מגזין הפתרונות של יזמקו

היתרונות שבמעבר לשירותי מדפסות חיצוניים

גם היום, בעידן האינטרנט מדפסות למשרד הן עדיין מצרך מבוקש. אם העובד נדרש לקרוא טקסט ארוך הוא יעדיף פעמים רבות להדפיס את המסמך ולסמן לעצמו הערות על גבי העותק המודפס. גם הדפסה של מסמכים וחוזים מחייבת אחזקה של מדפסת איכותית. מדפסות רבות כוללות גם תכונות אחרות כגון אפשרויות סריקה, שליחת פקס וצילום, ועל כן מקומן במשרד מובטח. יחד עם זאת, מדפסות לעסקים עלולות למשוך חלק לא קטן מתקציב צרכי המשרד, וזה עוד לפני שלוקחים בחשבון את הצורך בתחזוק שוטף ובאספקת חומרים. בדיוק מסיבה זו, בתי עסק רבים עוברים להשתמש בשירותי מדפסות חיצוניים המאפשרים גם חיסכון משמעותי בעלויות. להלן סקירה קצרה של הנושא.

יישור קו

עוד לפני התחלת העבודה על שירותי מדפסות חיצוניים, חשוב מאוד שבית העסק יבצע ספירת מלאי של המדפסות למשרד שיש ברשותו. לעתים קרובות חדרים שונים של המשרד או מחלקות שונות הופכות להיות מעין מחסנים למדפסות ישנות שכבר אינן פעילות או שאינן עובדות כשורה. ספקית שירותי ההדפסה שנבחרה יכולה לסייע גם בשלב זה, ולבחון אילו מן המדפסות עובדות ביעילות ובמהירות, ואילו מהן פוגעות בפעילותו התקינה של בית העסק. כך ניתן יהיה לנפות את אותן מדפסות שכבר אינן חסכוניות ושעלות הדיו החודשית שלהן מסתכמת בעלותה של מדפסת חדשה וחסכונית הרבה יותר. בדיקת מלאי ייתכן שאף תאתר מדפסות שלכאורה אינן יצאו לשימוש, אך תיקון קטן עשוי להחזיר אותן לפעולה מהירה ויעילה.

הגדרת צרכים

 לאחר שהמלאי של בית העסק נבדק ותועד, תבדוק ספקית השירות האם צי המדפסות הקיים אכן משרת את המטרות של בית העסק. ישנן חברות  שבהן לא בהכרח כל חדר יצריך שימוש יומיומי במדפסת ובמקרים אלו ניתן לרכז את עבודות ההדפסה הבודדות למדפסת מרכזית אחרת במשרד. לעומת זאת, ייתכנו מצבים שבהם עובדים רבים הנזקקים לשירותי הדפסה נאלצים לקטוע את מהלך העבודה התקין על מנת למצוא מדפסת פעילה ותקינה במקום אחר במשרד. ישנן גם עובדים שאולי לא יזדקקו לשירותי הדפסה, אך יצטרכו אולי לעשות שימוש בפונקציות הסריקה והפקס. על כן, יש לבצע בדיקה מעמיקה של צרכיה של כל מחלקה במשרד ובהתאם לזה לבנות את תכנית הפעולה הנדרשת. ספקית השירות תסייע בתהליך זה של הגדרת הצרכים, תוך הסתמכות על הידע הרב שצברה ועל היכרות מעמיקה של עולם המדפסות.

חידוש, רכישה ותחזוקה

במשרדים רבים, אחת הסיבות לליקויים בפעולתן של מדפסות היא תחזוק שאינו מספק. גם פעולתן של מדפסות איכותית וחדשות עלולה להיפגע אם אין דואגים לניקוי ראוי ולשימוש בחומרים מתאימים ואיכותיים. במיוחד במשרדים שבהם אין גורם אחד האחראי לתפקודן של המדפסות כדאי לפנות לחברה חיצונית. שירותי מדפסות חיצוניים יוכלו לבחון את המדפסות הקיימות, לחדש או לתקן את אלו שניתן ולהוציא משימוש את אותן מדפסות שהן מקור לבזבוז משאבים. בעת הצורך יוכל בית העסק לבקש המלצות לרכישתן של מדפסות חדשות על פי הצרכים הקיימים. כחלק מתהליך העבודה ניתן להתקין במדפסות לעסקים חיבור שיאפשר לשלוט עליהן מרחוק, וכך תקבל ספקית השירות התרעה במקרה של תקלות. באופן זה ניתן יהיה לטפל בבעיות און-ליין במהירות, ובעת הצורך לשלוח טכנאי שיטפל בבעיה. כך תוכל העבודה השוטפת במשרד להימשך כסדרה ותהליך ההדפסה יהפוך להיות מהיר, יעיל ולא פחות חשוב מכך – חסכוני.

תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *