מגזין הפתרונות של יזמקו

למה כדאי לכם לשכור מדפסת משולבת?

מלאכת ניהול המשרד עברה שינויים רבים בעשור האחרון, והיום היא ניצבת בפני אתגר משמעותי. עליה לשלב בין תהליכי דיגיטציה וסביבת עבודה ממוחשבת לבין שימוש במסמכים מודפסים המצריכים גם עיבוד ותיעוד. כדי להתמודד עם הדרישות המורכבות של דרך עבודה זו, נעזרים היום במדפסת משולבת הכוללת את כל הפונקציות הדרושות לניהול של משרד מודרני. אך האם לשם כך יש צורך בהכרח לרכוש את המדפסת ומהם היתרונות שיש לשכירתה? כל התשובות וטיפים נוספים מייד.

מהי מדפסת משולבת?

לפני שנתחיל לדון ביתרונות שיש לשירותי ההשכרה, חשוב להבין מהן הפונקציות המייחדות את המדפסת המשולבת ומה הופך אותה לכלי חשוב כל כך בניהול המשרד בעידן הנוכחי.

  • הדפסה ישירה מעמדת המחשב: זוהי כמובן הפונקציה המוכרת והוותיקה ביותר, כאשר היום שליחת המסמך להדפסה מתבצעת בדרך כלל באמצעות חיבור אלחוטי המבטיח חוויית שימוש נוחה וקלה. מאפיין זה מאפשרת להחזיק במשרד מדפסת מרכזית אחת שאליה נשלחות כל עבודות ההדפסה של העובדים.
  • צילום: מדפסת משולבת משמשת אותנו גם לצילום של מסמכים, למשל קבלות או אישורים שמציגים הלקוחות או הפקת העתקים של הזמנות ציוד מספקים.
  • סריקה של מסמכים: פעולה זו היא אחת השמישות ביותר היום, שכן היא מאפשרת לנו לסרוק ישירות למחשב כל מסמך פיזי. באופן זה, ניתן לשמור על תיעוד מסודר של כל המסמכים של בית העסק.
  • שליחת דוא"ל: מדפסות משולבות מתקדמות כוללות היום חיבור לרשת האינטרנט וכך הן מאפשרות לסרוק מסמכים ולשלוח אותם ישירות לנמען, מבלי שנצטרך לגשת לשם כך לעמדת העבודה שלנו.
  • שליחת פקס: כיום עיקר התקשורת המשרדית מבוצעת באמצעותה הדואר האלקטרוני, כך שפעולה זו כבר פחות רלוונטית. עם זאת, מוסדות, אנשים פרטיים וחברות עסקיות רבות עדיין נעזרים בפקס, ועל כן המדפסת המשולבת כוללת גם אפשרות פעולה זו.

בשורה התחתונה – מדפסת משולבת מאפשרת לנו לבצע היום חמש פעולות שונות שבעבר התבצעו על ידי כמה מכשירים נפרדים (מדפסת, מכונת צילום, מכשיר פקס וסורק). בזכות התכונה הייחודית הזאת שלה, היא מספקת פתרון יעיל וחסכוני לכל משרד.

לרכוש או לשכור?

יעילותה של המדפסת המשולבת אינה מוטלת בספק, והיא נחוצה לשגרת העבודה היום-יומית בכל משרד. אך האם זה אומר שעלינו לרכוש אותה? בפירוש לא. להיפך, להשכרה של מדפסת משולבת יש כמה יתרונות מרכזיים:

  • עלויות: במרבית המקרים, עלות הרכישה של מדפסת משולבת גבוהה מעלות ההשכרה שלה. אז לפני שאתם רוכשים מדפסת בצעו סקר שוק, והשוו את עלויות הרכישה לעומת עלויות ההשכרה.
  • ניהול מלאי בהתאם לצרכים: השכרת מדפסת משולבת מאפשרת לנהל את מלאי המדפסות על פי צורכי המשרד. לדוגמה, בתקופה שבה יש צורך בהדפסה של חומרים רבים, ניתן לשכור מדפסות, ולאחר מכן אפשר להחזיר אותן בחזרה לספק השירות. באופן זה, ניהול המיכון המשרדי נעשה יעיל וחסכוני הרבה יותר.
  • שירות לקוחות: כאשר משכירים מדפסת, ניתן גם לקבל שירותי תמיכה ושירותי טכנאי מהחברה המומחית בתחום זה. כך השימוש במדפסת והטיפול בה הופך להיות נוח הרבה יותר וגוזל פחות משאבים מהעובדים.
  • שדרוג בקלות: אם אתם רוכשים מדפסת אתם מתחייבים להשתמש באותו הדגם לשנים הקרובות. אך השכרה של מדפסת מאפשרת לכם לשדרג אותה בקלות יחסית, וכך להתנסות בדגמים שונים ולבחור את זה המתאים ביותר לצורכי העסק שלכם.
  • פינוי קל של מדפסת ישנה: כמעט בכל משרד ניתן למצוא מדפסות ישנות שחדלו לעבוד וכעת תופסות מקום אחסון יקר. אך כאשר אתם משכירים מדפסת, הפינוי שלה הוא באחריות ספק השירות, ולכם רק נותר לבחור את המדפסת החדשה שלכם.

טיפים לסיום

ישנם כמה טיפים העשויים לסייע לכם לבחור את המדפסת המתאימה לכם:

  • צבעוני או שחור לבן? במרבית בתי העסק, מעדיפים היום לבחור במדפסת שחור לבן. מדפסת מסוג זה היא בדרך כלל חסכונית יותר, ולרוב אין כלל צורך בהדפסה צבעונית במשרד. עם זאת, ישנם מקרים שבהם בכל זאת כדאי לשקול להחזיק במשרד מדפסת צבעונית אחת. לדוגמה, אם בבית העסק מפיקים דרך קבע עלוני פרסום או חוברות הדרכה לעובדים שנדרשים להיות מודפסים בצבע ובאיכות גבוהה, רצוי לשקול להחזיק מדפסת צבעונית אחת לשימוש המחלקות הרלוונטיות.
  • הגדירו במדויק את צורכי ההספק ואת הפונקציות המבוקשות: כל משרד פועל בקצב שונה ולכל משרד הצרכים שלו. כדי להתאים את המדפסת לצרכים שלכם, חשוב מאוד לקרוא היטב את המפרט הטכני של המדפסת ולהבין באילו פעולות היא תומכת ומהו ההספק שלה. למשל, אם אתם זקוקים למדפסת מהירה מאוד, שימו לב לכמות הדפים שאותם היא מפיקה בדקה, ואם דווקא חשובות לכם יכולות הסריקה בררו אם הסריקה מתבצעת בצבע ומהי הרזולוציה שלה.
  • דרישות אבטחה: מדפסות משולבות הן מקור למידע שיכול להיות גם מידע מסחרי חסוי או מידע רגיש של לקוחות. עובדים שולחים להדפסה מסמכים חשובים, סורקים באמצעותה מסמכים סודיים של לקוחות ומקבלים הודעות פקס. על כן חשוב לוודא שדרישות האבטחה של המשרד זוכות למענה המספק הגנה הולמת גם לבית העסק וגם ללקוחותיו. לשם כך ניתן היום להיעזר באמצעי הגנה כגון קוד אישי המאפשר לשלוח עבודת הדפסה למדפסת מרכזית ולהשלים את ההדפסה רק בעת הזנת קוד אישי. אם אתם מתלבטים מהו הפתרון המתאים עבור העסק שלכם, כדאי לפנות לחברה המתמחה בתחום ולהתייעץ איתה לפני שכירת המדפסת.
  • עבודה מרחוק: כיום חלק בלתי מבוטל מכוח העבודה מנהל את יום העבודה שלו מהבית. עם זאת, גם במצב זה עדיין יש אפשרות לתקשר עם המדפסת המשרדית מרחוק. אם מאפיין זה הכרחי לעסק, מומלץ להתייעץ עם נציג השירות של החברה בטרם שכירת המדפסת או רכישתה.
תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *