המדריך לשימוש נכון במכונת צילום משרדית
בשנים האחרונות, יצרני מכונות הצילום משקיעים מאמצים רבים בתכנון ממשק המשתמש וביצירת חוויית שימוש נוחה ופשוטה. באופן זה, הפעלת המכונה הופכת לקלה מאוד ואפילו לאינטואיטיבית. אך למרות שיפורים אלו, עדיין חשוב מאוד להכיר את אופן השימוש הנכון במכונת הצילום, כדי לשמור על תפקוד תקין שלה לאורך שנים. המדריך הקצר הבא מרכז את כל הנקודות החשובות.
בחרו במכונת הצילום המתאימה
שימוש נכון במכונה מתחיל בבחירה חכמה במכונת הצילום, ובייחוד יש להתייחס לדברים הבאים:
- מאפיינים מיוחדים דרושים: פעמים רבות, כאשר במשרד ישנה מכונת צילום שאינה מתאימה לצרכים שלנו, אנחנו מנסים בדרכים שונות להתאים אותה בכל זאת למשימה זו או אחרת. למשל, אם במכונה אין פעולת צילום דו-צדדי, ייתכן שנוכל בכל זאת להדפיס על צד ולאחר מכן להפוך את הכיוון שלו ולהדפיס על הצד השני. אך התאמות מסוג זה מובילות בדרך כלל לתוצאות באיכות ירודה או לביצועים לא מוצלחים. לכן, התנאי הראשון לשימוש נכון הוא בחירה במכונה שתכלול את כל המאפיינים הייחודיים הדרושים לנו. זה יכול הדפסה דו-צדדית, אך זה גם יכול להיות אפשרויות הדפסה על מדבקות או אפשרות להגדלה והקטנה של הטקסט. בשורה התחתונה – הכינו מפרט טכני מדויק ככל האפשר וודאו שאתם רוכשים את המכונה המתאימה לצרכים שלכם.
- ביצועים מבוקשים: לכל מכונת צילום ולכל מדפסת הספק משלה, כלומר כמות דפים שהיא מסוגלת להפיק בדקה. כדי שהמכונה שלכם תוכל לעמוד בעומס הדרוש, בררו מהם הרגלי השימוש של עובדי המשרד במכונה, ובחרו במכונה בעלת ההספק המבוקש.
- פעולות נוספות: לצד צילום מסמכים, מכונות צילום רבות כוללות פעולות כגון סריקה ושליחת מסמכים בדוא"ל. מכונות צילום משולבות מאפשרות לבצע משימות מסוג זה ואף הרבה מעבר לכך – מיון מסמכים, שידוך חירור ואף תהליכי בקרה ואבטחה מתקדמים.
קראו היטב את הוראות השימוש
כדי שהמכונה תפעל כשורה, המשתמש נדרש להכיר היטב את אופן השימוש בה. לצורך זה, באריזת המכונה תוכלו למצוא את הוראות השימוש שלה, המפרטות גם פעולות ייחודיות ותרחישי פתרון תקלות. מומלץ מאוד לקרוא היטב את הוראות השימוש הללו, ולשים לב במיוחד לנקודות הבאות:
- כמות דפים אפשרית: מגש הדפים יכול להכיל בדרך כלל כמות מסוימת של דפים. כדי לשמור על תקינות המכונה, חשוב לוודא שאינכם ממלאים את המגש יתר על המידה.
- סוג דיו/טונר: לכל מכונה סוג דיו מומלץ או טונר המתאים לה. קראו היטב את הוראות השימוש וודאו שאתם בוחרים בדיו מהסוג המתאים.
- סוג נייר: מכונות צילום עשויות לתמוך בדפים בגדלים שונים או בנייר מסוגים שונים. בררו מהם סוגי הנייר האידאליים לשימוש במכונה, וודאו שאתם מניחים נייר זה במגש המתאים.
- התנהלות במקרה של תקלה: כל מכונה, גם מכונות צילום משולבות, עלולה להפסיק לפעול מדי פעם. לפעמים ייתכנו גם מקרים של דפים שנתקעים או תקלות קטנות וזמניות שניתן לפתור ללא קושי גם ללא עזרת טכנאי. אך כדי שהתקלה הקטנה לא תהפוך לתקלה בלתי הפיכה, חשוב לדעת לזהות אותה, להבין מה המקור לה, ולדעת כיצד לטפל בה. לשם כך, חשוב שתקראו היטב את הוראות השימוש, ובעת הצורך תתייעצו עם איש מקצוע המומחה בתחום.
אחרי שקראתם היטב את הוראות השימוש במכונה, הקפידו לשמור אותן במקום נגיש. הוראות אלו ישמשו אתכם בעתיד ללמידת פעולות חדשות ולאבחון תקלות, וחשוב כי כל העובדים ידעו היכן הן נמצאות.
הקפידו על תחזוקה נכונה
מלבד שימוש נכון במכונת הצילום, יש להקפיד גם על נוהלי תחזוקה מתאימים. תחזוקה סדירה וטיפול נכון במכונה יסייעו לשמור על תקינות המכונה לאורך שנים, כאשר רצוי להתייחס לגורמים הבאים:
- זמני תחזוקה: כל מכונה זקוקה למעט "יחס" מדי פעם, גם מכונות צילום. ניקוי יסודי, החלפה של רכיבים ובדיקה של תקינות הפעולה – כל אלו יש לבצע מעת לעת וחשוב להקפיד על זמני התחזוקה ולוודא שהטיפולים מבוצעים בזמן הנדרש. אם תרצו, תוכלו להיעזר בחברה חיצונית המתמחה בשירותי הדפסה. באופן זה, הטיפול במכונה יהיה מפוקח על ידי אנשי מקצוע מומחים, ואתם תוכלו להיות בטוחים שהמכונה מתוחזקת כראוי.
- תיקון מקצועי: בשגרת העבודה, ייתכן כי העובדים יחוו "תקלות" שונות כגון היתפסות של דף במכונה או שינוי בהגדרות המכונה. במקרים אלו, ניתן בדרך כלל לפתור את הבעיה בקלות על ידי פתיחת מכסה המכונה ושחרור הדף או על ידי אתחול מחדש של המכונה. אך כאשר מדובר בתקלות מורכבות יותר, יש צורך בטכנאי מומחה. ניסיון לתקן תקלות מורכבות ללא ידע מוקדם עלול לגרום לתקלה חמורה אף יותר. לכן, אם אינכם בטוחים כיצד לפתור התקלה פנו לטכנאי מומחה.
מה לא לעשות?
לצד המלצות לשימוש נכון במכונה, חשוב להכיר גם את הדברים שמהם יש להימנע בעת הפעלת מכונת הצילום:
- אל תחכו שהטונר ייגמר: טונר או דיו הם חומרים מתכלים, ובדרך כלל הם נגמרים הרבה יותר מוקדם מהמצופה. במרבית המקרים, דווקא כשאתם זקוקים למכונה הכי הרבה, מתברר כי הטונר אזל ובמשרד אין מחסנית חלופית. לכן, כדי לוודא שכל העת עומדות לרשותכם מחסניות דיו, בצעו מעקב מסודר אחר כמות מחסניות הדיו, ובמידת האפשר מנו גורם אחראי לניהול המלאי.
- אל תמשכו בכוח: היתפסות של נייר במכונה היא אחת התקלות הנפוצות ביותר. בדרך כלל ניתן לשחרר את הנייר בקלות, אך לעיתים, כאשר מדובר במשימה מורכבת הנייר עלול להיות תקוע ומשיכה חזקה תגרום לקריעה שלו. כדי למנוע מצב זה, השתדלו להגן על המכונה מפני חדירה של אבק והקפידו על נוהלי התחזוקה. במקרה של נייר שאינו משתחרר בקלות, פנו לטכנאי מקצועי המומחה בתחום.
- אל תתקנו לפני קבלת הצעת מחיר: המכונה התקלקלה ויש צורך בהזמנת טכנאי? לפני שאתם מחליטים לתקן, קבלו הצעת מחיר. במקרים רבים, רכישת מכונה חדשה ומתקדמת יותר תהיה זולה יותר, ותתאים יותר לצרכים העדכניים שלכם.
