7 טיפים לניהול משרד
כמנהלי משרד, אתם צריכים להיות מעודכנים כל הזמן: בעבודה השוטפת שלכם, בתפוקה של שאר זרועות המשרד, בתפקוד הייצור השוטף – והרשימה עוד ארוכה.
עם כל כך הרבה תפקידים ומעט זמן פנוי, נוצר צורך חשוב לנהל את פעילות המשרד השוטפת באופן מיטבי והצורך הזה מתעצם בתקופות עמוסות יותר.
מה עושים? מתכוננים מראש! הנה כמה טיפים מעולים לניהול משרד בעידן המודרני.
מתחילים בארגון מרחב העבודה
לפני שאתם פונים לנהל את כל חלקי המשרד חשוב לארגן את המרחב האישי שלכם.
זה אולי נשמע כמו טיפ פשוט ולא יעל במיוחד, אך אין לכם מושג עד כמה הוא ישתלם לכם בהמשך.
ארגנו את כלי הכתיבה והניירות לערמות מסודרות וודאו שאתם מסוגלים למצוא את החפצים השונים בקלות בעת הצורך.
וודאו חיבורים תקינים לכל העזרים כמו מכונת הצילום, המדפסת המשרדית, המרכזיה וכל השאר.
לאחר שתעשו זאת, וודאו שלכל תיקיה, מסמך או גליון אלקטרוני חשוב יש את ה"בית" המוגדר לו וכך תמנעו בלבול בהמשך.
ממשיכים לארגון המחשב (כן, אנחנו מדברים על תיבת הדואר הנכנס)
שולחן העבודה שלנו במחשב מורכב מאינספור תיקיות קטנות, חמודות יותר ופחות, וככל שנמהר לסדר אותן ולהתפנות גם לתיבת הדואר הנכנס במייל שלנו – כך ייטב.
סביר להניח שבתחילה המשימה הזו תיראה לכם מאתגרת עד בלתי אפשרית אך ככל שתעמיקו בה וגם תראו איך נשפך אור חדש על המחשב שלכם– אתם תודו לעצמכם. אם זו משימה מורכבת מדי או ארוכה מדי, קחו לעצמכם פרק זמן קצר בכל יום בו אתם דואגים לכך.
השתמשו בתוויות כדי למיין הודעות בקלות בדואר הנכנס, הגדירו מחדש מהו דואר זבל או ומה צריך להישלח לתיקיית הספאם ומחקו הודעות לא רלוונטיות.
ברגע שתשלימו את המשימה יהיה לכם קל הרבה יותר לשמור על תיבת הדואר שלכם נקייה ומסודרת לאורך זמן וחשוב מכך – לעולם לא תפספסו שוב מייל חשוב.
מארגנים תזכורות חשובות מחדש
הסביבה המשרדית דורשת מאיתנו לזכור לא מעט פרטים בזמן נתון, אך בשלב מסוים וככל שיש אינספור פתקים צבעוניים המכסים את מסך המחשב שלנו – אנחנו מפסיקים לשים לב אליהם.
סקר שנערך על ידי Udemy האמריקאית מצא ש-3 מתוך 4 עובדים מודים שהם מרגישים מוסחים בזמן העבודה, ו-16% דיווחו כי הם כמעט תמיד מוסחים.
אם הטלפון שלכם מצפצף כל חמש דקות עם תזכורת חדשה, בסופו של דבר אתם פשוט תמשיכו עם הנודניק לעולמים – ולא תבצעו את המשימה.
אם תוסיפו עוד ועוד פתקים דביקים למסך המחשב שלכם – סביר להניח שבסופו של דבר פשוט תהיו אדישים אליהם.
כדי להבטיח שבאמת תוכלו להשתמש ביעילות בכלים הללו, פשוט הפחיתו את תדירות השימוש בהם.
השתמשו בפתקים דביקים רק עבור המשימות החשובות ביותר והקפידו להשליך אותן כשתסיימו, הגדירו מספר תזכורות מצומצם בטלפון שלכם לאותו היום, כך שבפעם הבאה שהטלפון שלכם יצפצף תדעו שמדובר במשהו חשוב.
צרו תקשורת ברורה
אבן היסוד של ארגון משרד בעידן המודרני קשור בתקשורת מיטבית, בשלל צורותיה.
וודאו שהקולגות שלכם יודעים כיצד ליצור איתכם קשר, בין אם זה באמצעות הדוא"ל שלכם, צ'ט פרטי בממשק הארגוני או שיחה פנים מול פנים כשאתם במשרד.
רעננו מדי פעם את הנהלים והזכירו בפגישות צוות כיצד ניתן להשיג אתכם במהלך היום וכך תבטיחו תקשורת נכונה, מובנית וטובה יותר ביניכם.
פרטו מהם הציפיות שלכם
כמה שתרצו בכך, אין סיכוי שתוכלו לעשות הכל במשרד.
הזמן שלכם מוגבל, גם המשאבים ובסופו של דבר, התפקיד שלכם הוא לנהל לא פחות מאשר לבצע. עם זאת, כשאתם קובעים גבולות אחריות ברורים, מטרות, זמנים ומכתיבים את הציפיות שלכם בצורה טובה – אתם עדיין יכולים לעקוב אחר כל משימה ממש כאילו אתם עושים אותה בעצמכם.
צרו לוח שנה ובו מטרות שונות ושתפו אותו עם כל המשרד. קבעו פגישות אישיות על מנת לוודא שכולם יודעים כיצד לעמוד בציפיות השונות ובאמצעות האצלת תפקידים מעת לעת, תוכלו לוודא שכולם עושים את חלקם על הצד הטוב ביותר.
אם, למשל, אחת המשימות שלכם היא לייעל את המערך הטכני במשרד, קבעו בלוח השנה המשותף שהמהלך כולו צריך לקרות עד לתאריך מסוים, ופרטו את המשימה הגדולה למשימות קטנות יותר:
רכישת מדפסת לייזר משולבת, הרחבת שירות האינטרנט שלכם, הוספת קווים לטלפוניה המשרדית וכדומה.
ניהול זמן במהלך היום
אם תבחנו זאת לעומק, יכול להיות שתגלו שאין יום שדומה לחברו במשרד – וזה לגמרי הגיוני.
אם אן בכל זאת תרצו להפוך את החיים שלכם לפשוטים יותר וגם יעילים הרבה יותר, נסו לחנך את עצמכם והקדישו פרקי זמן מסוימים בכל יום למשימות מוגדרות:
15 דקות להתעדכנות בדוא"ל ומענה למיילים חשובים, חצי שעה לפגישות שוטפות או כמה שעות לפרויקטים מתמשכים.
נסו לקחת הפסקת צהרים בשעה זהה בכלל יום ולפרק זמן קבוע – בסופו של דבר, ההרגלים הללו יסייעו למוח שלכם להתמקד בדבר הנכון בזמן הנכון, מה שישפר את ניהול הזמן שלכם ויעזור לכם להיות הרבה יותר יעילים בשעות העבודה.
ניתוח פעילות המשרד
זה עשוי להיות הטיפ המורכב ביותר לניהול המשרד, אך היתרונות הטמונים בו יכולים לסייע לכם לשנות לחלוטין את אופן הפעולה של מקום העבודה שלכם.
התבוננו היטב בסביבת המשרד שלכם ובכל היבט הכרוך בעבודה השוטפת בו, החל מפגישות, דרך הפסקות הצהרים ועד לאמצעי התקשורת.
כעת שאלו את עצמכם: מה ניתן לשפר? אולי יש יותר צוותים ממה שצריך?
אולי להיפך, וכדאי לגייס עובדים נוספים? ייתכן והמפגשים מתקיימים בזמן לא נוח, שמפריע לזרימת העבודה?
חשבו באופן מדוקדק על פעילות המשרד ונסו להבין מה יכול להיות יותר טוב – ובצעו את השינויים הדרושים כדי לייעל את המערך המשרדי כולו.
