מגזין הפתרונות של יזמקו

תוכנת בטיחות הדפסה

בעבר, על מנת להבטיח כי הדפסה של מסמכים סודיים או אישיים מתבצעת באופן מאובטח, היה צורך במדפסת אישית שרק לגורם מסוים הייתה גישה אליו. כך ניתן היה להדפיס מסמכים שמנהל העסק אינו מעוניין לחשוף, חוזים שטרם נחתמו או דוחות המכילים מידע מהותי וסודי על בית העסק. אלא שכיום ניתן למצוא תוכנות חדישות המאפשרות לשלוט בהדפסת מסמכים מסוג זה, וכך לנהל את המידע העסקי או את המידע האישי.

שומרים על פרטיות

בעידן הטכנולוגי החדש שבו אנו חיים, רבים כבר הפנימו את המצב שבו לאדם אין כל אפשרות לצפות לפרטיות. השימוש בטלפון החכם, והאפשרות להיות מצולמים בכל רגע, כבר הפכו להיות חלק משגרת היום-יום. אלא שגם כיום, ישנם מקרים שבכל זאת חשוב לנו לשמור על רמה מסוימת של פרטיות. בעולם הרפואה למשל, חשוב עדיין, גם למטופלים וגם לגורם המטפל, לשמור על חיסיון המידע. כל מנהל קליניקה, גם אם מדובר בקליניקה פרטית, יודע עד כמה חשוב ויקר ערך המידע שיש בידו, ועל כן הוא עושה מאמצים מרביים לאבטח מידע זה. במסגרת המאמצים הללו נכללת גם הדפסה מאובטחת, שבזכותה נשמרת הפרטיות והסודיות של המטופל. 

לשם מה יש צורך בהדפסה מאובטחת

כפי שניתן להבין מהדברים לעיל, מטרתה של ההדפסה המאובטחת היא הגנה מפני דליפה של מידע לידי גורמים בלתי רצויים. הדוגמה שהובאה לעיל היא הברורה ביותר, מאחר שכולנו נעזרים בשלב זה או אחר בשירותי בריאות שונים, אך קיימים כמובן מקרים נוספים מעולם העבודה. גם כשמדובר במדפסות למשרד, ישנה חשיבות רבה לשמירה על אבטחת ההדפסה. הדפסה מאובטחת משמעותה שליטה בגורמים הנחשפים למידע המודפס. אם בעל העסק מנהל למשל משא ומתן רגיש שבמסגרתו מועברים ונחתמים מסמכים שונים, יהיה חשוב לו לבצע את עבודות ההדפסה הנדרשות באופן המאפשר לו לשמור על חשאיות מלאה. גם מידע על לקוחות, כולל המוצרים ושירותים הנמכרים להם כמו גם פרטי הקשר שלהם, רצוי שלא יהיו נגישים לכולם.     

הסכנות שבהדפסה לא מאובטחת

שוק העבודה היום, ועולם המסחר בכלל מתאפיין בתחרותיות רבה. כל בית עסק נדרש לבדל את עצמו ולשמור על הייחודיות שלו על מנת לעודד את הישארות הלקוחות שלו. לקוחות שאינם מרוצים, או שיכולים לקבל את אותו השירות במחיר זול יותר, ייפנו למתחרים. על כן, כחלק מההתנהלות העסקית, בונים מנהלי העסק תוכניות שונות ומפתחים מוצרים שיש באפשרותם להציע ללקוחותיהם שירות ייחודי שאין לו תחליף. מכאן גם החשיבות שבאבטחת מידע זה. מסמך שהודפס במדפסת מרכזית עלול להשתרבב בין עבודות הדפסה אחרות, וכך להגיע לגורם לא רצוי. על מנת למנוע את הסכנות שבחשיפה של מידע עסקי, יש צורך לנקוט באמצעי זהירות.

כיצד פועלת תוכנת בטיחות הדפסה

אחת הדרכים לשלוט בעבודות הדפסה של מדפסות לעסקים היא התקנתה של תוכנה המאפשרת לנהל את עבודות ההדפסה במשרד. בין הפתרונות הקיימים ישנו למשל מפתח שבאמצעותו מוסדרת הגישה למדפסת. כאשר עובד שולח מסמך להדפסה, מסמך זה אינו מודפס באופן אוטומטי, אלא העובד נדרש להגיע למכונה ולהשלים את עבודת ההדפסה בעזרת שימוש במספר זיהוי ייחודי או בקוד אישי. יש אפשרות גם להשתמש בתג מיוחד שבאמצעותו ניתן יהיה להשלים את עבודת ההדפסה. אמצעים אלו מאפשרים גם לבצע מעקב אחר עבודות ההדפסה השונות ולנהל בצורה טובה יותר את צי המדפסות שבמשרד.

בסופו של דבר כל מנהל עסק בוחר באמצעים המתאימים ביותר לצרכיו, ומומלץ לבצע מדי פעם בדיקה שתבחן פתרונות חדשים יותר בתחום.

תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *