מגזין הפתרונות של יזמקו

עשה ואל תעשה - מכונות צילום

במשרדים רבים הפעמים היחידות שבהן מכונת הצילום זוכה להתייחסות מקצועית, היא בעת שהיא מתקלקלת. אך על מנת שמכונות הצילום במשרד ימשיכו לשמש אותו עוד שנים ארוכות, חשוב להקפיד על תחזוקה שוטפת. להלן מספר כללים של "עשה ואל תעשה". 

סוף מעשה במחשבה תחילה

ראשית, לפני שבוחנים את אופן השימוש במדפסות ובמכונות הצילום במשרד, חשוב לבחון את הפרישה הקיימת שלהן במחלקות המשרדיות השונות. בבתי עסק רבים חסר תכנון מקדים שבמסגרתו מוקצות המכונות השונות בהתאם לצרכי העבודה של המחלקות. במצב כזה, קורה לעתים קרובות שמחלקות שונות מחזיקות במכונות שאינן עונות על הצרכים שלהן מה שמוביל לעיכוב בתהליכי העבודה. ייתכן גם מצב שבו מחלקה משרדית מחזיקה במכונה שאינה נמצאת כלל בשימוש, ובו בזמן אותה מכונה ממש חסרה במחלקה אחרת במשרד. ישנם מקרים אחרים שבהם חדרי המשרד עמוסים במכונות ישנות שאינן פועלות באופן תקין או במכונות שידעו ימים טובים יותר. על כן, על מנת שניתן יהיה ליצור תהליך עבודה יעיל ומהיר, חשוב מאוד לתכנן במלואו את מערך המדפסות ומכונות הצילום במשרד. לשם כך יש לאפיין את הצרכים של המחלקות המשרדיות השונות, ולהתאים בין דרישותיהן לבין סוג המכונות.

ניקוי נכון   

כמו כל חלק אחר מהמשרד, גם מכונת צילום מצריכה ניקוי סדיר. במשרדים רבים מכונות הצילום והמדפסות הופכות להיות מצע להצטברות אבק, ורק כאשר הן מפסיקות לעבוד, הן זוכות לניקוי ראוי. אך מלבד ניקוי חיצוני של המכונה, חשוב לדאוג לניקוי של הזכוכית הפנימית של המכונה. מטרת ניקוי הזכוכית היא להבטיח את איכות הצילום ולוודא כי בעת הצילום לא יווצרו כתמים על ההעתקים המצולמים. בעת ניקוי הזכוכית חשוב להשתמש בבד המתאים לניקוי מסכים ובחומר ניקוי ייעודי. אופן ניקוי זה ישמור על הזכוכית מפני שריטות ופגיעות אחרות. הניקוי צריך להתבצע בהתאם למידת השימוש במכונה. כאשר במשרד נערכים פרוייקטים המצריכים שימוש רב במכונת הצילום, הרי שיש צורך בניקוי תכוף יותר. בדרך כלל מומלץ לנקות את המכונה פעם בשבוע, ומדי כמה חודשים כדאי להזמין טכנאי שינקה את החלקים הפנימיים. ניקוי החלקים הפנימיים נחוץ למשל כדי למנוע מצבים שבהם הנייר נתפס במכונה. בסופו של דבר, ניקוי נכון ישמור על תקינותה של המכונה לאורך זמן.

רכש חכם

עניין חשוב נוסף ועקרוני בניהול צי מכונות ההדפסה של המשרד, הוא נושא הרכש. כיום עולם הטכנולוגיה מתקדם בצעדי ענק, וכמעט בכל רגע נתון צצים חידושים ועזרים טכנולוגיים שונים שנועדו לשפר את מהלך העבודה המשרדית. אך על מנת לוודא כי המשרד רוכש את מכונות הצילום הנכונות, על המנהלים לבצע מחקר שוק מעמיק. לפני הרכישה חשוב להגדיר היטב את הצרכים של המשרד ואת מפרט המכונות השונות שמעוניינים לרכוש. יש לאפיין את סוג עבודות ההדפסה המבוצעות במשרד; האם נדרשת הדפסה בצבע, מהן הכמויות הצפויות והאם על המכונה למלא פונקציות נוספות. כיום ניתן למשל לרכוש מכונת צילום משולבת, המאפשרת לבצע פעולות נוספות מלבד צילום והדפסה. מכונה משולבת כוללת בדרך כלל תכונות כגון: שליחה וקבלה של פקסים וסריקת מסמכים. ככל שעובר הזמן המכונות הופכות להיות יותר ויותר משוכללות, ואפשר אפילו לבחור במכונה המאפשרת סנכרון עם הטלפון הסלולרי ועם הדוא"ל. בסופו של דבר, חשוב לבחור במכונה העונה על הצרכים הקיימים, אך תוך מחשבה גם על צרכים עתידיים. 

תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.