מגזין הפתרונות של יזמקו

עדכוני טכנולוגיות לעסקים קטנים

טכנולוגיות לניהול מסמכים מהוות היום אחד מכלי העבודה המרכזיים בכל בית עסק. על כן, על מנת לבנות עסק אפקטיבי המנוהל היטב, חשוב לשים לב לעדכונים השונים הנוגעים למערך זה. במסגרת זו, יש לבחון גם את צי המדפסות העומד לרשות העסק, ואת העלות הכספית הכרוכה בהחזקתן. אומנם אין בהכרח צורך לוותר על ציוד תקין, אך לעתים קרובות, מדפסות ישנות פוגעות ביעילות העבודה וגורמות לעיכובים רבים. על כן, מדי פעם מומלץ לבחון את החידושים בתחום, ועל כך במאמר הבא. 

חיסכון כספי

בשקט-בשקט, בלי שמרגישים, עלויות ההדפסה במכונה המשרדית, עלולות לנסוק. מטבע הדברים, ככל שמכונה היא חדשה יותר, כך היא פועלת ביעילות יותר ובמהירות גבוהה יותר. מכונות ישנות, לעומת זאת, נוטות להתקלקל לעתים קרובות יותר, והן גם דורשות תחזוקה תכופה יותר. על כן, מדי פעם מומלץ לבצע בדיקת מלאי כללית במשרד, שתבחן את מצבן של המכונות השונות. במסגרת בדיקה תקופתית זו, חשוב לבדוק לא רק את טיב פעולתן של המכונות אלא גם את תחלופת מחסניות הדיו ואת עלותן. אם מתברר כי עלות מחסניות הדיו של מכונה מסוימת היא גבוהה מאוד, כדאי לבדוק האם החלפתה של המדפסת תאפשר חיסכון חודשי משמעותי. בדיקת המדפסות צריכה להיות קפדנית, והכרחי לוודא כי המכונה מושכת כראוי את הדף להדפסה. אם מתגלה כי המכונה נתקעת לעתים קרובות וכי יש צורך בחילוץ של הדף המקומט מתוך המכונה, ייתכן כי הגיעה העת לרכוש מכונה חדשה. מכונות הנוטות להיתקע, ומכונות שאינן מושכות כראוי את הדפים, עלולות ליצור עיכוב משמעותי בעבודה ולפגוע בהשלמתן של מטלות יום-יום.  

רב תפקודיות

בימים עברו, היה נהוג להחזיק בכל משרד מספר מכונות שונות שמילאו את הפונקציות הנדרשות בשגרת העבודה. על כן, בכל משרד היה ניתן למצוא מכונת צילום, מדפסת המחוברת למחשב, מכשיר פקס ומכשיר סריקת מסמכים. כך, מלבד הצורך לתפעל ולתחזק מספר מכשירים שונים, היה מנהל העסק נדרש למצוא מקום לאחסן את כולם. אך כיום, אין בכך כל צורך; את כל הפונקציות השונות – צילום, הדפסה, סריקה ושליחת פקס, יכולה למלא מדפסת משולבת אחת. כשמדובר במשרד קטן יחסית, לעתים תספיק גם מכונה אחת או שתיים, וכך ניתן לחבר באופן אלחוטי את כל המחשבים לאותה המדפסת. דרך פעולה זו גם מקלה את ההתקשרות עם ספקי הטונר, שכן כל ההזמנות מבוצעות ממקור אחד, ואין צורך להזמין טונרים שונים עבור מכונות שונות.

תמיכה בסביבות עבודה שונות

עולם העבודה עבר בעשור האחרון שינויים רבים  ומרחיקי לכת. בזכות החידושים הטכנולוגיים, עובדים רבים אינם מחויבים לעבוד מהמשרד או שהם עובדים מתוך המחשב האישי שלהם, וכך נוצרות סביבות עבודה מגוונות. מצב זה מצריך ביצוע של שינויים רבים במקום העבודה, וגם מכונות ההדפסה והצילום נדרשות להסתגל. בעבר, החיבור למדפסות ולמכונות הצילום היה חוטי, ועל כן מסורבל יותר, אך כיום החיבור האלחוטי הוא יעיל הרבה יותר, ומאפשר לחבר מכשירים שונים בקלות וביעילות. ישנן מכונות המאפשרות גם חיבור באמצעות הטלפון הסלולרי וכך, גם עובד שאינו נוכח במשרד עצמו יכול לשלוח בעת הצורך מסמך להדפסה.

החידושים הטכנולוגיים לא פסחו גם על תחום המדפסות, ומדי שנה ניתן למצוא עדכונים חדשים ותכונות ייחודיות המאפשרות פונקציות רחבות יותר וחיסכון משמעותי יותר. על כן, מפעם לפעם כדאי לבצע בדיקה של תפקוד המדפסות הקיימות ולבחון אפשרויות לשיפור פעולות ההדפסה במשרד.

תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *