עד כמה חשוב שיתוף פעולה במקום עבודה?

צמד המילים "שיתוף פעולה" מוזכר רבות בהקשר של סביבת העבודה:

כישורי שיתוף פעולה, חללי עבודה שיתופיים, ומאז הקורונה נכנסו לחיינו גם כלים לשיתוף פעולה מקוון, כמו זום ודומיו.

אנחנו, כפי שאתם וודאי יודעים, חושבים ששיתוף פעולה הוא אחד מהיסודות החשובים ביותר ביצירת סביבת עבודה מודרנית.

אחרי הכל, אנחנו מציעים שירותי השכרת מדפסות– שהם אבי אבות שיתוף הפעולה בין המחשב לנייר!

על כל פנים, ארגון שיתופי זו מטרה שכל עסק רוצה להשיג, אך כיצד משפרים את שיתוף הפעולה במקום העבודה?

ומדוע זה חשוב כל כך? יצאנו לבדוק וחזרנו עם תשובות מעניינות.

לפני הכל: מהי עבודה שיתופית?

עבודה משותפת מתרחשת כאשר אנשים שונים חולקים את כישוריהם במטרה להגיע למטרה משותפת.

בדרך כלל, זה יהיה צוות מיוחד של עובדים ממחלקות שונות המתכנסים יחד כדי לעבוד על פרויקט גדול או משימת נקודתית, מאחר והם מבינים שהכישורים השונים שכל אחד ואחת מהם "מביאים לשולחן" עובדים היטב יחד.

עד כמה זה חשוב? מאוד.

שיתוף פעולה במקום העבודה הוכח כדרך היעילה ביותר לבצע משימות במהירות וביעילות, ואנחנו לא מדברים רק על התפוקה הסופית, אלא גם על המוטיבציה הכללית של העובדים.

הוכח כי כשחברי הצוות המאוחדים מסוגלים לעבוד יחד ולעורר ולהניע זה את זה לשתף את כישוריהם למען מטרה אחת, המעורבות והשייכות שלהם למקום העבודה גדלה באופן משמעותי.

 סוד שיתוף הפעולה המקוון

טוב, האמת היא שזה כבר ממש לא סוד: בחסות הקורונה החלו מגוון שיתופי פעולה מקוונים, הממוקמים בתוך יישומי אינטרנט שונים ומיועדים ל… ובכן – שיתוף פעולה.

זה לא דבר חדש, למעשה הוא קיים כבר שנים רבות, אך עם הריחוק שכפתה עלינו המגפה האחרונה והמעבר לעבודה בשלט רחוק, עסקים רבים החלו להסתמך יותר ויותר על יישומים וירטואליים לשיתוף פעולה עסקי.

האפליקציות המקוונות מאפשרות לעובדים לנהל יחד פרויקטים משותפים מכל מקום בעולם, בכל זמן, מה שמבטיח שהפרויקטים השונים והעבודה השוטפת תמשיך להתקיים כסדרה, גם אם לא נפגשים פיזית.

הנה כמה מכלי שיתוף הפעולה המקוון הפופולריים ביותר בעולם:

• Slack – סביבת העבודה המקוונת האולטימטיבית לשיתוף פעולה, בה משתמשים כדי לשלוח הודעות ישירות לצוותי העבודה, לשתף קבצים ולערוך שיחות וידאו משותפות.
• Asana – כלי מעולה לניהול פרויקטים. Asana מאפשרת לצוות לעקוב אחר התקדמות הפרויקט, לקבוע מועדים שונים ודד ליין וגם להגדיר תזכורות לתאריכי יעד מתקרבים.
• Trello – זהו כלי מעולה לניהול אישי וניהול צוותי, שכן הוא מציע מגוון אפשרויות ליצירת לוחות משימה, הגדרת תתי משימות והקצאת מטלות שונות לחברי הצוות הרלוונטיים.  

חלל שיתופי = שיתוף פעולה טוב יותר  

חלל עבודה משותף, המכונה לעתים קרובות "האב", הוא משרד בו העיצוב, הפריסה וסביבת העבודה הכללית מוכוונת לשיתוף פעולה בין הצוותים, כשהמטרה היא לקרב את חברי הצוות זה לזה באמצעות סביבת עבודה המעודדת קרבה, מפגשים פנים אל פנים ופרודוקטיביות רבה יותר.

כך למשל, אם החלטתם להשתמש בשירותי השכרת מדפסות והן ממוקמות בחלל המשותף, הסיכוי שהצוותים השונים יפגשו סביב משימות ההדפסה שלהם עולה משמעותית, ומשם השיח המקצועי יעשה איכותי יותר – שינוי קטן, אפקט גדול!

יותר ויותר עסקים מזהים את היתרונות הטמונים בסביבת עבודה משותפת ולכן עיצוב החלל המודרני הולך לכיוון הזה – Open Space המצויד גם בחדרי ישיבות בהן פועלות טכנולוגיות שיתופיות. הכל למען המטרה.

עד כמה חשוב שיתוף הפעולה במקום העבודה?

 בשנים האחרונות, עסקים רבים בתעשיות מגוונות זיהו את כוחו של שיתוף הפעולה ככלי ליצירת חדשנות עסקית, שיפור קשרים תוך צוותים וגם סיוע לצוותים לעבוד בצורה יעילה יותר.

כיום בניית חלל משותף נמצאת בראש סדר היום העסקי, והיא גם משפיעה על האופן שבו מעצבים חללים משרדיים ואפילו על המבנה הארגוני או על יעדי גיוס עובדים.

מה ההבדל בין עבודת צוות לבין שיתוף פעולה?

נוהגים להשתמש בשני המונחים האלה לתיאור סביבת עבודה מיטבית, אבל למעשה יש ביניהם הבדל מרכזי:

עבודת צוות, לרוב, מתייחס לקבוצה של אנשים המתפקדים יחד כצוות, ולרוב הם גם יהיו מאותה המחלקה.

שיתוף פעולה, לעומתו, מתרחש לעתים קרובות בין חברי צוות ממחלקות שונות הפועלים יחד להגשמת מטרה אחת, תוך שהם רוכשים מיומנויות חדשות אחד מהשני.

כיצד ניתן לשפר את התקשורת ואת שיתוף הפעולה בעבודה?

כדי לגרום לשיתוף הפעולה להיות פורה ולהתקיים במרחב העסקי, הוא חייב להיות מוטמע עמוק ב-DNA של הארגון.

שיתוף פעולה מיטבי לא יכול להתרחש רק אם מישהו יוזם אותו לטובת פרויקט ספציפי, או פשוט מחליט ש"כך כדאי" – זוהי תרבות ארגונית לכל דבר, המחלחלת לכל פרט בארגון.

כשהיא מבוצעת כהלכה, שיתוף הפעולה נעשה עקבי ומיושם בכל תהליך.

כדי לתרום לתקשורת הארגונית כך ששיתוף הפעולה יהיה טוב יותר, אפשר להשתמש בכלי שיתוף פעולה מקוונים ובמרחב משרדי הבנוי באופן שיתופי.

לסיכום: מתי תדעו שהצלחתם?

נוהגים למדוד שיתוף פעולה מוצלח במקום העבודה לפי תפוקה. בחנו את ביצועי העסק ובדקו:

האם משימות מתבצעות מהר יותר? באופן איכותי יותר?

האם חברי הצוות נעשים מחוברים יותר זה לזה? כששיתוף הפעולה מיטבי, המדד הראשון שמושפע מכך הוא היעילות הכללית.

ניתן למדוד את ההצלחה גם על פי העובדים ובדיקת מידת שביעות הרצון שלהם.

אם הצוות שלכם מגלה סימני מוטיבציה גדולים יותר, מרגיש מוערך יותר ולומד זה מזה, זה סימן ברור לכך שזה פשוט עובד.

תוכלו לבדוק זאת באמצעות ביצוע סקר קצר, אנונימי, אותו תעבירו בין העובדים.