אילו מערכות משרדיות אי אפשר בלעדיהן?
על מנת שכל משרד יצליח לעמוד בדרישות המקצועיות שלו – עליו להיעזר במערכות הנכונות שיוכלו להקל על העבודה ולהבטיח את המשכיות רצף העבודה השוטף.
אז בלי אילו מערכות משרדיות אפשר להבטיח תנאים אלו, ומה צריך לדעת רגע לפני שבוחרים מערכות כאלו? על כך ועוד נסביר לכם במהלך המאמר הבא שאתם עומדים לקרוא.
מדפסות
בכל משרד היום יש צורך במדפסות. בין אם מדובר בהדפסת מסמכים, או בכלל הדפסה של עלונים פרסומיים או כל אמצעי חזותי אחר שהוא חלק מעבודתו של משרדים בתחום הגרפיקה – הדפסה היא חלק בלתי מן העניין. לכן, יש צורך לבחור מדפסת איכותית שתענה על צרכי המשרד.
בחירת המדפסת הנכונה
אין ספק כי מדובר בבחירה חשובה, אך בכל זאת לא פשוט כלל לבחור בצורה נכונה מדפסת למשרד. אז איך בכל זאת בוחרים מדפסת מומלצת? ובכן, חשוב לקחת בחשבון קודם כל את היקף העבודה וההדפסה של המשרד.
באופן כללי, מדפסות לייזר מתאימות בעיקר למשרדים שההיקף העבודה שלהם גדול במיוחד, בעוד כי מדפסות דיו מתאימות יותר למשרדים שהיקף העבודה שלהם קטן, והם מתמקדים בעיקר בתחומים כמו גרפיקה, עיצוב ושיווק.
מדפסות משולבות
מדפסת משולבת בעצם נותנת למשרד את האפשרות ליהנות ממספר מכשירים ומערכות בו-זמנית. מעבר להדפסה עצמה, מדפסות מסוג זה גם יוכלו לשמש עבור סריקה, צילום מסמכים ואפילו בתור פקס.
זהו פתרון טוב עבור משרדים קטנים שכן, במקרים כאלו עדיף להשקיע פעם אחת את העלות של מדפסות מסוג זה (שעשויה להיות גבוהה יותר ברוב המקרים) וליהנות מכל השימושים תחת מעטפת אחת.
מכונות צילום
משרדים שנוהגים לצלם כמויות גדולות במיוחד של מסמכים בדרך כלל יעדיפו לעבוד עם מכונת צילום איכותית ומתקדמת שיכולה לעמוד בנפח עבודה גדול, במקום לעבוד עם מדפסת לייזר צבעונית משולבת.
טיפים ודגשים לבחירת מכונה איכותית
פונקציות
חשוב מאוד להתאים בין צרכי המשרד לבין יכולות המכונה. מעבר לכך, יש לקחת בחשבון את גודל הנייר בו המכונה מסוגלת להשתמש, וכמובן לבחור זאת בהתאם לצרכי העבודה הספציפיים של המשרד.
צבעוני או שחור לבן?
בדיוק כמו מדפסות, גם מכונות צילום קיימות בשני סוגים עיקריים – מכונות צילום צבעוניות, ומכונות צילום אשר מצלמות בעיקר בשחור לבן.
גם כאן, חשוב מאוד לקחת בחשבון את צרכי המשרד, ובהתאם לכך לבחור מכונת צילום שתוכל לענות עליהם ולספק פתרון איכותי.
מהירות צילום
עוד היבט חשוב לא פחות הוא מהירות הצילום. מכונות צילום שונות נבדלות אחת מהשנייה בין היתר ביכולת התפוקה שלהן וכן גם במהירות הצילום הממוצעת שלהן.
עבור משרדים גדולים, שמצלמים מאות (ואפילו אלפי) מסמכים ביום, יש צורך לעבוד עם מכונת צילום במהירות שתוכל לענות על הדרישות הספציפיות של המשרד.
דגשים חשובים לשימוש נכון במכונת צילום משרדית
דיו או טונר איכותיים בלבד
בדיוק כמו מדפסת, גם כאן – חשוב מאוד להקפיד על שימוש בדיו או טונר איכותיים בלבד. שימוש בחומרים איכותיים מבטיח לנו שמירה על עקביות המכונה בטווח הארוך.
מנגד, שימוש בחומרים זולים ולא איכותיים עלול לפגוע במכונה, לפגום באיכות העבודה שלה ואף להאיץ את הבלאי שלה – ולכן נרצה להימנע מכך, למרות החיסכון בעלויות.
ניקיון
ניקיון קבוע של המכונה לצד תחזוקה שוטפת בהתאם להוראות היצרן עוזרים לנו לשמור על שימוש לאורך תקופת זמן ממושכת, ובעיקר עוזרים לנו להבטיח שהמכונה נשארת יעילה לאורך זמן.
תחזוקה שוטפת על ידי טכנאי
לא תמיד צריך לחכות שהמכונה תתחיל להראות "סימני מצוקה" לפני שנזמין טכנאי. למעשה, ניתן ואף מומלץ להזמין טכנאי אחת לשנה או שנתיים (בהתאם להוראות היצרן והמלצתה של החברה דרכה הזמנו את המכונה) וזאת במטרה לשמור על תחזוקה שוטפת.
תחזוקה שוטפת עוזרת לנו למנוע תקלות ובעיקר עוזרת לנו לוודא כי נוכל להמשיך לעבוד עם מכונת הצילום שלנו לאורך זמן.
כמה מילים לסיכום
יש לא מעט מכונות ומערכות משרדיות שפשוט אי אפשר בלעדיהן – כמו מדפסות ומכונות צילום. את שניהן ניתן להזמין דרך חברת "יזמקו מדפסות", חברה מנוסה בתחום אשר דוגלת במתן שירות ברמה הגבוהה ביותר ללקוח, תוך כדי התאמה מדויקת לצרכי העבודה הספציפיים שלו.
אז אם גם אתם רוצים פתרון הדפסה וצילום איכותי עבור המשרד שלכם – צרו קשר עוד היום עם הצוות המקצועי של "יזמקו".
שאלות נפוצות
למה לבחור מדפסת צבעונית ולא שחור לבן אם המשרד מדפיס בעיקר מסמכי טקסט?
מומלץ גם במקרים בהם צרכי המשרד כוללים בעיקר הדפסת מסמכי טקסט לבחור מדפסת צבעונית, בגלל שמעת לעת גם משרדים כאלו עשויים לכלול מסמכי טקסט המכילים שילוב בין צבעים שונים.
מה לעשות אם נפל החשמל במהלך ההדפסה?
רוב המדפסות המתקדמות שמגיעות כיום כוללות גם מנגנון מתקדם שנועד להגן עליהן מפני מקרים כאלו, כך שאין ממה לחשוש. בכל אופן, מומלץ מאוד להיעזר ברכיב מסוג אל פסק בתור משנה זהירות.
