יתרונות של ניהול מסמכים בצורה אלקטרונית
החיים במאה ה-21 הם מרגשים ביותר;
בכל יום מפתחים אפליקציה חדשה שמטרתה להקל את חיינו, ומחקרים פורצי דרך מאפשרים לנו לגלות על עצמנו ועל הסביבה פרטים חדשים ומרתקים.
אך אחד השינויים המשמעותיים ביותר בחיים המודרניים נוגע דווקא לדרך שבה אנו מנהלים את מאגרי המידע העומדים לרשותנו.
בעבר, ניהולו התקין של כל משרד וכל בית עסק, ואפילו הניהול הסדיר של המסמכים הפרטיים שלנו, חייב שימוש בכמויות נייר אדירות.
כל מסמך היה צריך להיות מודפס ולאחר מכן מתויק במקום המתאים לו, וכך הוקצבו משאבים רבים לביסוסה של מערכת התיוק ולאחסנתם של המסמכים השונים.
אך כיום, בעידן הדיגיטלי, קיימת דרך חדשה, אלגנטית ואף חסכונית יותר, לנו ולסביבה, זה לא אומר שנפסיק להדפיס אלא נייעל את עבודתנו.
מהו ניהול מסמכים באופן אלקטרוני
למעשה, לפני שדנים בדרך שבה מנהלים את הניירת של העסק באופן אלקטרוני, חשוב להבין במה מדובר.
בעבר כל לקוח היה חותם על מסמכים שונים ומציג אישורים מודפסים שונים.
כך עבור כל לקוח היו מקימים תיק פיזי שאותו היו מתייקים בארונית. אך כיום ה"תיק" הזה עבר למחשב.
כאשר מתקבלים מסמכים מהלקוח ניתן לסרוק אותם ולתייק במחשב, ובעת הצורך יש אפשרות לשלוח בדוא"ל טפסים קיימים, קבלות או חוזים.
כך בעת הצורך איתור המסמך הרלוונטי הופך להיות פשוט הרבה יותר, וגם הלקוח יכול לאתר את הקובץ הנדרש בתיבת הדוא"ל שלו.
כפי שניתן להיווכח, תיוק באופן זה מאפשר גישה קלה למסמכים והתנהלות פשוטה יותר עם הלקוחות.
עם זאת, על מנת לספק פתרון שלם ומלא ללקוחות, כדאי לוודא שבמשרד ישנה מדפסת ומכונת צילום ליצירת עותקים פיזיים, במקרה שהלקוח מעדיף זאת כך.
ניהול אלקטרוני של מסמכים – טוב גם ללקוח
כאמור, ישנם לקוחות שעדיין מעדיפים לקבל עותק פיזי של מסמך המודפס באמצעות מדפסת לייזר או עותק הנוצר בעזרת מדפסת משולבת.
אך עבור מרבית הלקוחות, המעבר לניהול מסמכים באופן אלקטרוני הוא שינוי מבורך, ויש לו יתרונות רבים:
נוחות עיון במסמך
כאשר ללקוח יש עותק פיזי של המסמך יש באפשרותו לקרוא אותו במלואו בזמן ובמקום הנוחים לו.
כך אם למשל נדרשת חתימה על עסקה, אין צורך להאיץ בלקוח;
יהיה לו די והותר זמן לקרוא את החוזה בזמנו הפנוי וכך גם ניתן יהיה למנוע אי הבנות לאחר החתימה על העסקה.
שליטה בפורמט
מסמכים מסוימים ניתן להגדיל או להקטין וכך להתאים אותם בקלות יחסית ליכולת הראייה של הלקוח.
אין עוד תלות בעותק הפיזי
בניהול מסמכים באופן אלקטרוני אין צורך לדאוג שבשל טעותי כלשהי ייזרק המסמך הרלוונטי או שיושמד בעקבות נזקים כגון רטיבות או שריפה.
המסמך מתויק בשרת ומגובה בהתאם, וכך גם נשמר הרבה יותר טוב ומאובטח כראוי.
לסיכום, ניהול מסמכים באופן אלקטרוני מועיל גם לעסק וגם ללקוחות.
בזכותו יש אפשרות לפשט את תהליך התיוק של המסמכים ובהמשך ניתן יהיה לאתר אותם בקלות.
עם זאת, כדאי לוודא כי בעת הצורך יש אפשרות להדפיס עותק פיזי עבור לקוחות המעוניינים בכך.
באמצעות הצעת פתרונות מגוונים, השירות שיינתן יהיה מותאם ללקוח ויבטיח את שביעות רצונו.
