מדפסת דיגיטלית – כל מה שצריך לדעת

בשנים האחרונות, אנו שומעים יותר ויותר את המילה דיגיטלי, ונראה כי מושג זה חדר גם לתחום ההדפסה.

אומנם מדפסות דיו ולייזר עדיין נפוצות מאוד לצורך שימוש ביתי, אך בעלי עסקים רבים כבר עוברים למדפסות דיגיטליות מתקדמות, המאפשרות להם לשכלל את שירותי ההדפסה שלהם.

אז מה מיוחד במדפסות הדיגיטליות וכיצד הן מסייעות לייעל את שגרת העבודה במשרד? כל הפרטים מייד.

הדפסת מסמכים

בדומה למדפסות הזרקת דיו או למדפסות לייזר סטנדרטיות, גם מדפסות דיגיטליות משמשות בעיקר להדפסה של מסמכים במשרד.

אך לעומת המדפסות הרגילות, למדפסות הדיגיטליות יש שני יתרונות מרכזיים המבדלים אותן מיתר סוגי המדפסות:

תפוקה:

יכולותיה של המדפסת הדיגיטלית חזקות הרבה יותר לעומת המדפסת הרגילה.

דבר זה בא לידי ביטוי בעיקר בתפוקה של המדפסת, הנמדדת על פי מספר הדפים שהיא מפיקה לדקה.

לכן, מדפסת דיגיטלית עשויה להתאים לדוגמה לבתי עסק גדולים שבהם המדפסת נדרשת לפעול בהספק גבוה יותר.

הדפסה צבעונית:

במסגרת העבודה המשרדית השגרתית, כאשר צריכים להדפיס חוזים או חשבוניות, בדרך כלל ניתן להסתפק במדפסות שחור לבן רגילות.

עם זאת, לעיתים נרצה להשתמש דווקא במדפסת צבע.

זה יכול להיות לצורכי הפקת חומרי הדרכה, או לשם הדפסה של עלוני פרסום.

במקרה זה, מומלץ לבחור מדפסת דיגיטלית שתספק שירותי הדפסה חסכוניים ויעילים.

חיבור לממשקים

המדפסות הקלאסיות היו מחוברות למחשב באמצעות כבל ולכן גם היו צריכות להיות מוצבות בסמוך לעמדת המחשב של העובד.

במצב זה לכל עובד הוקצבה מדפסת משלו וכך גם עלויות התפעול היו גבוהות.

אך כיום, כחלק מתהליכי ייעול, מדפסת לעסק נדרשת לשרת בדרך כלל מחלקה שלמה, ולכן צריכה להיות ממוקמת באזור מרכזי הנגיש לכל העובדים.

לצורך זה ניתן לבחור מדפסת דיגיטלית המתחברת למחשבים השונים באמצעות רשת ה-WiFi.

מלבד החיסכון, לחיבור זה יש גם לא מעט יתרונות נוספים:

קישור ישיר למחשב העובד:

חיבור המדפסת ל-Wi-Fi מאפשר לעובדים לשלוח עבודות הדפסה גם למדפסת המרוחקת מעמדת העבודה שלהם.

עבודה גם דרך הענן:

בשנים האחרונות יותר ויותר אנשים עוברים לעבוד מהבית באמצעות סביבת ענן.

בעבר, מצב זה הקשה על עובדים להדפיס מסמכים שונים, ובדרך כלל היה עליהם להיעזר במדפסות ביתיות או במדפסות לא מאובטחות שלא תמיד ענו על הצרכים שלהם.

כיום לעומת זאת, אם עובד נדרש לשלוח למשרד חומרים מודפסים הוא יכול לעשות זאת בלחיצת כפתור, גם מהבית.

שליחת מסמכים ישירות לתיבת הדוא"ל:

החיבור של מכונת ההדפסה לרשת ה-Wi-Fi מספק לנו יתרון משמעותי נוסף – שליחה של מסמכים באמצעות הדוא"ל.

אם למשל אנחנו מעוניינים לשלוח לעמית שלנו מסמך שקיבלנו מלקוח, אנחנו יכולים לשלוח אותו באמצעות המדפסת הדיגיטלית ישירות לתיבת הדוא"ל, בלי שנצטרך לסרוק את המסמך למחשב ולשלוח אותו דרך הודעת דוא"ל נפרדת.

פעולות נוספות

מדפסת דיגיטלית נחשבת למכונה רב-תכליתית המאפשרת לנו לנהל את הפעולות המשרדיות הנחוצות ביותר.

לצד תפקידה המרכזי כמכונת הדפסה, למדפסת הדיגיטלית יש אפשרות למלא את הפונקציות הבאות:

צילום:

מדפסת דיגיטלית כוללת לרוב אפשרות לצלם מסמכים שונים.

כך, נוכל לדוגמה לצלם עותק של מסמך שהגיש לנו לקוח, או להדפיס כמה עותקים של עלוני פרסום שכבר הפקנו בעבר.

סריקת מסמכים:

אחת המגמות המובילות היום בתחום המיכון המשרדי הוא בחירה במכונות המאפשרות לנו לבצע כמה פעולות.

סריקת מסמכים לדוגמה, שבעבר התבצעה דרך מכשיר נפרד (סורק). נעשית כיום באמצעות מדפסת רב-תכליתית.

את המסמך ניתן לסרוק לעמדת המחשב של העובד, אך אפשר גם לשלוח אותו ישירות לכתובת הדוא"ל הרלוונטית.

מכונת פקס:

כן, גם היום מכונות הפקס עוד משמשות בתי עסק שונים, ובעיקר ארגונים ציבוריים.

לכן, מדפסת דיגיטלית תכלול לרוב גם את ערוץ התקשורת הזה, ותאפשר לכם לקבל הודעות פקסים מודפסות או לנתב את הודעות הפקס לתיבה אישית הנגישה באמצעות המחשב.

שירותי כריכה:

ישנם מדפסות דיגיטליות הכוללות גם אפשרויות לשידוך וכריכה.

כך, אם בית העסק נדרש להפיק לדוגמה חוברות פרסום או הדרכה, תהליך ההפקה שלהן הופך להיות מהיר וקל.

מאפיינים אחרים שניתן להוסיף למדפסת הדיגיטלית

כיום, מטרתה המרכזית של המדפסת הדיגיטלית היא לספק את המענה המדויק ביותר לצרכים העדכניים של כל עסק.

לכן, לצד מגוון רחב של פעולות, המדפסת הדיגיטלית יכולה לתמוך גם בשירותים המותאמים באופן אישי לבית העסק:

הדפסה באמצעות קוד סודי:

מדפסת מרכזית אחת מאפשרת חיסכון משמעותי בכסף, אך היא עלולה לחשוף אותנו לסכנות אבטחה שונות.

לדוגמה, מסמך חסוי שנשלח להדפסה עלול להישאר במגש המכונה עד שהעובד יגיע לאסוף אותו.

ואם עמדת העבודה של אותו עובד מרוחקת מהמדפסת, סכנת החשיפה גדלה.

כדי להתמודד עם מצב זה, חברות מיכון ומחשוב פיתחו היום אמצעי אבטחה מתקדמים;

העובד יכול לשלוח את עבודת ההדפסה למדפסת, אך כדי להשלים את ההדפסה יהיה עליו לגשת למכונה ולהקליד את הקוד הסודי שלו.

כך ניתן לצמצם משמעותית את סכנת החשיפה של סודות מסחריים.

מערכת ניטור הדפסה:

השימוש בקוד אישי מאפשר לנו גם לנטר את השימוש במדפסת ולקבל תמונה מלאה באשר להרגלי ההדפסה במחלקות השונות.

כך נוכל לדעת איזו מחלקה זקוקה למדפסת הכי הרבה ובהתאם לזה להגדיר את תקציב שירותי ההדפסה או להגביל אותו.

מעקב אחרי מלאי חומרי הדפסה:

במכונות הוותיקות, תמיד הגיע הרגע שבו גילינו שהדיו אזל.

במצב זה, אם לא הייתה מחסנית דיו זמינה, לעיתים היו מתעכבות עבודות הדפסה רבות עד לחידוש המלאי.

כיום לעומת זאת, ניתן ליצור חיבור בין המכונה לבין הספק ולהגדיר שליחה אוטומטית של הודעות להזמנת טונר חדש.

מערכות תשלום:

במשרדים רבים, מוצעים לאורחים שירותי הדפסה בתשלום.

המדפסת הדיגיטלית תומכת בהתקנה של מערכות לתשלום באמצעות כרטיס אשראי, וכך ניתן להסדיר את התשלום בקלות ובנוחות.

לסיכום, המדפסת הדיגיטלית כוללת מאפיינים רבים המקלים את העבודה המשרדית, והיא מותאמת לעידן החדש שבו חלקנו הגדול עובדים מהבית.

כדי לבחור במדפסת המתאימה לעסק מומלץ להגדיר היטב את המפרט הטכני המבוקש ולפנות לחברה המתמחה בתחום.