איך ניהול מסמכים דיגיטלי יכול לחסוך שעות ארוכות של עבודה

ככל שאנחנו מתקדמים מבחינה טכנולוגית, כך חלקים גדולים יותר מהחיים שלנו עוברים לעולם הדיגיטלי. אם בעבר חברות היו צריכות להדפיס מסמכים המיועדים לשליחה או לתייק מסמכים כשהם מודפסים, היום מרבית התקשורת ושמירת המסמכים בכלל נעשית בצורה דיגיטלית. ישנם מסמכים שנשמרים בתיוק בקלסרים כי החוק מחייב לשמור אותם כך לתקופה מסוימת או כגיבוי בנוסף לסריקתם והפיכתם למסמך דיגיטלי. ניהול מסמכים דיגיטלי הוא חסכוני מכל הבחינות, גם חוסך בזמן ובשעות עבודה מיותרות, חוסך מקום אחסון במשרד וגם אקולוגי- חוסך שימוש במיותר בנייר.

שליפת מסמך בקלות מתוך המערכת לחיסכון בזמן חיפוש

אחד היתרונות של ניהול מסמכים דיגיטלי שנעשה באמצעות תוכנה ייעודית לניהול מסמכים הוא האפשרות לשלוף מסמך בקלות מתוך המערכת. אין צורך לדעת בדיוק באיזו תיקיה המסמך שמור אלא לחפש אותו ממש כפי שמתבצע חיפוש בגוגל. הקשת אותיות ראשונות כבר תאפשר לכם לשלוף את המסמך מתוך ים המסמכים ששמור במערכת.

שמירת מסמכים בענן: חיסכון במקום גם במחשבי החברה

שמירה בענן היא לא דבר חדש ומוכרת כבר מאוד. עדיין נציין אותה כחלק מהמעבר לניהול מסמכים חכם בעידן הדיגיטלי. ממש כפי שמסמכים תופסים מקום כשהם מתויקים בקלסרים על המדף, כך הם תופסים מקום כשהם שמורים על גבי המחשב. עניין הזיכרון שישנו במחשב ונפח המקום מוכר לכולנו היטב גם מהמחשבים וגם מהסמארטפון. מערכות ניהול מסמכים חדשות מאפשרות שמירת מסמכים רבים בענן ושליפתם בקלות. יש  החוששים כי  שמירה בענן הופכת את המסמך לפחות מאובטחים. אז המסמכים מאובטחים לא פחות ואפילו יותר מאלה השמורים על גבי המחשב. במערכות אלה ישנה אבטחת מידע המבטיחה שהמסמכים יהיו שמורים בצורה בטוחה גם על גבי ענן.

ריכוז כלל המידע במערכת אחת

נהפוך רגע שוב את הוירטואלי לפיזי: איך יהיה נוח יותר למצוא מסמך, אם ישנם קלסרים שונים בו הוא יכול להיות מתויק או כאשר הכל מרוכז במקום אחד אך מסודר לפי קטגוריות. כמובן שריכוז במקום אחד יקל על הדברים. כך גם כשמדובר על סביבה וירטואלית. כשישנן מערכות מידע שונות שכל אחת מתנהלת ברשות עצמה ללא סנכרון ביניהן הדבר מקשה מאוד. התנהלות חכמה נעשית באמצעות מערכת מטה דאטה, מערכת אחת שמרכזת בתוכה את הכל כך שאין צורך לנבור בתיקיות (שגם כשהן וירטואליות הדבר לוקח זמן) אלא בחיפוש פשוט המסמך יעלה תופך מספר שניות. בנוסף, כך גם אין שמירה של אותו מסמך במספר מקומות, מה שמכביד על המערכת

סריקה, צילום והדפסה בצורה חסכונית ומאובטחת

רוב המסמכים המגיעים לחברה שלא בצורה דיגיטלית: כפקס, מכתב וכו' נסרקים. ראשית הסריקה היום מהירה וכך גם צילומי מסמכים. כאשר מסמך נסרק או מצולם הוא מקבל ברקוד שרק אתו ניתן לפתוח את המסמך. כך הוא מאובטח ורק הגורמים המתאימים יכולים לפתוח אותו. גם הדפסה נעשית בצורה מאובטחת באמצעות מדפסת חסכונית וחכמה. כאשר עובד שולח מסמך להדפסה הוא אינו מודפס כל עוד אותו עובד לא מגיע למדפסת ומזדהה באמצעות טביעת אצבע, קוד או כרטיס עובד. כך ניתן להבטיח שמסמך יודפס רק ברגע המתאים ולא ישכח ויתגלגל לידיים לא מתאימות וגם הדבר חסכוני- מסמך לא יודפס באופן אוטומטי אלא רק כאשר יש הצדקה להדפסתו. משליחתו להדפסה ועד מתן ההוראה לאחר הזדהות המסמך שמור במדפסת וממתין.

שיתוף מסמכים בצורה קלה ופשוטה

ככל שחברה גדולה יותר מידע מוזרם אליה וממנה בקצב מהיר יותר. חברות גדולות כוללות גם עובדים רבים יותר וגם מתפרשות פיזית על פני שטח גדול יותר, בין אם על פני מספר קומות ובין אם אפילו מחלקות שונות נמצאות באזורים שונים בארץ ואפילו בעולם. ניהול מסמכים בצורה חכמה ויעילה כולל גם אפשרות לשיתוף בצורה קלה ונוחה. לעיתים עובד מקבל מסמך שירצה לשתף בו מחלקה שלמה או אפילו את כל עובדי החברה. את המסמך אפשר להעלות דרך המחשב או הנייד ולשתף בקלות.

מערכת אחת, גישה שונה

כדי שמערכת ניהול מסמכים תהיה לא רק קלה לתפעול ונוחה לשימוש- אחסון ושליפת מידע אלא גם בטוחה, היא צריכה להיות מתואמת לסיווגי מסמכים שקבעתם בחברה ולמערכת ההרשאות הקובעת את הרשאתו של כל עובד על פי הדרג שלו, מהבכיר ביותר עד לזוטרים וגם על פי תחום עיסוקו בחברה. מערכת ניהול מסמכים חכמה מאפשרת אמנם לשלוף מידע בקלות אך רק לגורמים המתאימים. אם לעובד מסוים לא אמורה להיות גישה למסמך כזה או אחר, שליפת המסמך מהמערכת לא תתאפשר.

חתימה דיגיטלית נוחה תורמת לחיסכון במקום

מסמך החתום דיגיטלית מאפשר שמירתו באופן פיזי בקלסר זמן קצר בהרבה מאשר אם היה חתום ידנית. ישנם מסמכים שיש לשמור במשך שבע שנים, למשל מסמכים חשבונאיים כאלה ואחרים. ישנן מערכות לניהול מסמכים באמצעותן ניתן לחתום דיגיטלית ללא שימוש בתוכנות חתימה אחרות. שתי חתימות דיגיטליות מאושרות על המסמך ותוכלו לשמור את המסמך פיזית במשך שנה בלבד, מה שיפנה מקום אחסון באופן משמעותי למסמכים אחרים הדורשים תיוק.

לסיכום, ניהול מסמכים דיגיטלי הופך את הכל לפשוט יותר כל עוד משתמשים בכלים הנכונים כמו מערכות ניהול מסמכים חכמות. ואם כבר נדרשים גם מסמכים פיזיים, שימוש במיכון משרדי חכם כמו מדפסות המאפשרות הדפסה מאובטחת ומשלבות בתוכן גם סורק, מכונת צילום ופקס יחסוך זמן ויהיה יעיל.