לאחד את הסורק, המדפסת והמכונת צילום
גם כיום, בתקופה שבה חלק גדול מהעבודה השוטפת מתבצעת באמצעות המחשב, עדיין קיים צורך ממשי בשירותי הדפסה, כמו גם בשירותי סריקה וצילום של מסמכים שונים.
בתי עסק מדפיסים חוזים, קבלות ומסמכים אחרים ולשם כך יש להם צורך במכונות הדפסה, פקס וסריקה.
אך לעתים קרובות, ישנה אפשרות לאחד את כל הפונקציות הללו במכונה אחת ולהפוך את עבודת המשרד לאפקטיבית הרבה יותר.
היתרונות שבאיחוד מכשירים
בתי עסק שעדיין מתלבטים בכל הקשור לאיחוד בין מכונות ההדפסה, הסריקה והצילום במשרד, כדאי שישקלו את היתרונות הבאים.
כאשר בוחרים להשתמש במכונה אחת המבצעת את כל הפעולות הנדרשות במשרד, ניתן לחסוך במקום, ובאותה ההזדמנות לסלק מכשירים שאינם בשימוש וליצור סביבת עבודה מסודרת ונעימה יותר.
הבחירה להשתמש במכונה אחת בלבד מאפשרת למנהלי המשרד להפוך את הכשרת העובדים ליעילה הרבה יותר, שכן כעת נדרשים העובדים ללמוד להשתמש במכשיר אחד בלבד ולא בכמה מכשירים שונים.
האפקטיביות של העבודה עשויה לעלות גם בשל הצורך לשמור על קשר עם ספק מרכזי אחד, ולא עם מספר ספקים שכל אחד מהם אחראי על התפעול של מכשיר אחר.
מכונות רב תכליתיות אלו מסוגלות גם לבצע מספר פעולות בו זמנית, והן ניתנות לניהול הרבה יותר קל ונגיש.
מי שעדיין לא השתכנע, להלן חסרונות השימוש במספר מכשירים שונים.
מכונות שונות – ספקים שונים
כאמור היתרונות שבאיחוד המכשירים השונים הם רבים, ועל מנת שמנהל העסק יהיה שלם עם החלטתו, חשוב גם שיהיה מודע לחסרונות שבהמשך עבודה עם מספר מכשירים שונים.
חסרונות אלו נכונים גם לגבי עסקים קטנים אך הם רלוונטים בעיקר לעסקים גדולים.
אחד החסרונות המרכזיים הוא הצורך להיות בקשר עם מספר ספקים שונים שכל אחד מהם דואג למלאי הנדרש ולתיקונים עבור כל מכונת הדפסה או צילום.
הקשר עם הספקים שונים מחייב מעקב מסודר ותמידי על מנת לוודא כי לכל מכונה ומכונה במשרד קיים מלאי מספק.
לעומת זאת, כאשר בוחרים מדפסת משולבת אחת, עובדים מול ספק מרכזי אחד, והעבודה המשרדית הופכת להיות פשוטה ומהירה הרבה יותר.
ניהול מעקב אחר פעולת מכונות הצילום
התפעול והניהול של מכונות צילום, פקס וסריקה עלולים להיות יקרים מאוד.
כאשר מנהל בית העסק נדרש להזמין טכנאי נפרד עבור כל מכונה שדורשת פעולות אחזקה ותיקון, הוא משלם למעשה על פי מספר המכונות במשרד ולא על פי מספר הביקורים של הטכנאי.
במקום שיהיה טכנאי אחד שידאג לאחזקה ולטיפול במדפסת אחת, יש כעת צורך להזמין מספר טכנאים על פי מספר המדפסות במשרד.
גם ניהול המדפסות והמכונות השונות הופך להיות מורכב יותר.
כאשר במשרד יש מדפסת משולבת אחת, אפשר לקבל דוח מסודר שבו מפורטות הפעולות השונות שבוצעו, וניתן לבנות תמונה מלאה וברורה של צרכי ההדפסה של המשרד.
שימוש במדפסת משולבת אחת מאפשר גם בירור מהיר וקל של צרכי המלאי הנדרשים, ואין צורך להזמין מספר טונרים למספר מדפסות שונות.
בסופו של דבר, בחירה במדפסת משולבת אחת הממוקמת באזור נוח ונגיש לכל המשתמשים, עשויה להפוך את העבודה המשרדית למהירה וליעילה הרבה יותר.
