שירותי הדפסה מנוהלים - יעיל יותר
הצלחתו של כל בית עסק תלויה בראש ובראשונה באופן שבו מנוהלים המשאבים שלו.
שירותי הדפסה, גם כיום בעידן הדיגיטלי, עדיין תופסים חלק ניכר תקציב בית העסק.
אין מדובר בעלות הנייר בלבד, אלא גם בעלותו של הטונר, ואם מדובר במכונות הדפסה צבעוניות, הרי מחיר ההדפסה נוסק.
לצד כל אלו ישנה גם עלות המכונה עצמה והעלות השוטפת של התחזוקה שלה.
כיצד ניתן לייעל את שירותי ההדפסה במשרד? במאמר הבא.
ממפים את המצב הקיים
עוד לפני שמבצעים אי אלו שינויים במערך המדפסות של החברה, חשוב מאוד למפות באופן יסודי את המלאי הקיים.
לשם כך יש לבדוק כמה מדפסות פעילות ותקינות קיימות במשרד, ומה הן מצבן.
במסגרת בדיקה זו חשוב גם לבחון מה הן העלויות של תחזוקת המדפסות;
ייתכן כי בדיקה זו תעלה כי ישנן מדפסות שעלות התחזוקה שלהן גבוהה כל כך, עד שאין טעם להחזיק בהן.
לאחר בדיקת המלאי הבסיסית, חשוב לבחון מה הם צורכי ההדפסה של המשרד, ולוודא כי הם אכן זוכים למענה ראוי.
לשם כך יש לבדוק את פריסת המדפסות במשרד ואת אופן השימוש בהן.
בדיקה זו עשויה להצביע על כך שנדרש שינוי במיקום המדפסות השונות על מנת להפוך את פעולתן לאפקטיבית יותר.
כך למשל, מומלץ למקם מדפסת רב תכליתית במיקום מרכזי המאפשר לה לשרת היטב את כל עובדי המשרד.
עניין נוסף שיש לבדוק במסגרת המיפוי המוקדם, הוא סוג הדגמים שיש במשרד.
נושא זה חשוב במיוחד אם מתכננים לרכוש מדפסות חדשות, שכן אם מתברר כי ישנו דגם המתאים יותר לצורכי המשרד (לעומת האחרים) יש להעדיף את השימוש בו.
מחדשים את צי המדפסות
לאחר שבוצעה הערכת מצב ראשונית הכוללת הגדרה ברורה של צורכי ההדפסה במשרד, ניתן להתפנות לחידוש צי המדפסות של בית העסק.
במסגרת חידוש זה ישתלם לעיתים להחליף גם מדפסות תקינות הפועלות באופן איטי, או מכונות צילום שעלות התחזוקה שלהן יקרה.
בשוק קיים היום מגוון רחב מאוד של מדפסות למשרד שעלות התחזוקה שלהן נמוכה יחסית, וחלקן הגדול כולל פונקציות מרובות כגון סריקת מסמכים וצילומם ושליחת פקס.
בעבר היה נהוג להחזיק מספק מכונות – אחת עבור כל פונקציה – אך כיום ניתן למצוא מכונה המסוגלת לבצע את כל הפעולות הללו, וכך לחסוך מקום אחסון במשרד.
על מנת לבחור את הדגמים הרצויים מומלץ להתייעץ עם גורם מקצועי, וכדאי לשקול לרכוש את כל המדפסות מספק אחד.
כשיש גורם אחד המספק שירות למדפסות, ניתן יהיה להקל את ניהול שירותי ההדפסה במשרד.
בוחרים בתוכנת ההדפסה הנכונה
אמצעי נוסף שעשוי לסייע בייעול מערך המדפסות ומכונות הצילום, הוא בחירה בתוכנה ייעודית המתאימה לדרישות מנהלי העסק.
תוכנה לניהול הדפסה מאפשרת מעקב רציף אחר עבודות ההדפסה במשרד;
באמצעותה ניתן לדעת אילו מחלקות במשרד נזקקות הכי הרבה לשירותי ההדפסה, מהי תדירות ההדפסה, ומה הן הכמויות.
מלבד כל אלו, מאפשרת תוכנת ההדפסה לנהל את מלאי הטונר, וישנן תוכנות שאף שולחות התרעה למנהל המשרד כאשר הטונר עומד להסתיים.
כל הצעדים שהוזכרו לעיל יסייעו בניהול אפקטיבי של המדפסות במשרד, ועל כן מפעם לפעם מומלץ לבצע בדיקה מעמיקה ולרענן את מלאי המדפסות הקיים.
