הגדלת הפרודוקטיביות בהדפסה
המדפסת היא היום אחד הכלים הנחוצים בכל בית עסק. לעתים יש צורך בהדפסה של הצעות מחיר מפורטות ללקוח, על מנת שיוכל לקרוא אותן בזמנו הפנוי ולאשר אותן, ובמקרים אחרים נדרשת הדפסה של חשבוניות או של קבלות ללקוחות המגיעים לבית העסק. מלבד אלו, עובדים רבים מתקשים לקרוא מסמכים ארוכים מאוד ממסך המחשב, ועל כן נדרשים פתרונות הדפסה ראויים. אך על מנת שבית העסק יוכל להשתמש בכלי ההדפסה ביעילות ובנוחות, יש לנקוט צעדים שיבטיחו את הפרודוקטיביות של המדפסות, ועל כך – במאמר הבא.
הדרכת העובדים
בעבר, כאשר היינו רוכשים מכשיר חשמלי כלשהו, כל שהיה נדרש מאתנו היה לחבר את המכשיר לחשמל וללחוץ על כפתור ההפעלה. כיום, לעומת זאת, המכשירים הפכו ליותר ויותר משוכללים, והם כוללים פונקציות רבות המאפשרות ליצור חוויית משתמש טובה הרבה יותר. גם המדפסות היום כוללות אפשרויות פעולה מגוונות כגון הדפסה על שני הצדדים, שינוי הרזולוציה, שימוש חסכוני בטונר והגדלת המסמך או הקטנתו לצורך התאמתו לדפים שבהם עושה המדפסת שימוש. כל זה טוב ויפה, אך אם העובדים אינם מודעים לכל הפונקציות הללו, סביר להניח שהם לא יעשו בהן שימוש. גם ספר ההוראות למשתמש לא תמיד זמין לעיון, או שלא ברור היכן הוא נמצא, ועל כן ייתכן כי העובדים לא יוכלו להיעזר בו. במצב זה קיימת אפשרות סבירה בהחלט כי תפעול המדפסת יהיה חסכוני פחות ויעיל פחות. למשל, עובד שאינו יודע כיצד ניתן לבצע עבודת הדפסה על שני צדי הדף יימנע מכך, ויהיה צורך לעשות שימוש במספר כפול של דפים. על כן, כדי לנהל באופן יעיל יותר את פעולת המדפסת, חשוב כי כל העובדים המשתמשים בה יכירו את כל הפונקציות השונות וידעו כיצד לתפעל אותן.
שימוש בתוכנה מתאימה
מכיוון שאנו חיים בעידן דיגיטלי, כמעט כל מדפסת למשרד, במיוחד כאשר מדובר במדפסת חדישה ויעילה, מצריכה שימוש בתוכנה מתאימה. הדבר נכון במיוחד אם במשרד קיימת מדפסת משולבת אלחוטית, המתחברת למחשב באופן אלחוטי ולא באמצעות כבל. אך חשוב לדעת, כי התוכנות אינן רק אמצעי המאפשר חיבור תקין; באמצעות תוכנות רבות הזמינות היום בשוק, ניתן לנהל את כל מערך המדפסות הקיים במשרד. אפשר למשל להרכיב תמונה מפורטת של הרגלי השימוש במדפסת, להבין איזה מחלקה עושה את השימוש ברב ביותר במדפסת ולקבל מידע בדבר השימוש בטונר והתרעות כאשר יש צורך להחליפו. מלבד הרגלי השימוש השונים, המדפסת גם מאפשרת להגדיר את המשתמשים במדפסת, וכך ניתן לקבוע עבור כל משתמש קוד גישה או לאפשר לו לשלוח מסמכים סרוקים ישירות לתיבת הדוא"ל האישית שלו. בזכות כל אפשרויות אלו, ניתן לייעל את העבודה המשרדית באופן פשוט ונוח.
כאשר מתרחשת תקלה
במסגרת שגרת העבודה, מדפסות פועלות לרוב כשורה, במיוחד כאשר מדובר במדפסת חדשה. אלא שישנם מצבים שבהם המדפסת חדלה מלעבוד, או שמופיעה הודעת שירות שתוכנה לא תמיד ברור. במקרים אלו, עובדים מבקשים לקרוא לטכנאי על מנת שיחזיר את המדפסת לפעולה. כך קורה שהמדפסת אינה פועלת מספר ימים עד לבואו של הטכנאי, לעיתים ללא סיבה מוצדקת. לפעמים מתגלה כי הפתרון לתקלה הוא פשוט מאוד וגם העובדים עצמם יכולים לעשות בו שימוש באופן עצמאי. על כן, חשוב מאוד להדריך את העובדים כראוי ולוודא שיש בידם כל המידע שיאפשר להם לטפל בבעיות פשוטות יחסית בלי שיהיה צורך להזמין טכנאי. כך ניתן יהיה לחסוך בכסף, והעבודה במשרד לא תתעכב.
