לקנות או להשכיר מכונת צילום - מה עדיף?
כל משרד זקוק למכונת צילום.
זוהי אקסיומה שגם בעידן הדיגיטלי שלנו נותרה תקפה.
שירותי צילום נדרשים בשגרת העבודה היומיומית בכל משרד, החל בצילום של מסמכים בודדים שונים וכלה בעבודות צילום רחבות היקף.
אך כמו כל תחום אחר, גם תחום מכונות הצילום נתון לשינויים רבים ותלוי בהתפתחותה של הקדמה הטכנולוגית.
אז במצב זה של שכלול מתמיד והתקדמות בלתי פוסקת עולה השאלה האם לקנות מכונת צילום או להעדיף השכרה שלה.
הגדרת צרכי המשרד
לפני שמקבלים את ההחלטה הסופית באשר לדגם מכונת הצילום ולאופן רכישת צרכי הצילום של המשרד, חשוב לבצע מחקר מעמיק של הצרכים הקיימים.
מנהלי העסק צריכים לאפיין היטב את הרגלי השימוש במכונת הצילום, להבין מי מעובדי המשרד נזקק לה ביותר ומהן עלויות השימוש הנוכחיות.
לא פחות חשוב מכך הוא מקום האחסון של מכונת הצילום.
האם מכונת הצילום הקיימת במשרד ניצבת במיקום המתאים לה.
האם מיקומה מאפשר לה לשרת היטב את צרכיהם של כל עובדי המשרד, והאם יש בכל זאת מיקום אחר שהוא תואם יותר את דרישות העובדים.
בסופה של הבדיקה הזאת, צריכים מנהלי העסק לקבל תמונת מצב מלאה באשר למצב מכונות הצילום הנוכחי, העלויות הכספיות שלהן, הנקודות הבעייתיות ונקודות אחרות טעונות שיפור.
לאחר ביצוע המיפוי המלא הזה, ניתן לבחון את מגוון הפתרונות הקיימים.
רכישת מכונת צילום
בסיום מיפוי המצב והצרכים של המשרד מגיע השלב הבא – רכישת מכונת צילום או מדפסת משולבת.
כיום קיים מבחר רחב מאוד שעלול ליצור בלבול רב בקרב מי שאינו בקיא בתחום.
לכן, גם בעת קנייה וגם אם הוחלט על השכרת מכונת צילום, מומלץ להתייעץ עם מומחים בתחום.
במסגרת הבדיקה יש לבחון לעומק את המפרט הטכני של מכונת הצילום, לבחון את איכות ההדפסה, את הצורך בהדפסה בשחור-לבן, את מהירות פעילותה של המכונה, ואת מידת החסכונות שלה.
ישנן גם דרישות נוספות הדורשות בחינה;
חשוב להחליט למשל האם נדרש דגם שיכלול גם אפשרות לתקשורת עם התקנים שונים כגון טלפונים ניידים, האם יש צורך באפשרות לבסס קשר בין מכונת הצילום לבין כתובת הדוא"ל של עובדי המשרד, והאם נדרשת אפשרות להדפסה מאובטחת.
שכירות – פתרון מתקדם ויצירתי
בכל משרד כמעט קיים חדר אחד שבו מאוחסנים מכשירים שונים שיצאו מכלל שימוש ושטרם פונו ממקום העבודה.
תחום ההדפסה וצילום המסמכים מתחדש ללא הרף, וכל העת משיקות היצרניות דגמים חדשים ויעילים הרבה יותר.
רכישתה של מכונת צילום חדשה למשרד עלולה להיות הוצאה כספית משמעותית עבור בית העסק, וברוב המקרים יהיה צורך להחליף אותה בדגם חדש יותר לאחר שימוש של מספר שנים.
בדיוק לשם כך, מומלץ ברוב המקרים להעדיף את האפשרות של שכירת מכונת הצילום.
כך אין צורך בהשקעה כספית משמעותית, ואין צורך להתחייב לאותו הדגם לשנים ארוכות.
שכירת מכונת צילום מאפשרת לבית העסק לשדרג את המכונה ביתר קלות, וכך העבודה המשרדית הופכת להיות יעילה הרבה יותר.
מלבד זאת, הבחירה במכונה מושכרת מאפשרת להחזיר אותה לספק בתום השימוש מבלי שיהיה צורך להקציב לה מקום אחסון במשרד או לדאוג לפינוי שלה.
בכל מקרה של התלבטות מומלץ להיוועץ במומחים בתחום שיוכלו לסייע לבעלי העסק לבחור במכונת הצילום שתענה על כל צרכיהם.
