מדריך לקניית מכונת צילום לעסק
בבואו לבנות את מערך הציוד המשרדי, נדרש מנהל העסק לשאלת הצורך במכונת צילום.
ישנם בתי עסק שאינם מחזיקים במכונות צילום במשרד, אלא שאז הם נאלצים להיעזר בשירותים חיצוניים שעלותם עלולה להיות גבוהה מאוד.
על כן, במשרדים שבהם קיים צורך גדול בעבודות הדפסה, מומלץ לשקול לרכוש מכונת צילום שתשרת את בית העסק היטב.
בדיוק לשם כך, מרוכזות במאמר הבא מספר הנחיות שיסייעו בבחירת מכונת הצילום המתאימה.
הגדרת הצרכים של העסק
רגע לפני שממהרים לבחור את מכונת הצילום הבאה של בית העסק, חשוב מאוד לוודא כי אכן בוחרים בדגם העונה על צורכי המשרד של בית העסק.
מסיבה זאת, על מנהל העסק להגדיר אילו פעולות נדרשת מכונת הצילום לבצע ולשם כך עליו לבחון באופן יסודי את שגרת העבודה בבית העסק.
למשל, חשוב שמנהל העסק יידע מהו ההיקף המדויק של עבודות הצילום, ובהתאם לכך, האם יש לו צורך במכונה אחת או יותר.
לפני בחירת הדגם של מכונת הצילום, חשוב גם לברר האם עבודות ההדפסה נעשית בשחור-לבן או שמא יש צורך במכונה המסוגלת להדפיס גם בצבעים.
אם בשגרת היום-יום אין צורך בהדפסה צבעונית, הרי ניתן בהחלט להסתפק במכונה המצלמת בשחור-לבן, ובמקרים שבהם נדרשת הדפסה צבעונית – יש אפשרות להיעזר בשירותי חיצוניים.
לבסוף, מנהל העסק צריך להתחשב כמובן בתקציב העומד לרשותו, ומומלץ שיבחר במכונת הצילום האיכותית ביותר שהוא יכול להרשות לעצמו.
בחירת המפרט הדרוש
לאחר שבוצעה הגדרת צרכים יסודית, צריך מנהל העסק לבנות את המפרט הדרוש לו, ולחפש מכונות צילום העומדות במפרט זה.
לכל מכונה יש נפח עבודה ממוצע, ופעולתה של כל מכונה נמדדת על פי מספר הדפים שהיא מסוגלת להפיק בדקה.
לרוב, מכונות שהן מהירות יותר יאפשרו גם עבודה יעילה יותר במשרד, מכיוון שהעובדים לא יידרשו להמתין זמן רב עד להשלמת פעולתה של מכונת הצילום.
מלבד מאפיין זה, לכל מכונת צילום מאפיינים נוספים ופונקציות נוספות, והללו עשויים אף הם לסייע לעבודה המשרדית.
ניתן למשל לבחור במכונת צילום שאותה אפשר לחבר ישירות למחשב, וכך תהיה אפשרות גם לבצע עבודות הדפסה מתוך מכונה מרכזית אחת שתשמש מחלקה במשרד.
פונקציה נוספת היא סריקה של מסמכים, כאשר כיום ניתן לסרוק את המסמך ישירות לתיבת הדוא"ל, או לשלוח את המסמך לעמית לעבודה.
לבסוף, ישנן מכונות הכוללות אפשרות של שליחת פקס;
מכיוון שמשרדים רבים (במיוחד משרדים ציבוריים או ממשלתיים) עושים עדיין שימוש בכלי זה, מומלץ לוודא כי גם אפשרות זו תהיה זמינה.
שוכרים או קונים?
היום, בניגוד לעבר, מלבד אפשרות של רכישת מכונות צילום, קיימת גם אופציה של השכרת מכונות צילום.
אומנם רבים מעדיפים לרכוש את המכונה, אך להשכרת של מכונות יתרונות רבים.
ראשית, בעת הצורך ניתן לחדש את המכונה ולהחליף את הדגם הישן בדגם חדש ללא צורך לעסוק בהשלכת הפסולת האלקטרונית שהצטברה במשרד.
מלבד זאת, השכרת מכונות צילום כוללת לעיתים גם שירות תחזוקה המאפשר לקבל סיוע במהירות במידה שהמכונה אינה פועלת כשורה.
כך מנהל העסק יכול להיות בטוח ששגרת העבודה המשרדית לא תקטע וכי בכל עת תעמוד לרשותו מכונה זמינה.
