה המדפסת בו-זמנית?  
• רציפות תפעולית: עד כמה הפעילות השוטפת תלויה בזמינות ההדפסה? 

נפח ההדפסה החודשי

אחד הנתונים החשובים ביותר הוא נפח הדפסה חודשי. נתון זה מתייחס לכמות העמודים שהעסק צפוי להדפיס מדי חודש, והוא מסייע להבין האם המדפסת מיועדת לעומס העבודה הצפוי. 

בחירה במדפסת שאינה מותאמת לנפח ההדפסות עלולה לגרום לבלאי מואץ, לתקלות חוזרות ולהוצאות תחזוקה גבוהות יותר.

מהו Duty Cycle ולמה הוא חשוב?

במפרטים הטכניים של מדפסות לעסקים מופיע לעיתים המונח Duty Cycle. 

מדובר במספר העמודים המרבי שהמדפסת מסוגלת להדפיס בחודש מבלי להיפגע מבחינת ביצועים או אמינות. חשוב להבין שזהו נתון מקסימלי ולא המלצה לעבודה שוטפת. 

אם העסק עובד באופן קבוע קרוב לגבול הזה, כדאי לבחור מדפסת בעלת קיבולת גבוהה יותר כדי לשמור על אורך החיים של הציוד.

מהירות ההדפסה משפיעה על הפרודוקטיביות

כאשר מספר עובדים משתמשים באותה מדפסת, גם מהירות ההדפסה הופכת לגורם משמעותי. המתנה ממושכת להדפסת מסמכים עלולה לעכב תהליכי עבודה ולפגוע ביעילות. 

לעומת זאת, עסקים שמדפיסים מסמכים בודדים מדי פעם לא תמיד זקוקים למדפסת מהירה במיוחד. התאמת המהירות לעומס העבודה תאפשר ניצול טוב יותר של המשאבים.

התאימו את סוג המדפסת לאופי העבודה

לא כל עסק זקוק לאותו פתרון. ברוב המשרדים, מדפסת לייזר תהיה הבחירה המתאימה בזכות מהירות העבודה ועלויות התפעול הנוחות. 

עם זאת, עסקים שמפיקים שרטוטים, תוכניות או חומרי שיווק גדולים עשויים להזדקק גם לפתרונות כמו מדפסת A3. חשוב לבחור את הציוד בהתאם לסוג המסמכים שהעסק מדפיס באופן קבוע.

מתי כדאי לשקול מכונת צילום תעשייתית?

כאשר נפח העבודה גבוה במיוחד, מדפסת משרדית רגילה עלולה שלא להספיק. 

ארגונים שמדפיסים אלפי מסמכים בחודש, סורקים מסמכים בכמויות גדולות או מבצעים עבודות צילום באופן שוטף יכולים להפיק תועלת מהפונקציונליות של מכונת צילום תעשייתית. 

פתרון כזה מיועד לעומסי עבודה גבוהים ומספק בדרך כלל מהירות, אמינות ותפוקה גבוהות יותר.

טעויות שכדאי להימנע מהן

בעלי עסקים רבים מבצעים טעויות שחוזרות על עצמן בעת בחירת ציוד הדפסה לעסק. 

בין הנפוצות שבהן:

• בחירה לפי מחיר בלבד.
• התעלמות מנפח ההדפסות בפועל.
• רכישת מדפסת בעלת קיבולת נמוכה מדי.
• בחירת ציוד מתקדם מדי שלא באמת ינוצל.
• התעלמות מעלויות התחזוקה והמתכלים.

טעויות כאלה עלולות לגרום להוצאות מיותרות ולפגוע ביעילות העבודה לאורך זמן.

חשבו גם על הצמיחה העתידית

עסק שמתכנן להתרחב בשנים הקרובות צריך להביא זאת בחשבון כבר היום. 

אם צפויה עלייה במספר העובדים או בגודל הפעילות, ייתכן שכדאי לבחור פתרון שיכול להתמודד גם עם עומסי עבודה עתידיים. 

בחירה חכמה היום יכולה לחסוך את הצורך בהחלפת ציוד בתוך זמן קצר.

השירות חשוב לא פחות

גם הציוד האיכותי ביותר עלול להזדקק לתחזוקה או לתיקון. לכן, מעבר למפרט הטכני, כדאי לבדוק מי מספק את השירות, מהי זמינות הטכנאים, כיצד מתבצעת אספקת הטונרים ומהו זמן התגובה במקרה של תקלה. 

עבור עסקים שמסתמכים על הדפסה כחלק בלתי נפרד מהעבודה, שירות איכותי הוא חלק מהפתרון ולא רק תוספת.

השורה התחתונה

כדי להבטיח התאמה מדויקת בין הצרכים בפועל לבין המפרט הטכני, מומלץ להיעזר באפיון מקצועי
ציוד הדפסה צריך להשתלב באופן טבעי בקצב העבודה של העסק ולא להפוך לגורם שמעכב אותו. 

כאשר בוחנים את נפח ההדפסות, סוג המסמכים, עומסי העבודה והצרכים העתידיים, קל הרבה יותר לבחור פתרון שישרת את הארגון לאורך זמן. 

אם אתם מתלבטים איזה פתרון הדפסה יתאים לאופי הפעילות שלכם, צוות יזמקו ישמח לסייע לכם לאפיין את הצרכים, לבחון את עומסי העבודה ולהתאים פתרון מקצועי שיאפשר לעסק לעבוד בצורה יעילה, רציפה וחסכונית לאורך שנים.

שאלות נפוצות

מתי כדאי להוסיף מדפסת נוספת במקום להחליף את הקיימת?

כאשר נוצרים עומסים בשעות מסוימות, יש מחלקות עם צרכים שונים או זמני ההמתנה מתחילים לפגוע בעבודה השוטפת, לעיתים הוספת מדפסת נוספת תהיה פתרון יעיל יותר מהחלפת כל המערך.

האם כדאי לבצע בדיקה תקופתית של מערך ההדפסה?

בהחלט. בחינה תקופתית של דפוסי השימוש, ביצועי המדפסות והצרכים המשתנים של העסק יכולה לסייע בזיהוי צווארי בקבוק, בשיפור היעילות ובהפחתת עלויות לאורך זמן.

מהי העלות הממוצעת להדפסת עמוד במדפסת משרדית?

העלות משתנה בהתאם לסוג הטכנולוגיה (לייזר מול הזרקת דיו) וסוג המסמך (שחור-לבן מול צבע). אפיון נכון של נפח ההדפסה מאפשר לחשב מראש את המחיר מדויק לדף ולהוזיל את עלויות התפעול השוטפות.