שירותי הדפסה – למה בכלל צריך את זה
בכל משרד ישנן מחלקות מסוימות או שישנם תחומים מסוימים שאינם זוכים לתשומת הלב שהם ראויים לה, אחד התחומים הללו הוא שירותי ההדפסה של המשרד.
במקרים רבים, ניתן יהיה למצוא במשרד מספר מדפסות ומכונות צילום, חלקן כלל אינן מתפקדות וחלקן מתפקדות רק באופן חלקי.
לעיתים ההחלטה שלא להשקיע משאבים בפיתוח שירותי ההדפסה של העסק נובעת מתוך המחשבה שבתקופה שלנו עיקר התקשורת מתבצעת באמצעות הדוא"ל ועל כן לא נדרשים עוד שירותי הדפסה.
במצבים אלו, מנהלי העסק לא תמיד מודעים למצב ואינם יודעים עד כמה שירותי ההדפסה הלקויים פוגעים בתפקודו התקין של העסק. לכך מוקדש המאמר הבא.
למה צריך את זה בכלל?
בעבר, מעמדה של המדפסת או של מכונת הצילום היה בלתי מעורער.
לכל העובדים לא היה צל של ספק בדבר הנחיצות של מכונות אלו, והן שימשו את העובדים בשגרת העבודה.
כיום, לעומת זאת, המטרה היא כמובן לצמצם ככל האפשר את השימוש במכונות הצילום ובמדפסות וזאת כדי למנוע בזבוז מיותר של נייר.
אך לעיתים קרובות בכל זאת נדרשים במשרד שירותי הדפסה, במיוחד כאשר מדובר בעסק משגשג המעניק שירות ללקוחות רבים.
אז מתי נדרשים שירותי הדפסה?
- הדפסת חשבוניות או קבלות ללקוח
אומנם לקוחות רבים מבצעים רכישות דרך רשת האינטרנט ושמחים לקבל "חשבונית ירוקה" ולא חשבונית מודפסת, אך עדיין, מרבית הלקוחות יעדיפו חשבונית כתובה.
בכל זאת – חשבונית אחת ביד עדיפה על חשבונית שאחר כך צריך לחפש בתיבת הדוא"ל.
- הדפסת חוזים
כיום לכל אחד יש מחשב בבית ולרובנו יש לפחות טלפון חכם אחד או טאבלט.
אלא שישנם מסמכים שבכל זאת נעדיף לקרוא מהנייר.
למרות הכול, העיניים האנושיות טרם התרגלו לאור הבוהק של המסך, וכשמדובר בקריאה של מסמכים ארוכים המחייבת תשומת לב מלאה, נעדיף את הנייר.
על כן, בדרך כלל חוזים יודפסו על נייר, לעיתים כמה פעמים – בהתאם לשינויים שבוצעו בהם.
מעבר לכך, החתימה על הדף עדיין נתפסת כמחייבת הרבה יותר והיא ההוכחה לכך שהחתום על המסמך הוא אכן האדם שבו המסמך דן.
- הזמנות ועלוני פרסום ללקוחות
כיום הפלטפורמות השונות מאפשרות לנו לשלוח ללקוחות עדכונים והזמנות לאירועים באמצעים שונים ומגוונים.
עם זאת, הזמנה המודפסת על נייר, או עלון שיווקי המעוצב היטב והמודפס במכונה איכותית, מותירים רושם הרבה יותר טוב על הלקוח.
על כן, כאשר מדובר בהזמנה לאירועים חשובים או בעלון מידע, ייתכן שיהיה עדיף להדפיס אותם ולא לשלוח עוד דוא"ל שינותב אוטומטית לתיבת הספאם.
הפתרונות הקיימים
כמו כל מכונה וכמו כל כלי מקצועי המשמש את העסק, גם מכונות צילום ומדפסות צריכות להתאים לצרכים של בית העסק.
מנהל העסק צריך לקבל תמונה מלאה באשר לעלות הכרוכה בתפעול המכונות הקיימות ובתחזוק שלהן, ועליו לדעת אם ישנם צרכים קיימים שאינם באים על סיפוקם במסגרת שירותי ההדפסה הקיימים.
חשוב לדעת, כי כיום לצד רכישת מכונת צילום, ניתן גם למצוא מכונת צילום להשכרה.
לאפשרות זו יתרונות נוספים;
חברה כמו יזמקו, המציעה שירותי השכרת מכונות צילום מספקת במקרים רבים גם שירותי תחזוקה ותיקון, ובעת הצורך יש אפשרות לחדש את צי המדפסות בקלות ובפשטות.
על כן, לפני שמחליטים על הפתרון המתאים, חשב להתייעץ עם בעל מקצוע ולקבל חוות דעת מנומקת בהתאם לצורכי העסק.
