פתרון בעיות בשירותי הדפסה
הדפסת מסמכים היא אחת הפונקציות הנדרשות בכל משרד, וכמובן שמלבד פונקציה זו, המדפסות הרב תכליתיות הקיימות היום ממלאות פונקציות רבות נוספות.
כל עובד עושה שימוש אחר במדפסת או במכונת הצילום בהתאם לצרכיו;
יש מי שמשתמש במכונה בעיקר לשם הדפסה של קבלות וחשבוניות, יש מי שנדרש להדפיס ולקרוא חוזים ארוכים, ויש עובדים הנעזרים במכונה לשם הדפסה של מכתבים על דפי לוגו.
בכל מקרים אלו, אם שירותי ההדפסה לא יפעלו כראוי, עלולה שגרת העבודה להיפגע באופן משמעותי.
על חשיבות שירותי ההדפסה ועל פתרון בעיות בתחום זה – במאמר הבא.
בעיות נפוצות בשירותי ההדפסה
קיומו של כל בית עסק נשען על מאזן תקין בין הוצאות והכנסות.
כדי שבית העסק ישגשג נדרש בעל העסק לצמצם ככל הניתן את טור ההוצאות בלי שהדבר יפגע כמובן באיכות המוצר ובאיכות השירות שהוא נותן ללקוחות.
אך לעיתים, הניסיון לחסוך בהוצאות עלול להתברר כיקר מאוד.
הדבר בא לידי ביטוי גם בכל הקשור לתחום שירותי ההדפסה במשרד.
לכאורה, אם במשרד ישנה מכונת הדפסה הפועלת כשורה, אין כל סיבה להחליף אותה.
אלא שלעיתים בחינה מדוקדקת של עלויות ההדפסה תגלה בפני מנהל המשרד תמונה אחרת לגמרי.
להלן סקירה חלקית בלבד של מספר מצבים העלולים להוביל לבזבוז משאבים כספיים:
עלויות הטונר
במקרים רבים מתברר כי המכונה העומדת לרשות העסק אינה חסכונית כלל.
במצבים אלו, בדיקה פשוטה תעלה כי עלויות הטונר של המדפסת גבוהים מאוד, ולעיתים יתגלה כי אין זה משתלם להמשיך לעשות בה שימוש.
עלויות תחזוקה
כמו כל מכשיר חשמלי, גם המדפסת מאבדת מכוחה לאורך השנים.
מדפסות ישנות רבות מתקלקלות לעיתים קרובות, ועל כן יש צורך בהזמנה של טכנאי, הגובה כמובן תשלום עבור התיקון ועבור שעת העבודה.
אם בעסק ישנה מדפסת ישנה המתקלקלת אופן תדיר, לפני התיקון כדאי לבקש לקבל הצעת מחיר טלפונית, וכך ניתן יהיה להחליט אם אכן משתלם כלכלית לתקן את אותה המדפסת.
תפקוד לקוי
גם כאשר המדפסת לכאורה מתפקדת כשורה, ישנם במקרים רבים של תקלות "קטנות" בתפקוד.
ישנן לדוגמה מדפסות שחלק מהפונקציות שלהן (כגון הדפסה דו צדדית) אינן פועלות, יש מדפסות שדפים נוטים להיתקע בהן, ויש מדפסות שפשוט עובדות מאוד לאט.
כל מקרים אלו גורמים לא רק לעיכוב בשגרת העבודה, אלא גם לתסכול רק בקרב העובדים המתקשים להשלים את המטלות שלהם ונאלצים לכלות את זמנם בתפעול המכונות.
בעיות בשירותי הדפסה – מה הפתרון?
לכאורה בני אדם יכולים להסתגל לכל מצב.
גם למדפסת שאינה פועלת כשורה או ש"מזייפת" לעיתים ניתן להתרגל.
אך מגיע הרגע שבו לא נותרת ברירה, ויש צורך להחליף את המדפסת.
במקרים אלו מומלץ לבחון היטב את הדגמים הקיימים בשוק.
כיום לדוגמה ישנן מדפסות המאפשרות מעקב פשוט אחר עבודות ההדפסה וניהול יעיל שלהן, וקיימת גם אפשרות לשלוט באיכות ההדפסה ולחסוך בטונר.
אך האם יש בהכרח צורך לרכוש מכונה חדשה?
התשובה היא כמובן שלילית.
כיום ניתן למצוא מכונת צילום להשכרה והשכרת מדפסות דרך ספק מקצועי ואמין תאפשר להצטייד במכונות החדישות ביותר, להחליף אותן במועד הנדרש, וליהנות פעמים רבות גם משירותי תחזוקה יעילים ומהירים.
באופן זה ניתן יהיה לחסוך בעלויות ולפתור בקלות בעיות הצצות בשירותי ההדפסה או אף למנוע את התרחשותן.
