עלויות הדפסה
חלק גדול מעבודות המשרד היום אינו מצריך שימוש במדפסת, ועל כן בתי עסק רבים אינם מקיימים מעקב אחר אופן פעולת המדפסת ואינם מבצעים ניהול נכון של משאב זה.
אך אף על פי שפעולות רבות במשרד מתבצעות דרך המחשב בלבד, פעולות אחרות מצריכות מדפסות למשרד, כמו גם מדפסות משולבות הכוללות אפשרות לשליחת פקסים, סריקת מסמכים וצילומים.
בתי עסק שאינם מקיימים מעקב אחר פעולת המדפסת חסרים מידע חשוב באשר לעלות התחזוקה ולעלות הטונר.
ניהול נכון של משאב זה יכול להביא לחיסכון משמעותי עבור העסק.
ניהול מלאי טונרים
במשרדים רבים לא קיים גורם אחד האחראי על הזמנה של ציוד למדפסות.
במקרים אלו ייתכן בהחלט שמחלקה מסוימת במשרד תזמין מספר טונרים חדשים בעוד שלמעשה כבר קיימים כמה כאלו במחסן.
כך נוצר מצב שבו, בהיעדר גורם מנהל אחד, אין אפשרות לדעת מהו המלאי הקיים במשרד, והאם הוא מנוהל באופן תקין וחסכוני.
ייתכנו גם מקרים שבהם בשל טעות כלשהו עלול עובד במשרד להזמין את הטונר הלא נכון, והוא יישאר ללא שימוש עד להזמנת הטונר המתאים.
ישנם מקרים שבהם הטונר שהוזמן אינו תקין או שאינו מותקן היטב במכונת ההדפסה, ועל כן יש צורך בהחלפתו.
במשרדים שאין בהם גורם אחד המטפל בנושאים אלו, נותר פעמים רבות הטונר כאבן שאין לה הופכין, ואיש אינו דואג לקבלת זיכוי מהספק או לקבלת טונר חלופי.
בדיקת מלאי מקיפה תגלה אילו אילו טונרים קיימים והאם ישנם טונרים שאינם בשימוש וניתן להזדכות עליהם מול הספק שאיתו עובדים.
ניהול מלאי מדפסות
מלבד הזמנת טונרים ודפי הדפסה למשרד, חשוב מאוד לנהל היטב גם את צי המדפסות הנמצא ברשות בית העסק.
פעמים רבות, לאחר בירור מעמיק יגלו המנהלים כי מדפסות רבות אינן תקינות, או שפונקציה אחת שלהן אינה פועלת באופן מיטבי.
מדפסות רבות מצוידות למשל ב"פידר" שדרכו מוזנים דפים למכונה, וכך מתאפשרת סריקה של דפים לדוא"ל או לפקס.
אלא שלעתים קרובות ה"פידר" מתברר כאינו תקין, והעובד הנדרש לבצע סריקה נאלץ לנדוד למחלקה אחרת במשרד, או לסרוק כל דף בנפרד.
מקרה כזה, ומקרים דומים אחרים עלולים לגרום לבזבוז זמן עבודה יקר.
ניהול מלאי נכון של המדפסות הכולל רישום של כל דגם, יאפשר גם הזמנה קלה ומהירה של טונר או של טכנאי בעת הצורך.
חיסכון בזמן עבודה ובעלויות הדפסה
כפי שניתן להיווכח, החזקת מדפסת בבית העסק מצריכה לא רק החלפה סדירה של טונר, אלא גם ניהול נכון של מכשירי ההדפסה הקיימים במשרד.
ישנם מקרים שבהם יזהה הגורם המטפל כי מדפסות רבות אינן חסכוניות או אינן פועלות כשורה.
במקרים אלו ייתכן שיהיה משתלם הרבה יותר לרכוש מדפסת חדשה חסכונית ומהירה הרבה יותר.
לעומת זאת, בפעמים אחרות, כל הנדרש הוא תחזוקה שוטפת הכוללת ניקוי של החלקים ובדיקת טכנאי בעת הצורך.
כל בית עסק, כדאי שמדי כמה חודשים יבצע בדיקה של המדפסות וייבחן דרכים חדשות שיאפשרו חיסכון משמעותי בעלויות.
