מדריך למנהלי משרד: כך תבחרו ציוד הדפסה ומדפסות לעסק

בחירת ציוד הדפסה למשרד היא החלטה אסטרטגית המשפיעה ישירות על שגרת העבודה, יעילות העובדים ועלויות התפעול לאורך זמן. למרות הפיתוי לבחור במדפסת הזולה ביותר או בדגם החדיש ביותר בשוק, הבחירה הנכונה מתחילה דווקא בהבנת הצרכים האמיתיים של המשרד. 

לכל עסק יש אופי עבודה ייחודי, ולכן אין פתרון מדף אחד שמתאים לכולם. במאמר זה תמצאו מדריך מעשי שיעזור לכם לבחון את הקריטריונים החשובים באמת לפני קבלת ההחלטה.

אפיון צורכי המשרד והיקפי ההדפסה

לפני שבוחנים מפרטים טכניים או הצעות מחיר, חשוב לנתח כיצד מתבצעת עבודת ההדפסה והסריקה במשרד ביומיום: 

• היקף הדפסות חודשי: משרד שמדפיס אלפי מסמכים בחודש זקוק למדפסת משרדית מסיבית עם קיבולת נייר גבוהה, בשונה ממשרד המדפיס לעיתים רחוקות. 
• פונקציונליות נדרשת: האם העסק זקוק למדפסת משולבת (All-in-One) הכוללת סריקה מהירה לרשת, צילום ושליחת מסמכים? 
• משתמשים ונגישות: כמה עובדים יתחברו למכשיר? האם יש צורך בהדפסה מאובטחת באמצעות קוד אישי או תג עובד?

מדפסת צבעונית או מדפסת שחור לבן: מה נכון לעסק שלכם?

לא כל ארגון חייב מדפסת צבעונית.

התאמת סוג ההדפסה לאופי הפעילות תמנע הוצאות מיותרות: 

• מדפסת שחור-לבן: פתרון אידיאלי וחסכוני עבור משרדי רואי חשבון, עורכי דין, או מחלקות המדפיסות בעיקר חוזים, הצעות מחיר, חשבוניות ומסמכים פנימיים. 
• מדפסת צבעונית מקצועית: הכרחית עבור חברות בתחומי השיווק, העיצוב, הנדל"ן והאדריכלות, הזקוקות להדפסת מצגות, הדמיות, תוכניות וחומרים שיווקיים באיכות גבוהה. 

נוחות תפעול: הדפסה אלחוטית וחיבור לסביבה גמישה (WiFi / Cloud)

חווית העבודה המשרדית נשענת על נגישות ומהירות. כיום, משרדים רבים פועלים בסביבת עבודה גמישה שבה העובדים עושים שימוש במחשבים ניידים ובסמארטפונים: 

• מדפסת WiFi וחיבור לרשת: מאפשרת להדפיס בקלות מכל מכשיר נייד ברחבי המשרד, ללא תלות בכבלים או בעמדה קבועה. 
• סריקה ישירה לענן ולדוא"ל: מקצרת תהליכי עבודה ומאפשרת שיתוף מסמכים מהיר בין צוותים.

חישוב עלות ההדפסה הכוללת : לא רק מחיר המדפסת קובע

אחת הטעויות הנפוצות היא בחירת ציוד למשרד לפי מחיר הרכישה הראשוני של המכשיר בלבד. 

בפועל, הנתון המשמעותי נקבע לפי העלות הכוללת לאורך זמן: 

1. עלויות מתכלים וטונרים: מחיר הטונר וקיבולת הדפים שהוא מספק גוזרים את העלות האמיתית לדף.
2. תחזוקה ובלאי: תיקונים תקופתיים, החלפת תופים וחלקי חילוף. 
3. צריכת חשמל ויעילות אנרגטית: מדפסות מתקדמות מציעות מצבי חיסכון בחשמל המפחיתים את עלויות התפעול. 

תוכנות לניהול צי מדפסות ובקרה על הוצאות

בארגונים בינוניים וגדולים המפעילים מספר מדפסות וציוד קצה, מומלץ להטמיע פתרון לניהול צי מדפסות: 

1. ניטור ושליטה על ההוצאות: מעקב בזמן אמת אחר היקפי השימוש והחלוקה לפי מחלקות או משתמשים. 
2. זיהוי תקלות פרואקטיבי: התראות אוטומטיות על מחסור בטונר או רכיבים דורשי תחזוקה לפני השבתת המכשיר. 
3. חיסכון במשאבים: מניעת הדפסות מבוזבזות והגדרת מדיניות הדפסה ארגונית (כגון ברירת מחדל להדפסה דו-צדדית בשחור לבן).

קריטריון קריטי: רמת השירות, התמיכה וזמני התגובה

מדפסת מושבתת פירושה פגיעה ברציפות העבודה של המשרד כולו. לכן, זהות הספק ואיכות השירות חשובות לא פחות מהמפרט הטכני של הציוד: 

• זמן תגובה לקריאות שירות: ודאו כי הספק מתחייב לזמני הגעה מהירים של טכנאי במקרה של תקלה. 
• תמיכה טכנית מרחוק: פתרון מהיר של תקלות תוכנה והגדרות הדפסה ללא צורך בהמתנה שטכנאי יגיע אליכם. 
• פתרונות השכרה ושירות מלא (All-In): מסלולים הכוללים ציוד, אספקת מתכלים שוטפת ותחזוקה מלאה תחת תשלום חודשי קבוע וידוע מראש.

התאימו את הציוד לצמיחת העסק בעתיד

עסק צומח זקוק לתשתית שיכולה לגדול יחד איתו.  בחירת ציוד מודולרי וגמיש תמנע את הצורך בהחלפת מדפסות מוקדמת מדי עקב גידול במספר העובדים או בנפחי ההדפסה. 

לכל תחום פעילות יש צרכים שונים. משרד רואי חשבון, למשל, מדפיס כמויות גדולות של מסמכים בשחור לבן, בעוד שמשרד פרסום זקוק לאיכות צבע גבוהה. 

גם עורכי דין עובדים בדרך כלל עם נפחי הדפסה משמעותיים, ולכן במקרים רבים הם בוחנים פתרונות כמו השכרת מדפסות לעורכי דין, המשלבים ציוד מקצועי יחד עם שירות ותחזוקה שוטפים. התאמת הפתרון לענף שבו פועל העסק יכולה לשפר משמעותית את היעילות.

פתרונות הדפסה ומיכון משרדי מותאמים אישית עם יזמקו

ציוד הדפסה איכותי הוא כלי עבודה מרכזי המשפיע על היעילות, התקציב ושגרת היומיום במשרד. 

מומחי יזמקו מדפסות מזמינים אתכם להנות מאפיון מקצועי של צורכי הארגון, התאמת מדפסות וציוד היקפי מתקדם, מסלולי השכרה ושירות בסטנדרט הגבוה ביותר בשוק. 

רוצים לשדרג את מערך ההדפסה ולחסוך בעלויות? צרו קשר עם מומחי יזמקו עוד היום

שאלות נפוצות על בחירת ציוד הדפסה למשרד

האם כדאי לרכוש ציוד הדפסה או לבחור במסלול השכרה/ליסינג?

הבחירה תלויה בתקציב ובנפח הפעילות.  במסלול השכרת מדפסות לעסקים, הארגון נהנה מציוד הדפסה מתקדם ללא הוצאה הונית גדולה, כאשר השירות, התחזוקה השוטפת ואספקת המתכלים כלולים בתשלום החודשי. 

כל כמה שנים מומלץ לשדרג את מערך ההדפסה במשרד?

נהוג לבחון שדרוג ציוד אחת ל-3 עד 5 שנים, או כאשר נפח הפעילות עולה משמעותית והתקלות בציוד הישן מביאות להשבתת עבודה ולעלויות תחזוקה גבוהות.

איך אפשר לצמצם את עלויות ההדפסה לאורך זמן?

הדרך האפקטיבית ביותר היא מעבר למדפסות משרדיות חסכוניות, הגדרת הדפסה דו-צדדית כברירת מחדל, שימוש בתוכנות לניטור והרשאות הדפסה, ובחירה במסלול שירות מקיף המונע הפתעות בתקציב.